СЕКРЕТАРСКИ ЕТИКЕТ
„Позволете на хората да почувстват значението им и да го направят с цялото си сърце“ ДЕЙЛ КОРНЕГИ
Етиката в широк смисъл се разбира като система от универсални и специфични морални изисквания и норми на поведение, прилагани в процеса на социалния живот. Съответно етиката на бизнес отношенията отделя една от областите на обществения живот. Базирани на общочовешки норми и правила за поведение, етичните норми на служебните отношения имат някои отличителни черти. Етиката на бизнес отношенията напоследък получава все повече внимание. Това се изразява в увеличаване на обема на учебните програми в системата на университетското и следдипломно обучение по съответните дисциплини. Курсовете за изучаване на основите на общата етика на поведение също се въвеждат в някои училищни програми, в системата на средното специално образование и с течение на времето покритието на образователните институции с такива курсове се увеличава. В същото време трябва да се подчертае, че понятието "професионална роля" включва не само способността за изпълнение на служебни задължения, но и уменията за взаимоотношения с външната среда (колеги, ръководство, подчинени, клиенти, партньори и т.н.) в процеса на изпълнение на професионални задачи или функции, определени за определена длъжност. Спазването на етиката на бизнес отношенията е един от основните критерии за оценка на професионализма както на отделен служител, така и на организацията като цяло.
2. ГЛАВНА ЧАСТ
2.1. СЕКРЕТАРСКИ ЕТИКЕТ
Първите, които влизат (или се приближават), се поздравяват независимо от пола, както и: подчинените - с водачите, по-младите - със старейшините, мъжете - с жените. В същия ред се представят и се представят. Когато поздравявате, представяте се, трябва да се гледате в очите. Приетоинтересувайте се от здравето, делата на членовете на семейството на човека, когото приветствате. Добре дошли Секретарят поздравява всеки, който влезе в рецепцията с приятелска усмивка. Специално правило: секретарят поздравява своя ръководител, висш ръководител и почетни гости, като става от бюрото си, ако ги вижда за първи път през деня. Секретарят не трябва да бъде първият, който се ръкува. Но трябва да отговорите на ръкостискането. Ръката ви не трябва да е мудна и безжизнена. Въведение Секретарят може да представи всички посетители на своя ръководител, с изключение на прекия си началник. При изпълнение на служебни задачи секретарят задължително се представя. Ако трябва да се обърнете към някого, когото виждате за първи път, използвайте общи фрази: Моля, представете се. За какъв въпрос? Когато жените се срещат, тази, която върви с мъжа, първа поздравява. Когато двойките се срещат, жените се поздравяват, след това мъжете с жените, след това мъжете един с друг. Когато подава ръка, жената не е длъжна да сваля ръкавицата си. Изключение е, когато тя поздравява възрастните хора. Свалянето на ръкавица от жена е знак за специално разположение. У нас е прието да целуваме ръка само на омъжени жени и е по-подходящо това да се прави на закрито. Целувайки ръката, мъжът трябва да се наведе малко, като в същото време донесе ръката на жената до устните си. Жената трябва да вдигне ръката си, без да кара мъжа да се навежда. Ако някой от участниците в бизнес среща кихне, той трябва да се извини тихо. В същото време други се преструват, че нищо не се е случило (маркира, че кихането не е прието, така че този, който е почувствал желание, трябва да предприеме превантивни действия, например да разтрие синусите имост на носа). Ако мениджърът е инструктирал да почерпи посетителите с чай, кафе, трябва да попитате какво предпочитат. Когато сервирате поръчаните гости, трябва да им се усмихнете. Ако някой от присъстващите е изпуснал лъжица, не е прието да я вдига. Това ще бъде направено от домакина, след като посетителите си тръгнат.
2.2. СРЕДСТВА ЗА СЪЗДАВАНЕ НА ПРИВЛЕКАТЕЛЕН ИМИДЖ
2.3. ТЕЛЕФОННА ТЕХНИКА
2.4. ОРГАНИЗАЦИЯ НА СРЕЩИ
посреща ги преди да влезе в стаята, където ще се проведе срещата, поздравява всички и ги кани да дойдат на срещата. Участниците в срещата са регистрирани. Едновременно с регистрацията е желателно да се извърши маркировка върху удостоверенията за пътуване. При регистрация на участниците се предоставят, ако не са изпратени предварително, копия от документи за тях. Могат да бъдат раздадени и канцеларски материали, които се предвиждат предварително и са включени в разчета на срещата. По време на почивката могат да се организират кафе паузи, когато на участниците се предлага чай, кафе и др., както и изложба и продажба на литература.
2.5. ПРИЕМАНЕ НА ПОСЕТИТЕЛИ
2.5.1. ПЕРСОНАЛ НА ПРИЕМА
2.5.2. ПРИЕМАНЕ НА ПОСЕТИТЕЛИ ОТ ДРУГИ ОРГАНИЗАЦИИ
2.6.2. ПРИЕМ НА КОМАНДИРОВАНИ
При организиране на приема на командировани работници, секретарят трябва да установи дали това посещение е предварително договорено; разберете въпроса, на който е пристигнал посетителят; обърнете внимание на удостоверението за пътуване; попитайте дали командированият специалист има хотел и ако не, тогава му помогнете да разреши този проблем. Ако на рецепцията пристигне делегация, секретарят трябва предварително да се погрижи за определяне на служител, който да я придружи. Когато пристигне чуждестранна делегация, секретарят трябва да се погрижи за наличието на преводач и сувенири за членоветеделегации.