School of Business Owners Статия Организационен съвет за малки и средни предприятия Бюлетин
Добър ден, читатели на бюлетин!
Организационната схема е точна схема за разпределение на функциите и отговорностите между отделите и отделните служители. Разбирайки организационния съвет, лидерът точно взема решения относно приоритетите в дейностите.
В книгата си „Бизнесът като игра. Стандарти за управление на малкия бизнес” Александър Висоцки говори за това защо е необходима организационната схема и от какво се състои. Днес публикуваме откъс от книгата в нашия пощенски списък.
С уважение, Зулфия Салихова
Управляващ партньор "Висоцки Консултинг Москва"
Най-добрият човек може да остане без работа и да не дава резултати, ако някой, който е по-рано в производствения поток на продукта, не си върши работата. Ако на нападателя не бъде подадена топката, той няма да може да отбележи гол, независимо колко талантлив играч е той. И още едно наблюдение: ако членовете на отбора, и на първо място неговият капитан, не могат да видят коя от функциите в момента има проблеми, те не могат интелигентно да повлияят на ситуацията. Ако служител, който поръчва части, има проблеми, тогава разширяването на отдела, който се занимава с промоция и продажби, няма да донесе на екипа нищо друго освен допълнителни разходи. Това е една от най-честите причини за липсата на разширение.Членовете на екипа не могат да разберат каква функция трябва да развият, така че харчат енергията и парите си за нещо друго. Разходите се покачват и печалбите намаляват, след това се разочароват от самата идея за разширяване, тогава имат идеи като: "за нашата сфера на дейност е достатъчна компания от ... хора." Всъщност има потенциал за развитие и екипът е в ред, с едно изключение – те не виждат компанията като последователност от функции и не разбират какво трябва да се подобри.
Във всяка развиваща се компания, която все още не е достигнала размера, който позволява отделно лице да бъде назначено за всяка важна функция, служителите трябва да комбинират функции. Ето защо е изключително важно да се гарантира точното разбиране на всяка от функциите, възложени на служителя и тяхното разпределение. И с разрастването на компанията е необходимо тези функции постепенно да се преразпределят между служителите. За да е възможно това изобщо, е необходимо първоначално да имате представа за всички функции, от които зависи успехът на екипа.
Има определени принципи в организацията на работата, като например „ако човек не разбира своите ИКТ, той няма да може да ги произвежда ефективно“. Ако всеки член на екипа разбере този принцип, тогава започвайки всяка дейност, той ще може да си зададе въпроса: „Какви ИКТ се очакват от мен?“ Той може да го формулира както сам, така и с помощта на лидер или членове на екипа. Този принцип оставанепроменен във всяка дейност, той не зависи от националността или нивото на образование на дадено лице, тъй като самият принцип е просто формулировка на обективен съществуващ закон. Също така законът за всемирното притегляне е формулиран от Нютон, но ябълките са паднали преди появата на тази формулировка и хората са знаели това много добре дори преди Нютон. Формулата, която Исак Нютон описва и прави известна, просто дава по-точна представа за това явление. Това позволи на хората да използват съзнателно съществуващия закон на природата и точно да предскажат поведението на физически обекти, които са засегнати от гравитацията.
Освен това организационната схема е определен закон, който описва реалните явления в дейността на всяка организация. Разбирането на този закон ви позволява да разберете по-добре и предвидите дейностите на групата. Точно както разбирането на законите на Нютон позволи на инженерите да направят точни изчисления за движението на твърдите тела, разбирането на организационната диаграма на Л. Рон Хъбард позволява на членовете на екипа да правят изчисления за ефективността на дадена организация.
Всяка организация се състои от седем основни функции, всяка от които произвежда свои собствени ИКТ и чието последователно изпълнение води до успешното предоставяне на ИКТ на цялата компания. В организационната диаграма звено, което отговаря за една от седемте функции, се нарича отдел. На практика често вместо думата "отдел" се използва "отдел" или "мениджмънт". Това има смисъл, особено в области, където терминът „раздяла“ вече се използва в различен смисъл. Банки, застрахователни компании, финансови институции и правителствени организации обикновено използват термина „клон“ за обозначаване на местни клонове. Ако вашата компания работи в индустрия, близка до тях, за да не създаватеобъркване, по-добре е да замените думата "отдел" с по-приемлива.
Клоновете са подредени в определена последователност, съответстваща на естествената последователност от действия, необходими за успешното функциониране на организацията. Всеки от отделите има свой собствен номер, номерацията върви отляво надясно, с изключение на отдел 7, който е първият в последователността, преди отдел 1. Нека разгледаме тези функции последователно, отляво надясно.
Функцията, с която започва целият производствен поток на продукта е отдел No7 „Административен” или „Мениджър”. Тук са собственикът и неговият офис, или борд на директорите – тези, които определят общите цели и посока на компанията, както и всички топ мениджъри на компанията. Можем да кажем, че тук се създават идеи за това как ще работи компанията, създават се всички основни планове, методи за производство на продукта, маркетингова стратегия. Успехът на цялата организация е предопределен от успеха на идеите, които се създават тук. Ръководният отдел не извършва работата със собствените си ръце, а определя курса на дейността на всички останали функции на организационния съвет. Тъй като този клон е по същество над всички останали, неговият CCU е успехът на самата компания от една страна. Може също да се каже, че CCU на този бранш е компания, която успешно произвежда своите CCU и се развива.
