Разработване на електронна система за управление на документи отвътре Как подготвяме THEZIS EDMS за пускане
Но за да създадете инструмент, който може да систематизира и рационализира нещо, първо трябва да се научите как сами да систематизирате и рационализирате вашите дела. За нас основното е развитието на системата за управление на документи TEZIS. Ето защо не е изненадващо, че работата по всяка нова версия на системата също се движи по ясен маршрут - като работата по всеки документ в нашата EDMS.
В тази статия искаме накратко да пуснем читателя във вътрешната работа на разработването на система за работен процес. Ще говорим за етапите на подготовка за пускането на EDMS THEZIS и ще покажем как се изгражда работата по новите версии. Може би нашият организационен опит ще бъде полезен на някого.
Етапи на разработка на нова версия на EDMS THEZIS
Всяка година за целия проект TEZIS се формира публичен документ – график за пускане, който подробно описва етапите на работа по нова версия на системата. Имаме четири от тях:
- Подготовка за развитие;
- Разработване на нови функции на системата;
- Подготовка за ново издание;
- Пусни освобождаване.
Подготовка за разработване на EDMS: сито за идеи
Експертният съвет включва ръководителя на направление "Електронно управление на документи", търговския директор, ръководителя на отдела за техническа поддръжка, ръководителя на отдела за тестване, ръководителя на отдела за развитие, бизнес анализатора и ръководителя на маркетинговия отдел.
На първия експертен съвет се формира предварителен пул от подобрения. Експертният съвет обсъжда всяка точка от документа за събиране на предложения: нещо веднага се отхвърля, нещо се приема веднага, нещо се приема с условието за предварителен анализ - необходимо ли е и ще работи ли?
Тази среща е истинска война на мнения. Дебатът е разгорещен, всеки участник като адвокат защитава промените, които неговият отдел предлага. Разработчиците се борят за това, което е технически осъществимо, мениджърите на проекти - за интересите на своите подопечни клиенти, техническата поддръжка - за оплакванията, които я притесняват най-много, отделът по продажби - за офертите, които потенциалните клиенти най-често им подхвърлят. Случва се дискусията да продължи цял ден, който експертите прекарват, без да напускат заседателната зала.
„Случва се да правите промени, но експертният съвет да не ги защити. Когато се запознах със системата, веднага предложих да преименувам имената „Папки с приложения“ и „Папки за търсене“ - звучи неразбираемо. И всеки път не беше възможно да се защити тяхната гледна точка - изглежда като такава дреболия, която само вие не разбирате. Едва тази година клиентите потвърдиха мнението ми. Проведохме състезание сред служителите, получиха се предложения за преименуване и „Папки с приложения“ най-накрая ще бъдат преименувани на „Папки за действие“. Изглежда глупост, но всъщност е важен момент в потребителския интерфейс на системата. Представете си сега какви битки са биликогато обсъждахме редизайна на цялата система”, казва Людмила Князева, началник маркетинг отдел, член на годишния експертен съвет.
На този етап на преден план излизат икономическите въпроси: доколко всички тези промени са необходими за нас и нашите клиенти и какво ни струват, имаме ли достатъчно ресурси да ги осъществим. Решаващата дума тук остава търговският директор на фирмата (той е и ръководител на направление „Електронен документооборот”).
На същия етап се формират експертни групи за отделни задачи. Експертната група може да включва различни специалисти, в допълнение към разработчиците: за нещо трябва да привлечете дизайнер, за нещо - специалист по техническа поддръжка и т.н. За всяка експертна група се формират графици на срещи, на които ще се обсъжда текущата работа по задачата.
Разработка на EDMS: от идея до реализация
Едномесечен съден ден: Завършване на разработката на EDMS и подготовка за пускане
Новите „понятия“, възникнали по време на периода на разработка, започват да се записват в следващото второстепенно (междинно) издание. Част от работата, която е била изместена поради липса на ресурси или внезапни предложения от отдел продажби, също се прехвърля там, ако е лесна за изпълнение.
След това ще започне подготовката за издаването.
Тестването и коригирането на останалите грешки продължава, като в същото време в работата влиза технически писател, който пише документация за нови функции, а маркетинг отделът подготвя новини и прессъобщения за пускането на новата версия. В работата си тези служители се ръководят от техническо описание (обикновено съставено от отдела за тестване).
В същото време се актуализира общата функционална спецификация на системата (в документа „какво искаха да направят“ се коригира на „какво всъщност направиха“). Също така се актуализират частните технически спецификации за разработване на система за електронен документооборот, които бяха издадени на експертни групи (по същия принцип).
Тестването и коригирането на грешки (вече открити от отдела по продажбите) все още продължават... През същия период отделът по маркетинг (или техническа поддръжка - в зависимост от натоварването) пише документа „Отличителни характеристики на изданието THEZIS X.X“, който впоследствие ще бъде изпратен на съществуващи клиенти.
Скоро отделът по продажбите получава актуализация на алфа версията с корекции на грешки, а отделът за тестване актуализира документа за лист с данни за изданието и го привежда във форма, в която може да се показва на клиентите.
В същото време отделът за продажби провежда уеб семинари, където новата версия на системата се представя първо на партньори, а след това на клиенти.
Тестването приключва до края на месеца. До този момент инструкциите за системата трябва да са готови. Подготовката за „рождения ден“ на системата е завършена.
Пълна версия: представяне на резултатите от разработването на EDMS на клиенти НА КЛИЕНТИ
От този момент нататък разработването на електронна система за управление на документи приключва, отделът за техническа поддръжка започва да актуализира системата с клиенти.
През този период започва да пристига обратна връзка от клиенти - нови идеи, които ще се "натрупват" до следващото издание. Или по време на процеса на разработка следващата година ще бъде пуснато второстепенно издание - междинно издание на системата, което включва корекции и промени специално по заявка на клиенти, които се събират и анализират внимателно. В момента е ТЕЗА 4.1.4.
ТакаПо този начин разработването на системата за управление на електронни документи TEZIS се извършва строго по график. И това е естествено – трябва да умеем да се дисциплинираме, за да подредим ефективно документооборота на нашите клиенти. В момента подготовката за издаването на THESIS 4.2 е в разгара си.