Резюме Организационна структура на автотранспортно предприятие
Организационна структура на автотранспортно предприятие
Изграждането на правилната организационна структура е основна задача на всяко автотранспортно предприятие (АТП). Ефективността на предприятието като цяло до голяма степен зависи от рационалния състав на отделите на управленските органи, тяхната комуникация помежду си и взаимодействието с производствените отдели.
Признаците за оптимална структура на управление са:
малък брой звена с висококвалифициран персонал;
малък брой нива на управление;
наличието в управленската структура на групи от специалисти;
ориентация на работния график към клиента;
бърза реакция на промени;
висока производителност и ниски разходи.
В стандартната организационна система за управление на автотранспортно предприятие могат да се разграничат три независими контролни блока: оперативен, технически и икономически, всеки от които е подчинен на съответния ръководител.
ATP се характеризира с извънцехова организационна структура, в която всички управленски функции са концентрирани в апарата за управление на предприятието.
Тази структура се характеризира с използването на формални процедури и правила,твърда йерархия на властта в организацията, централизирано вземане на решения. Всеки изпълнител се отчита само пред един ръководител. Изпълнителят получава всички инструкции и решения относно управленските функции от непосредствения ръководител. Между изпълнителя и функционалните звена се осъществяват информационни комуникации от методически и консултантски характер. За да стане решението на функционалното звено директивно, то трябва да бъде одобрено от ръководителя.
Въпреки факта, че по принцип всички мениджъри на ATP извършват управленски действия, не може да се каже, че всички те са ангажирани с един и същи вид трудова дейност. Индивидуалните мениджъри трябва да отделят време за координиране на работата на други мениджъри, които от своя страна координират работата на служителите от по-ниско ниво и т.н. до нивото на мениджър, който координира действията на неуправленския персонал – хора, които физически произвеждат продукти или предоставят услуги. Това вертикално разгръщане на разделението на труда формира нивата на управление.
В организации, състоящи се от много части, техните дейности трябва да бъдат координирани по определен начин. Тя е тази, която действа като основа на структурата на организацията, която обикновено се определя като набор от стабилни взаимоотношения в организацията.
Като цяло във всяка организация, включително ATP, има няколко вида връзки. Най-често се анализират следните двойки връзки: вертикални и хоризонтални; линейни и функционални.
Вертикалните връзки свързват йерархичните нива в организацията и нейните части. Те са формализирани в процеса на проектиране на организация, работят постоянно и са изобразени на всички възможни диаграми, отразяващи разпределението на правомощията или посочващи „кой кой е“в организационната йерархия. Тези комуникации служат като канали за предаване на административна и отчетна информация, като по този начин създават стабилност в организацията. В рамките на вертикалните връзки се решават проблемите на властта и влиянието, т.е. реализира се “вертикално натоварване” на работа. Обикновено растежът на една организация е придружен от растеж на вертикалните връзки, така че броят на тези връзки може да се използва, за да се прецени размерът на организацията.
Хоризонталните връзки са връзки между две или повече равни позиции в йерархията или статуса на части или членове на организацията. Тяхната основна цел е да насърчават най-ефективното взаимодействие на частите на организацията при решаване на проблемите, които възникват между тях. Те спомагат за укрепване на вертикалните връзки и правят организацията като цяло по-стабилна в лицето на различни външни и вътрешни промени. Хоризонталните връзки създават редица важни предимства. Те спестяват време и подобряват качеството на взаимодействие. Хоризонталните връзки развиват независимост, инициативност и мотивация сред лидерите, отслабват страха от риск. Поради това особен интерес представлява анализът на практиката и изследването на начините за установяване на такива връзки. Когато хоризонталните връзки се установяват на неофициална основа от висш мениджър, те обикновено са обвързани с време, събитие или хора. Така например директорът може да предложи на главния икономист и ръководителя на отдела по персонала да решават сами въпросите за определяне на заплатите на служителите, тъй като той им има доверие. Но щом някой от тях напусне поста по някаква причина, мениджърът най-вероятно ще върне това право обратно на себе си и ще го използва, докато другият служител не спечели доверието му.
Друга двойка връзки, установени в организацията, са линейни и функционални.връзки.
Линейните връзки са отношения, при които шефът упражнява своите властови права и упражнява пряко ръководство над своите подчинени, т.е. комуникациите вървят в организационната йерархия отгоре надолу и действат като правило под формата на заповед, заповед, команда, инструкция. Характерът на функционалните връзки е съвещателен и чрез тези връзки се осъществява информационната поддръжка на координацията.
По този начин връзките осигуряват цялостната работа на предприятието, обединяват всички негови връзки.
