РАБОТА С ПОВЕРИТЕЛНА ДОКУМЕНТАЦИЯ

Изготвяне на секретни документи.

Едно от основните правила за изготвяне на класифицирани документи е, че класифицираните документи трябва да се отличават по външен вид.

За всеки документ (дори ако се състои от един лист) или група документи, свързани с един въпрос, се създава отделна папка със специална корица, където се поставя цялата необходима информация. · Грифът за секретност се поставя в горния десен ъгъл (за целта се правят съответни щемпели). · В специалната книга за лични сметки всеки документ се води стриктно с индивидуален номер, който се подпечатва на корицата под гриф за секретност. · Документите с гриф "СТРОГО СЕКРЕТНО" и "ОСОБЕНА ВАЖНОСТ" е препоръчително да бъдат маркирани със специални цветни ивици, изтеглени от горния десен до долния ляв ъгъл на корицата, което допълнително ще им придаде по-смислен вид. Също така, в случай на загуба или повреда на корицата, грифът за секретност и инвентарният номер трябва да бъдат дублирани на заглавните страници на тези документи.

Всеки документ, класифициран като секретен, трябва да има непрекъсната номерация на листовете (дори има само един лист). Листовете са зашити със здрав конец, чиито краища са фиксирани с парче тишу, където е направен отпечатък от специален печат (използван изключително за тези цели) или официалния печат на организацията. Отдолу се прави надпис, в който се посочва броят на зашнурованите и номерирани листове и се поставя подписът на отговорния изпълнител.

Понякога се налага да добавите един или повече документи към такава папка, но по една или друга причина е невъзможно да ги завържете и номерирате. В този случай регистърът се поставя в началото на папката, вкойто изброява всички налични листове (както нови, така и съхранени преди това). Всеки от новодобавените листове трябва да получи свой гриф за секретност и индивидуален инвентарен номер. Цялата тази информация е посочена в регистъра.

Тетрадките с номерирани листове трябва да се използват като чернова при подготовката на секретни документи, тази работа не може да се извършва на други носители. След изготвянето на черновата и прехвърлянето на информацията от нея в окончателния документ тетрадката подлежи на задължително унищожаване от специално упълномощени служители. Също така е необходимо да се контролира стриктно процеса на копиране на информация от секретни папки. В помещението, където се работи с тях, не трябва да има копирна техника или да се води строг отчет за нейното използване. Ако при работа с секретни документи се използва копирна хартия, тя също подлежи на унищожаване от отговорни лица.

Дневник на лични сметки.

Всички документи, които имат едно или друго ниво на секретност, трябва задължително да бъдат записани в специален регистрационен дневник. Там е посочена следната информация:

Инвентарен номер. · Заглавие. · Печат за секретност. · Брой листове. · Дата на получаване и подпис. · Дата на изземване и подпис.

Поради факта, че тази книга съдържа споменаването и името на секретни документи, самата тя има гриф "СЕКРЕТНО". В този случай книгата има и инвентарен номер и е фиксирана вътре в себе си под първия параграф. Останалите книги с лични сметки се записват така, както се показват.

Ако организацията има клонове, които използват класифицирана документация, тогава структурата ще бъде по-сложна. Всеки от клоновете води собствена счетоводна книга, копие от която(абсолютно идентични) се съхранява в централата. Пълното съвпадение на информацията в тях ви позволява ясно да контролирате движението на документацията между структурните подразделения и да проследявате съдбата на всеки документ.

За всеки вид тайна се води отделна книга, в никакъв случай информацията не трябва да се смесва в един регистър.

Трябва да се отбележи, че за документи с надпис „ЗА СЛУЖЕБНО ПОЛЗВАНЕ“ такъв дневник е препоръчителен, но не е задължителен: всичко зависи от преценката на ръководството на дружеството.

В случай, че не документ, а някакъв продукт или механизъм подлежи на класификация, тогава счетоводството, съхранението и работата с него се извършват по същите принципи. Разликата е, че е необходимо да се предвиди възможност за запечатване на устройството по такъв начин, че да се изключи възможността за запознаване с вътрешното му устройство от нарушител.

Ако фирмата разполага с документи с различна степен на секретност, тогава е целесъобразно да се въведе система от допустими отклонения. Това ви позволява да ограничите максимално кръга от лица, които ще имат възможност да се запознаят с търговската тайна. По правило разрешителните имат обозначение с номер: например в армията разрешение № 3 ви позволява да работите с документи от ниво „СЕКРЕТНО“, разрешение № 2 - „СТРОГО СЕКРЕТНО“, разрешение № 1 - „ОСОБЕНА ВАЖНОСТ“. В същото време толерансът ви позволява да работите с по-„прости“ документи. И така, No2 важи за тези с гриф "СЕКРЕТНО", но не ви позволява да се запознаете с "ОСОБЕНА ВАЖНОСТ"; допускане номер 1 - определя работата с документация с всякаква степен на секретност.

Степента на приемане на служител може да се определи от различни фактори: производствени нужди, трудов стаж в организацията и накрая,нивото на лична увереност на лидера. Но във всеки случай изискванията за работа с документи трябва да важат еднакво за всички. Това ви позволява значително да намалите рисковете от изтичане на информация: запознаване на служителите само с онези материали, от които се нуждаят в процеса на работа. Издаване на документи само срещу подпис и за кратък период от време (за което е препоръчително да имате отделна карта за всеки от тях). Забрана за копиране и отстраняване от работното място и прочее.

С течение на времето редица документи могат да бъдат разсекретени. По правило това се случва в два случая: по нареждане на ръководството на дружеството или след изтичане на срока за класиране. Технически този процес изглежда като даване на документи с по-ниска класификация за сигурност.

Неявни методи за изтичане на информация.