Ред за архивиране на документи
Основните етапи на архивирането на документи
За работата на всяка фирма е важен процесът на поддържане на документацията. Състои се в архивно съхранение на проби, които са надлежно описани и отчетени. В основата на целия документооборот на фирмата стои архивирането на делата.
От своя страна процедурата за архивиране на документи предполага:
Самият процес на оценка на документацията за архивиране е сложен, изисква изключителна отговорност и специализирано обучение.
За да се раздели документацията в подходящите архивни класове, е необходимо внимателно да се проучи номенклатурата на фирмата. Документация за временно съхранение - копия, чернови, копия. Те образуват пакета от книжа, който се съхранява точно 10 години.
Ако посочите процедурата за архивиране на документи, тогава си струва да подчертаете следните етапи:
- Подготовка
- Сортиране и организиране на документация.
- Опис на книжа и информация в каталога.
Съхранението на документацията предполага задължително подвързване, за да се избегне изваждане, загуба на документи, поставянето им в кашони и систематично поставяне на стелажи.
Необходимо е също да се осигури пълна сигурност на мястото, където се съхранява документацията. Съдържащата се в него информация е поверителна, поради което допускането на неупълномощени лица в помещенията на архива е недопустимо. Тези изисквания се спазват стриктно, тъй като разкриването на съдържанието на документите може да доведе до сериозни последици.
Днес все по-често прибягват до услугите на специализирани фирми за архивиране на документи. Това осигурява редица предимства. Например спестяване на пари за наемане на помещения, осигуряване на сигурност, също така си струва да се отбележи, че компаниите, които се заемат с архивиране, осигуряват подходящи условия за съхранение на документи,постоянен мониторинг на тяхната безопасност.