Работа с договори нюанси на офис работа # офис работа # EDMS #ECMJ
В тази статия, посветена на особеностите на работата с договори, ще говорим за основните правила за тяхното одобрение, регистрация и съхранение.
Кой трябва да се занимава с договори?
Има два подхода за работа с договори в една организация: централизиран и децентрализиран.
Централизираният подходпредполага наличието в организацията на специално структурно звено или работна група, която се занимава с договори. Задачата на изпълнителя е да предаде проект на договор или оферта на този отдел, а специалисти ще се занимават с координация, осчетоводяване и съхранение.
Децентрализираният подходпредполага, че всеки изпълнител поддържа своите договори независимо. Но дори ако компанията практикува децентрализиран подход, трябва да съхранявате всички оригинални копия на договорите на едно място: със секретар, адвокат, офис и т.н.
Ясно е, че повечето организации започват с децентрализиран подход: би било странно да се харчат ресурси за договорния отдел, ако цялата организация се състои от директор, счетоводител и екип по продажбите. Но с разрастването на фирмата и обема на сключените договори постепенно трябва да се премине към централизирана система на работа.
Договаряне на договори: кой участва в процеса?
Началният и задължителен етап от работата по готов проект на договор или оферта е одобрението. Когато подписва споразумение, изпълнителният директор трябва да е сигурен, че сключва споразумение с добросъвестен контрагент, че сумата на споразумението и данъкът върху него са изчислени правилно и самото споразумение не съдържа такива условия, които ще се превърнат в проблеми за неговия бизнес в бъдеще. Тъй като мениджърът не е в състояние лично да провери всеки документ, договоръттрябва да премине през процеса на одобрение. Организацията определя самостоятелно кръга от координиращи лица, като той може да варира в зависимост от вида на договора. Всеки договор обаче задължително се разглежда от главния счетоводител, финансовия директор (финансов аспект) и адвокат (правна експертиза). Ако компанията има служба за сигурност, нейните задачи включват проверка на репутацията на контрагента.
Ако една компания използва система за електронно управление на документи (EDMS), одобрението се извършва в съответствие с правилата на тази система. По-добре е, ако това е паралелно споразумение, т.е. договорът ще бъде изпратен едновременно до всички координиращи лица. При липса на EDMS, той може да бъде заменен от имейл клиент с функция за гласуване (например MS Outlook) или софтуерен продукт, създаден специално за тази цел.
По един или друг начин, основната точка на електронното одобрение е, чеелектронно копие на договора се предоставя за одобрение на всички специалисти едновременно, а оригиналното копие на документа е при изпълнителя през цялото това време. Последният ще трябва само да генерира и отпечата лист за одобрение, да го прикачи към договора и да го предостави за подпис. Ако организацията не е внедрила EDMS, изпълнителят лично прехвърля договора на всяко от одобряващите лица и се уверява, че те подписват листа за одобрение (Пример 1).