ШЕФ-Референт

Присвояване на системата BOSS-Referent

Системата BOSS-Referent е предназначена за автоматизиране на работния процес на управление и работата в офиса. Неговите потребители са търговски дружества, федерални държавни унитарни предприятия, държавни органи.

Основните резултати от внедряването на системата са:

  • - Повишаване на управляемостта на организацията. Ново ниво на изпълнителска дисциплина.
  • - Поддръжка на правилата за вътрешнокорпоративно взаимодействие. Увеличаване на скоростта на вземане на решения.
  • - Създаване на условия за обмен на знания и информация. Подобряване на процесите, продуктите и услугите на организацията.

Предимства на системата BOSS-Referent

  • - Средства за създаване на единно информационно и управленско пространство за организации с всякаква сложност: разпределени, многостепенни, функционални и дизайнерски.
  • - Поддръжка за сложни маршрути за одобрение на документи.
  • - Разработване на решението. Бързо автоматизирайте бизнес процесите с вградени работни потоци на документи, които могат да се персонализират и персонализират.
  • - Надеждна работа, висока производителност, лекота на администриране и мащабиране, уеб достъп.
  • - Наличие на средства за защита на информацията. Възможност за изграждане на система за правно значимо електронно управление на документи на базата на BOSS-Referent.
  • - Лесно разработване от потребителите.
  • - Успешно използване на системата от водещи фирми и организации в България.

Системата BOSS-Referent осигурява автоматизация на процесите:

  • - документална подкрепа за вземане на решения, включително създаване на проект на документ, неговото одобрение, одобрение и представяне наархив;
  • - контрол на изпълнителската дисциплина, включително процесите на формиране на инструкции и контрол на тяхното изпълнение;
  • - Работа с входяща и изходяща поща.

Тези функции могат да бъдат реализирани в организации и компании, които имат многостепенна, географски разпределена и функционална структура на проектиране.

Функционална структура на системата BOSS-Referent

шеф-референт

Report'sMan

Генераторът на отчети Report'sMan за Lotus Notes (разработен от Аплана) осигурява изготвянето на комплексни отчети за потребителите на всякакви приложения на Lotus Notes и по-специално за потребителите на системата за управление на електронни документи BOSS-Referent.

Report'sMan може да бъде свързан към всяка база данни на Lotus Notes с всякакъв дизайн. Работи с произволни параметри при генериране на отчети и извършва автоматична обработка на макроси. Генераторът на отчети ви позволява да съхранявате примерни отчети за последваща повторна употреба, както и да експортирате отчети в MS Excel, MS Word, HTML и PlainText.

За потенциални партньори и потребители на програмата Report'sMan Аплана предоставя възможност за работа с нея в тестов режим за един месец.

Системи за сканиране и OCR

Системата BOSS-Referent е интегрирана със системите за сканиране и разпознаване на текст ABBYY FineReader (версия 4.0 или SE 7.0) и CuneiForm (версия 10 и по-нова). Наличието на интеграция ви позволява да организирате бързо автоматично преобразуване на документи от хартиен носител в електронен вид и удобно влизане в системата.

BOSS-Referent предлага три варианта за използване на инструменти за сканиране в електронни системи за управление на документи и офис автоматизация:

  • - Използване на настолен скенер за организиране на индивидуални сканирания. Препоръчително е да се използва в организации с малко количество входящи документи.
  • - Използване на мрежови скенери за работни групи
  • - Използване на поточна линия на сканиране, осигуряваща бързо автоматично преобразуване на документи в електронен вид в непрекъснат потоков режим. Такова сканиране се извършва с помощта на баркод технология и се препоръчва за използване в организации с голям обем входяща кореспонденция, с географски разпределена структура на управленския апарат, в централните офиси на министерства и ведомства.

Допълнителен факс сървър

Интегрирането на системата BOSS-Referent с факс сървъра ExtraFax (от Extracomm Technologies Inc.) предоставя възможност за изпращане и получаване на факсове и електронна поща, маршрутизиране на входящи съобщения, изчисляване на разходите за трафик с помощта на вградената система за таксуване, както и извършване на много полезни функции за факс.

Потребителите могат да получат достъп до сървъра на ExtraFax чрез стандартен клиент на Lotus Notes, всеки уеб браузър или да „отпечатват документи към факс“ от всяко Windows приложение, използвайки драйвера ExtraFax Print-to-Fax.

Много лесен за използване: единен механизъм за изпращане на факсове и имейли, възможност за изпращане на документи от среда на Windows към факс с едно щракване на десния бутон на мишката, както и автоматично изпращане на известия за резултатите от изпращането на факсове. Маршрутизирането на входящите съобщения, настройката на индивидуални и колективни заглавки на факсове и вградената система за таксуване ви позволяват да организирате групова работа с факсове. Програмата дава възможност за разграничаванеправа за достъп до факсове – за работа с факсове (създаване, четене, изтриване, препращане и др.) и за изпращане на факсове по междуградски или международни линии.

