Първични документи за прибиране на реколтата
29 август 2010 г
Събирането на зърно с комбайн, натоварването му в кола и изпращането му до текуща или складова точка се взема предвид чрез формуляр № SP-1. Тези регистри се издават на комбайнерите срещу разписка. Освен това, преди издаването на счетоводни служители, тези документи се номерират и записват в специална книга, в която се отварят лични сметки за всеки комбайнер.
Освен това е възможно да се използват две опции за счетоводство, като се използват регистри във формуляр № SP-1.
РЕГИСТРИ В ТРИ ЕКЗЕМПЛЯРА
И така, номерираните регистри във формуляр № SP-1 бяха получени от комбайнера в счетоводния отдел. Освен това за всеки камион (трактор), който получава смляното зърно, при първото разтоварване от бункера комбайнерът попълва три екземпляра от регистъра, като посочва номера на бригадата, датата, фамилията и инициалите на водача, наименованието на продукта и неговата бункерна маса.
Първият екземпляр с подпис на водача при приемане на продукта остава при комбайнера. Втория и третия екземпляр (с подписа си) комбайнерът предава на водача. В бъдеще, когато доставя продукти, например на потока, водачът прехвърля едно от копията на ръководителя на потока (склад, зърнохранилище).
Операторът на комбайна и водачът записват бункерната маса на зърното в своите екземпляри от регистъра, а ръководителят на тока (склад, зърнохранилище), след като получи и претегли доставеното зърно, определя неговото брутно и нетно тегло.
В края на всеки работен ден текущият ръководител записва информация от регистрите на комбайнерите в консолидирания регистър за получаване на зърно и други продукти от полето (формуляр № SP-2). След това прехвърля всички регистри, заедно с отчет за движението на зърно и други продукти, в счетоводния отдел.
РЕГИСТРИ В ДВА ЕКЗЕМПЛЯРА
При втория счетоводен вариант счетоводството издава и регистри на всеки комбайнер срещу разписка (формуляр № СП-1). Въпреки това, вВ този случай под един номер се появяват само две копия. Настоящият ръководител поддържа свой отделен регистър за приемане на зърно (формуляр № SP-2). Комбайнерът, след като разтовари зърното от бункера в каросерията на автомобила, фиксира в своя екземпляр от регистъра името на културата, номера на полето, номера на превозното средство, фамилията и инициалите на водача, бункерната маса на зърното. В този екземпляр от регистъра водачът потвърждава с подписа си верността на вписаните в него данни.
Във втория екземпляр от регистъра, който е предназначен за водача, също се посочва същата информация за събраната реколта. Но те вече въвеждат фамилията и инициалите на комбайнера, който потвърждава тази информация с подписа си.
След това шофьорът кара до друг комбайн, взема зърно от неговия бункер и записва необходимите данни в своето копие на регистъра, както е посочено по-горе. Зърното се събира преди пълното натоварване на автомобила. При пристигане на тока колата първо се претегля със зърно, а при тръгване е празна. Началникът на тока (склад, зърнохранилище) записва в своя регистър масата на зърното, получено от шофьора, и номера на колата. Но разликата в теглото на натоварената и празната машина определя масата на разтовареното зърно от всеки шофьор.
Ако транспортът не е възложен на комбайните
В този случай, за формализиране на получаването на продукти и прехвърлянето им на склад, като правило се използват ваучери за износ на продукти от полето (формуляр № SP-4).
Процедурата за попълване на ваучери и организиране на работния процес до голяма степен е подобна на процедурата за регистриране на регистри съгласно формуляри № SP-1 и № SP-2.
Преди началото на прибирането на реколтата комбайнерът получава тетрадки с ваучери в счетоводството. По време на жътвата комбайнерът, разтоварвайки зърното от бункера на комбайна в задната част на колата, изписва билет в три екземпляра под копие. Два екземпляра от ваучера дава на шофьора, а третиятоставя на себе си.
На текущата или в складовата точка кантарят взема зърното от водача. Тук се определя точната маса на зърното, която се записва в билета. След това кантарят запазва единия екземпляр от ваучера за себе си, а втория връща на шофьора. Пример за попълване на билет.
Данните от регистрите за пратка на зърно (формуляр № SP-1) или ваучери за износ на продукти от полето (формуляр № SP-4) потвърждават факта, че зърното е прехвърлено на текущия или на складов пункт. Но фактът, че зърното се доставя на тока, се потвърждава от данните на регистъра за получаване на зърно и други продукти (формуляр № SP-2).
Този документ се съставя от управителя на тока (склад, зърнохранилище) ежедневно за всяка култура и сорт, като се посочва масата на полученото зърно. В него трябва да се впишат и номерата на получените регистри за изпращане на зърно или ваучери за износ на продукция. В края на деня регистърът за приемане на зърно се прехвърля в счетоводния отдел. Въпреки това, предварителните данни от регистъра се въвеждат в книгата или инвентарните карти по вид продукт. Пример за попълване на регистъра за приемане на зърно е даден в Приложението.
За текущо отчитане се използва отчет за движението на зърно и други продукти (формуляр № SP-11), който също се съставя ежедневно за всяка култура и нейния сорт. Отчетът отразява баланса на продукцията в началото на деня, информация за получаването и изхвърлянето за деня и показва баланса в края на деня.
Основата за попълване на декларацията са регистрите за приемане на зърно и регистрите на документите за изхвърляне на продукти (данни за потреблението на зърно). В края на всеки работен ден в счетоводството се предава и извлечение с придружаващи документи.
Обработка на странично зърно
Ако организации на трети страни се занимават с преработка на зърно, тогава за регистриране на пратката се използва товарителница във формуляр № SP-31. неяизползвани за продажба на зърно.
Издава се фактура в четири екземпляра: единият остава на тока, а останалите три се предават на водача. В момента на приемане във фактурата се вписват приетата кредитна маса на продукта, качествени параметри (клас, процент на влага и др.), цена и обща себестойност.
Приемателният пункт връща два екземпляра от товарителницата на водача. Единият от тях, като отчет за извършената работа, е приложен към товарителницата, а вторият се връща към текущия и служи като потвърждение на факта на доставка на продуктите.
Грешки при попълване
При попълване на документи за движението на продуктите също са възможни грешки.
МЕТОД ЗА БРОЕНЕ НА ЗЪРНОТО "TALON"
В допълнение към разгледаната схема за регистриране на движението на зърно в растениевъдството, има и "купонен" метод на отчитане. В този случай зърното, идващо от комбайните, се отчита, като се използват следните документи: - талон на водача (формуляр № SP-5); – комбинаторски талон (образец No СП-6); – талон за бункериране (образец № СП-7); - регистър за получаване на зърно от водача (формуляр № SP-8); - регистър за приемане на зърно от кантара (формуляр № SP-9); - извлечение от регистъра за вършитбата на зърното и прибраната площ (формуляр № SP-10).
Схемата на работния процес в тази схема прилича на описаната по-горе. Въпреки това, увеличаването на обхвата на използваните документи води до увеличаване на броя им в работния процес. Следователно тази опция в момента не се използва широко.