Проучване на мнението на служителите Как да успеем
Всички тези грешки обаче могат да бъдат избегнати, ако ясно разберете защо се провежда проучването на общественото мнение на служителите, от какви етапи се състои и какви са основните предпоставки за успех при провеждането му. В същото време трябва да сте наясно с основните погрешни схващания по отношение на подобно проучване.
Погрешно схващане 1. Проучването на мненията на служителите е готово решение на съществуващите проблеми.
Това твърдение не е вярно, проучването не е решението на проблема. Това е само инструмент за събиране на управленска информация, която трябва да бъде внимателно анализирана. След това, въз основа на резултатите от анализа, трябва да съставите план за действие, насочен към решаване на идентифицираните проблеми.
Погрешно схващане 2: Проучванията на мнението на служителите могат да се използват за оценка на представянето на отделните служители.
Това погрешно схващане е опасно, защото използването на резултати от проучвания на общественото мнение за оценка на отделни служители може да доведе до недоверие към работодателя и всички последващи проучвания, инициирани от компанията. Въпреки това проучването ви позволява да определите общите тенденции във възприятието на служителите за процесите, протичащи в компанията.
Погрешно схващане 3. Проучването на мнението на служителите е единственият и достатъчен източник на управленска информация.
За съжаление, резултатите от проучването на мнението на служителите не са истината от последна инстанция. Проучването обаче може да разкрие „подводни течения“ и проблеми, както и да идентифицира области, които изискват по-задълбочено изследване (чрез произволни интервюта, групови дискусии, фокус групи и др.).
Като вземете предвид и сте наясно с всички горепосочени характеристики на този инструмент, можете да започнете да планирате основните етапи на проучването чрез въпросници (вижте диаграмата). На всеки етап от изследванеточакат изненади и ако не планирате и не предвидите всичко предварително, не са изключени грешки, които могат да доведат до „провал“ на проучването.
Така че ще разгледаме отделно всеки от етапите на провеждане на проучване на мненията на служителите.
Етап 1. Поставяне на цели и определяне на предмета на изследването
Първата стъпка е да се създаде работна група, която обикновено включва ръководители на компанията (включително HR мениджър), специалист по човешки ресурси, отговорен за провеждането на проучването, и консултант, който провежда проучването (ако е решено да се включи вътрешен или външен консултант за тази задача). Такава работна група ще може най-ефективно да постави целите на проучването и да определи областите на интерес за компанията (обект на проучването), като същевременно вземе предвид бизнес целите на компанията и етапа на организационно развитие, на който се намира. Основното е, че поставените цели не трябва да бъдат твърде разнообразни, тъй като това ще направи изследването "несмилаемо". Трябва да се помни, че правилно проведеното проучване само по себе си е отличен начин за повишаване на степента на удовлетвореност на служителите, тяхната лоялност към компанията.
Всички следващи етапи на проучването трябва да са насочени към постигане на поставените цели и изследване на конкретен предмет на изследването.
Етап 2. Определяне на целевите групи
Този етап е пряко свързан с предишния и неговите задачи често се изпълняват едновременно с поставянето на цели и определянето на предмета на изследване. Разделянето на общата маса служители на целеви групи ви позволява да получите количествени резултати за всяка от групите и да ги сравните помежду си. По правило при определяне на целевите групи се вземат предвид три характеристики:
Етап 3. Развитие итестване на въпросник
На етапа на съставяне на въпросника не трябва да се отклонявате от целите и предмета на проучването. Въпреки че изкушението да се задават допълнителни въпроси е много силно, трябва да се помни, че "страничните" теми и въпросите "за всеки случай" водят до ненужни административни и времеви разходи при обработката и анализа на попълнените въпросници. Освен това често се оказва, че е практически невъзможно да се направят недвусмислени изводи от отговорите на подобни въпроси, тъй като допълнителната тема е покрита само частично. Но най-неприятната последица от включването на ненужни въпроси във въпросника е раздразнението и недоверието на служителите, които може да не разберат защо е зададен този или онзи въпрос. Ето защо, ако е възможно, опитайте се да запазите броя на въпросите във въпросника не повече от 50 и предпишете ясни инструкции за попълването му.