В основата на работата на предприятието са функционалните отговорности на отделите. Именно те в крайна сметка съставляват общата дейност на предприятието.
За нормалното функциониране на ATP е необходимо всички негови подразделения да работят по правилния график и в съответствие с нуждите на пазара, т.е. трябва да бъдат гъвкави, както и да изпълняват своевременно и пълноценно своите функции.
Оперативната служба на ATP се занимава предимно с научната организация на транспортния процес и ефективното използване на превозните средства. Търсят се възможности за най-рационално осъществяване на транспорта при най-ниски разходи. Като цяло, в услугата ATPОперацията, основана на цялостно проучване на нуждите, е предназначена да осигури по-добро задоволяване на нуждите на клиентите.
Техническата служба на ATP обръща основно внимание на въпросите за поддържане на превозни средства в технически изправно състояние и осигуряване на развитието на производствената база, а също така управлява материално-техническото снабдяване на предприятието.
Основните задачи на техническата служба на предприятието са:
организиране на правилното съхранение на подвижния състав, осигуряване на високата му техническа готовност за работа, своевременно освобождаване на превозните средства на линията и тяхното приемане (гаражно обслужване);
разработване и решаване на въпроси, свързани с укрепването на производствено-техническата база на предприятието (главен инженер);
оперативно планиране на всички видове поддръжка и ремонт на автомобили и автомобилни гуми, организация на тези работи и техния контрол на качеството, техническо отчитане и отчитане на подвижния състав, автомобилните гуми и други производствени активи (ръководител на ремонтната служба);
управление на целия набор от дейности за осигуряване на нормалното материално-техническо снабдяване на предприятието, организиране на съхранение, разпределение и отчитане на гориво, резервни части и други материални ресурси, разработване и прилагане на мерки за тяхното по-рационално използване (отдел за доставки);
разработване и прилагане на организационни и технически мерки за подобряване на производствените процеси, въвеждане на ново оборудване, защита на труда и предотвратяване на злополуки.
Въз основа на горните задачи техническата служба има право да наблюдава техническото състояние на подвижния състав, да го извежда от експлоатация, да планира и извършва профилактика и ремонтработа, привличане към отговорност за неправилна експлоатация на подвижен състав, сгради, конструкции, оборудване и др., както и ограничаване на разходите за гориво и смазочни материали.
Важно място в икономическото управление и подобряване на качествените показатели на предприятието се отделя на икономическата служба. Въз основа на систематичен анализ на работата на предприятието, конвои и други подразделения и въз основа на показателите за обем на транспорта, тяхното ресурсно осигуряване, икономическата служба определя начините за разработване на технически и организационни мерки, насочени към повишаване на техническата готовност на подвижния състав и подобряване на оперативната и търговската дейност на ATP.
Счетоводството обикновено е част от икономическата услуга. Този отдел, ръководен от главния счетоводител, води записи за наличието на средства, разпределени за ATP, тяхната безопасност и степен на използване, организира изпълнението на финансовия план, проверява финансовото състояние на предприятието, извършва много оперативна работа за организиране на сетълменти с клиенти, доставчици и финансови органи, организира първично счетоводство за изразходването на материални ресурси и средства. Главният счетоводител отговаря за целесъобразността и законосъобразността на изразходването на средствата и спазването на финансовата дисциплина.
По този начин оптималната организационна структура на ATP е едно от условията за нейното ефективно функциониране. В същото време е важно да се има предвид, че на всички нива на управление мениджърите изпълняват не само чисто управленски, но и изпълнителски функции. Въпреки това, с увеличаване на нивото на лидерство, делът на изпълнителните функции намалява. Това означава, че ръководителят на всяко ниво на управление отделя определен процент време за вземане на решения.управленски решения и определен - за вземане на решения по специалността. С повишаване на нивото на управление делът на задачите в специалността пада, а в управлението се увеличава. Оттук ръководителите на предприятието трябва да притежават високи професионални умения. За служителите на управленския апарат трудовият процес е изпълнението на набор от функции, основните от които включват планиране, организация, координация, контрол, отчитане, анализ, регулиране. Те също така са надарени с определени права, предимно по отношение на награждаването и наказването на подчинените служители. Те отговарят за наемането и освобождаването на служители.
Но дори и при правилно организирана система за управление, нито един ATP няма да може да извършва дейността си без водещата професия за такива предприятия - шофьорът. Следователно една от най-важните задачи на ATP е правилната организация на работата на шофьорите, тъй като от тяхната работа до голяма степен зависи изпълнението на транспортния план и следователно задоволяването на нуждите на клиентите и в резултат на това ефективността на предприятието.