Следващата функция е раздел №1 "Сгради", името е необичайно, но имам причина да го използвам. Този отдел съдържа такива функции, които обикновено се изпълняват от службата за персонал: наемане и адаптиране на служители, управление на кадрови записи и други. Но тези функции са само част от работата на отдела. Работата му започва с анализ на организацията на работата на цялата компания, за да се идентифицират кои функции са слаби и засягатобщ успех. За да се справят с тези моменти, процесите се подобряват, изготвят се длъжностни характеристики, функциите се преразпределят между служителите. Ако е необходимо да се засили някое подразделение, те наемат и въвеждат нови служители. Освен това този отдел отговаря за осигуряването на всички служители с напълно оборудвани работни места, всички средства за комуникация работят правилно. Ето и рецепцията на фирмата. Освен това този отдел събира данни за представянето на всички отдели и помага на мениджърите да подобрят представянето. Този отдел играе специална роля при формирането на екипа, може да се каже, че ежедневно поддържа правилата на играта, приети в компанията и ги подобрява.
Ако функциите на този отдел не се изпълняват в компанията, растежът на компанията става невъзможен. Един от признаците на слабост са оплакванията на мениджърите от липсата на определени специалисти. Друго е претоварването на служители и мениджъри.
Събраните приходи трябва да се използват рационално, за това отговаря отдел № 3, който обикновено се нарича Финансов. Това подразделение отговаря за управлението на всички активи на компанията. Активите са неща, които могат да се използват за реализиране на печалба: пари, материални запаси, стоки в склад, оборудване и имущество на фирма. Тук се извършва събирането и отчитането на всички парични постъпления, планирането и извършването на всички разходи, контролът върху използването на материали, стоки и имущество, както и всички видове отчети, свързани с пари и материални ценности. Можем да кажем, че основната задача на клон номер 3 е да поеме контрола върху цялата "енергия", която компанията получава отвън - под формата на приходи от продажби, и след това интелигентно да разпределя и насочва тази енергия, така че да можетебеше да извършва и разширява производството и CUC. Тази функция е много по-широка от функциите на счетоводството или данъчното счетоводство. В малкия бизнес тази функция често пада върху раменете на мениджърите, тъй като на специалистите е поверена само малка част от тази работа - счетоводство и отчитане.
Следващата функция е отдел № 4 Технически, тук директно се произвежда продуктът, предоставен от фирмата. Ако това е автосервиз, този отдел включва производствени мощности, асансьори, доставка на резервни части и материали и самите механици, като цяло всичко, което е необходимо за извършване на работата. Ако това е търговско дружество, тогава тук се работи с доставчици на стоки, те осигуряват складиране, монтаж, опаковане, транспорт и евентуално гаранционно обслужване. Ако това е печатница, тогава тук е подготовката на компютърни оформления за печат, извеждане на печатни форми, поддръжка на оборудването, закупуване на материали, самата печатна работа, опаковане и изпращане до клиента.
След като продуктът е произведен, е необходимо да се оцени резултатът и да се направят изводи за това как резултатът отговаря на собствените стандарти на компанията и да се разбере какво може да се подобри в продукта. Това се извършва от Квалификационен отдел #5, който отговаря за поддържането и повишаването на нивото на способността на компанията да произвежда определена CCU. Например, много често в ресторантите функцията на 5-ти отдел ще се изпълнява само по отношение на качеството на самата храна. Но ИКТ на ресторанта включва не само храната, но и обслужването на залата, чистотата в залата и тоалетните, наличието на салфетки на масите и много други. Пренебрегвайки контрола на качеството на всички компоненти, компанията намалява стойността на своя продукт, което се отразява негативно на дейността на всички отдели.
Най-лесният и универсален начин да разберете какво е качеството на даден продукт е да попитате клиента за него. Често ли ви питат с искрено желание да получите отговор? Ако всички компании редовно анкетират клиентите си за това какво според тях трябва да се подобри, ръководителите ще имат много полезна информация, която ще помогне за увеличаване на броя на завръщащите се клиенти и повторните продажби. След като се констатират отклонения в качеството на фирменото ICU, е необходимо те да се коригират, да се уредят отношенията с клиента и след това да се направят изводи и да се коригира в компанията какво е довело до това отклонение. За да коригирате отклонението веднъж завинаги, като правило, трябва да подобрите квалификацията на един от служителите или да промените нещо в организацията на работа. Тези функции се обработват постоянно от 5-то подразделение, което непрекъснато подобрява продукта.
Последният клон на организационния съвет е Секция 6, Секция Връзки с обществеността. Публиката са хора, които са някъде, или имат някаква характеристика. В бизнеса ние наричаме обществеността хора, които по някакъв начин са свързани с нашата сфера на дейност, предимно тези, които могат да станат наш потенциален клиент. След като веднъж е създаден качествен продукт в цялостния производствен поток, той трябва да бъде широко известен на обществеността, за да се създаде възможност за по-нататъшно разширяване.
В същото време задачата на 6-ти отдел при формирането на имидж в очите на обществеността е да гарантира, че положителното отношение е не само сред тези, които вече са били в магазина, но и сред огромен брой хора, които потенциално биха могли да го посетят. За целта Секция 6 организира участие в проекти, които обществеността счита за важни и положителни, след което ги прави широко известни чрез публикации в пресата. Иако тези дейности се извършват редовно, дейностите на всички останали клонове на оргборда ще станат по-ефективни.
(Откъс от книгата "Бизнесът като игра. Стандарти за управление на малкия бизнес") Александър Висоцки. 2013