В Приложението е даден пример за въпросник, предназначен за провеждане на проучване на мненията на служителите. В този случай ръководството на компанията се интересуваше от оценката на общото ниво на развитие на отделните компоненти на организационната култура на компанията, както и от определянето на това колко ефективни са съществуващите комуникации в компанията, според мнението на служителите. Тъй като културните ценности и методите на комуникация се различават в различните компании, е особено важно да се включи ръководството в провеждането на такова проучване и не само на етапа на определяне на целите и предмета на проучването на служителите, но и при одобряване на вече подготвен въпросник. Важно е изследователят да разбира правилно декларираните в компанията стойности и съответно да задава правилните въпроси. Бяхме изправени пред факта, че различни служители на компанията инвестираха различни концепции в една и съща стойност. Например „Растеж чрез качество“ се възприема от някои като необходимост от наблюдение на качеството на произведените стоки ипредоставени услуги, други като необходимост от стремеж към професионално израстване.
Етап 4. Раздаване и събиране на въпросници
На пръв поглед може да изглежда, че разпространението и събирането на въпросници е най-простата стъпка в провеждането на проучване, но всъщност това е най-критичната стъпка за осигуряване на участие на служителите в проучването: именно на този етап трябва да спечелите тяхното доверие. Добрата комуникация е ключът към доверието. Уверете се, че сте информирали служителите достатъчно предварително за целта на проучването, обяснете им важността на участието и им обяснете възможностите, които предоставя това проучване. Освен това чрез комуникациите е необходимо да се създаде атмосфера на откритост, в която служителите няма да се страхуват да отговарят откровено на повдигнатите въпроси. Това е възможно само ако поверителността на индивидуалната информация е осигурена и гарантирана на всички етапи от проучването. Обикновено за постигане на по-високо ниво на доверие на участниците в проучването и съответно получаване на по-достоверни и качествени резултати от изследването, в провеждането на проучването се включва външен консултант.
Етап 5. Обработка на данни
Решаването на проблемите, възникващи на етапа на обработка на данните, зависи главно от наличието на технически ресурси и експертиза. От гледна точка на оптимизиране на обработката на резултатите от проучването, най-добре е да използвате електронни версии на въпросниците, като ги поставите в локалната мрежа на компанията. Тази опция обаче, за съжаление, не винаги е налична поради факта, че не всички служители на компанията могат да имат достъп до компютър или компанията няма специална програма, която ви позволява да провеждате електронно проучване. Освен това понякога е за предпочитане да се използва хартиена версия на въпросниците, тъй като това вдъхновява служителитепо-голяма увереност в анонимността на индивидуалните отговори. Въпреки това е желателно обработката на данни да бъде максимално автоматизирана и да се извършва постоянен мониторинг на качеството на въвеждане и обработка на информацията, тогава надеждността на данните няма да бъде поставена под въпрос.
В същото време на този етап е много важно да се изчислят всички необходими количествени показатели (например общ индекс на удовлетвореност, ниво на лоялност и др.), Което ще позволи да се направят определени изводи и по-нататъшен анализ.
Етап 6. Анализ на резултатите
Този етап е един от най-интересните и значими при провеждането на проучване на мненията на служителите. Именно на този етап се формулират заключения, въз основа на които можете да определите какви допълнителни действия за подобряване на определена област от управлението на персонала ще трябва да се предприемат. Ако в проекта е включен външен консултант, тогава на този етап той ще може да разработи препоръки въз основа на резултатите от проучването и като вземе предвид предишния си опит в подобни проекти в други компании.
По принцип има доста възможности за анализ на резултатите от проучването, но в рамките на тази статия бих искал да обърна специално внимание на сравнителния анализ на резултатите, като най-често използван и според нас най-ефективен. Факт е, че много мениджъри, след като са получили количествени резултати от проучването след обработка, започват да задават конкретни въпроси: „Ако 72% от служителите са 80% доволни от работата си в компанията, това добре ли е или лошо? Върху какво да се съсредоточите? С какво да сравнявам?
Най-често мениджърите изразяват желание да сравнят своята компания с други компании на регионален или отраслов принцип. Това е достатъчнополезно упражнение, тъй като ви позволява да определите възможностите на вашата компания в сравнение с подобни компании, работещи на пазара. Тук обаче трябва да се помни, че използвайки само този метод на анализ, рискувате да стигнете до погрешни заключения. Така една компания, която установи, че е на адекватно ниво в сравнение с други компании, може да реши, че няма причина за притеснение. Във всяка компания обаче има област, която трябва да се поддържа и развива и това, което е добро за една компания, не е задължително да е добро за друга. Освен това, когато се сравняват резултатите на собствената компания с резултатите на други компании, често не се анализира взаимовръзката на факторите и следователно причините за идентифицирания проблем може да не бъдат идентифицирани правилно.
Много е полезно да сравните действителното състояние на нещата в компанията с желаното: такъв анализ ви позволява да идентифицирате стъпките, които са необходими за намаляване на разликата между реалността и идеала. И не се отчайвайте от факта, че такава празнина винаги ще съществува. Служителите са наясно, че идеалът е недостижим, но ще оценят всяка стъпка, предприета от компанията по пътя към него.
Също така е много полезно да се сравнят резултатите, получени за различни целеви групи (отдели, управленски звена и т.н.). Благодарение на това сравнение става възможно да се идентифицират водещите групи, на които могат да се приравнят проблемните групи, както и да се открият различни подходи за решаване на проблеми в отделните целеви групи.
И може би най-често срещаният метод за сравнение е проследяването на промените във времето. Сравнявайки резултатите от текущата година с резултатите от предходната година, можете да видите дали са предприети правилните стъпки за подобряване на определена ситуация, какви са тенденциитев определена област кои дейности трябва да продължат и кои да бъдат изоставени.
Стъпка 7: Обратна връзка за резултатите от проучването и изготвяне на план за действие
Каквито и да са резултатите от проучването, до каквито и заключения да стигнете, не скривайте информация от служителите. Вашите служители са достатъчно умни, за да запомнят въпросите, които ги интересуват, и може да загубят доверие в работодател, който не иска да показва отрицателни резултати. По-добре е да съобщите резултатите дипломатично и да се опитате да проучите същността им, както и да обясните какво може да направи компанията, за да промени ситуацията. В този случай е най-добре да проведете среща със служители, на която можете не само да представите резултатите от проучването, но и да ги обсъдите подробно. Ако такава среща се проведе от ръководителя на компанията (отдела) заедно с мениджъра по човешки ресурси, тогава служителите ще имат усещане за важността на собственото си мнение и личното участие в по-нататъшното развитие на компанията. По време на такава среща анализирайте получените резултати, обсъдете със служителите възможни начини за решаване на съществуващи проблеми, помолете ги да изразят своите предложения, включете ги в изготвянето на план за действие и в неговото изпълнение.
Както можете да видите, процесът на провеждане на проучване на мнението на служителите всъщност е цикличен и продължава от разработването на целите на проучването до докладването на служителите за предприетите от компанията стъпки, които са разработени въз основа на анализ на резултатите. Освен това цикълът не свършва дотук, а включва провеждането на следващите кръгове от изследването, наподобяващи спираловидно развитие. Пускайки правилно тази спирала в действие, въпреки всички трудности, които ви очакват, можете да дадете огромен тласък на развитието на вашата компания чрез формиранетолоялност на служителите.
Проучване на мнението на служителите
Предмет на изучаване: КОМУНИКАЦИИ И ОРГАНИЗАЦИОННА КУЛТУРА
Моля, определете степента на вашето съгласие с това или онова твърдение, като използвате петобална скала, където: 1 - напълно не съм съгласен; 2 - по-скоро не съм съгласен; 3 - заемете неутрална позиция; 4 - по-скоро съгласен; 5 - напълно съгласен.