Електронна система за управление на документи, изградена на базата на BOSS-Referent, може условно да бъде представена като комбинация от няколко слоя:

  • - "хардуер" (сървъри, клиентски работни станции, мрежи и т.н.) и платформа (мрежова операционна система Windows/Linux/Sun и транспортни протоколи), която комбинира целия "хардуер" в един комплекс
  • - Технология IBM Lotus - технологична платформа, която е "добавка" над мрежова операционна система
  • - системата BOSS-Referent, която е приложение на Lotus Domino, състоящо се от бази данни във формат nsf.

1. Подкрепа за работата на географски разпределени организации

Архитектурата на системата ви позволява да разположите системата на няколко независими структури от Lotus сървъри и по-специално да организирате работа върху най-сложната конфигурация на Lotus Domino R6.5X сървъри - в топология "звезда на две нива". Два радиални сървъра, които принадлежат към един и същ родителски сървър и го "виждат", могат директно да обменят информационни пакети.

2. Поддръжка за реално разпространение

Отличителна черта на системата е поддръжката на процедури за управление на работния процес и офис работа в географски разпределени организации.

  • - Системата автоматично изпраща: а) на всички участници в процеса на одобрение копие от проекта на съгласувания документ, б) на лицето, отговорно за подготовката на документа (вземане на решение) визи и коментари на участниците в одобрението, допълнителни документи.
  • - След приключване на одобрението, системата актуализира статуса на документа и информира всички за товаучастници в процеса на одобрение.
  • - Етапът на запознаване завършва с автоматичното изпращане на документа (и всичките му копия) към архивните бази.

3. Ефективност и надеждност на предаването на данни

При прехвърляне на данни в разпределена структура се използват фундаментално нови механизми за взаимодействие на системни конфигурации, инсталирани на различни територии (сървъри). В BOSS-Referent v.3 механизмът за репликация се използва само за синхронизиране на референтни и речникови данни. За прехвърляне на функционални данни, често образуващи пакети от документи (става дума за набор от файлове, инструкции, визи за одобрение, запознаване и др., свързани с конкретна карта на документа), се използва механизъм за директен трансфер на данни чрез сокет връзка в XML пакет.

Този механизъм, който е в основата на процесите на одобрение и запознаване с документи в разпределена среда, осигурява: 1) гарантирана и икономична доставка (само до необходимите сървъри) на пакети от документи до всички участници в работата по документа, 2) намаляване на натоварването на каналите за предаване на данни и 3) значително опростяване на администрирането на системата: няма нужда да извършвате сложни настройки за правата за достъп до сървъра и параметрите на репликация.

4. Поддръжка на сложни организационни структури

Системата поддържа обмислени механизми за комбиниране на позиции, делегиране на правомощия и замествания. Механизмът за комбиниране на позиции е ключът към използването на EDMS в организации, където освен функционални звена има дизайнерски формации. За всеки служител се задава списък с роли за обработка на документи (одобряващи, одобряващи и др.), като потребителят може да има различни роли във функционалното звено, в което работи, и в проектите, в които работиучаства. При обработка на конкретен документ, потребителят получава и обработва документи в съответствие с ролята си в отдела, посочен в документа.

5. Работа с версии и ревизии на документи

Картите с документи и прикачените файлове се съхраняват в различни бази данни. Това направи възможно прилагането на механизма за работа с версии и ревизии на документи, който се използва широко на етапите на одобрение, подписване и одобрение на документи.

6. Гъвкавост на системата

BOSS-Referent поддържа работа в софтуерен клъстер Domino, който се състои от два сървъра - основен и резервен. В случай на повреда на основния сървър, на който работят потребителите, те автоматично се превключват към резервния сървър (при повторно отваряне на базите данни). Когато основният сървър бъде възстановен, администраторът превключва обратно потребителите.

Високата производителност на системата в ситуация на динамично нарастване на обемите данни се осигурява от механизма за архивиране, който прехвърля документа в архива на сървъра, където е създаден, като същевременно автоматично запазва архивното копие на други сървъри. Високата производителност се постига и благодарение на отделното съхранение на "леки" карти с документи и прикачени към тях файлове, както и достъп до най-новите софтуерни инструменти.

За организации, които не използват Lotus като корпоративен стандарт, се предлага алтернативен начин за достъп до функционалността на системата чрез Internet Explorer версия 5 и по-нова. Тези организации ще трябва само да закупят ЛКД за Lotus Notes за инсталиране на работни станции на системни администратори.

10. Лесно администриране

Платформата Lotus Domino/Notes ви позволява да поддържатев същото време финализира системата и я репликира във филиалите на организацията. Има механизми, които ви позволяват да актуализирате системата във всички офиси на географски разпределена организация за една нощ. За да се улесни поддържането на списъците на служителите, системата е интегрирана с LDAP директории.

11. Инструменти за докладване

Преглед на архитектурата

Системата BOSS-Referent е базирана на платформата IBM Lotus Domino/Notes.

Софтуерът, необходим за създаване на система за електронен документооборот, базирана на системата BOSS-Referent включва:

  • - Лицензи за BOSS-Referent: приложен софтуер, който решава специфични задачи на документооборота и офис работа
  • - Лицензи за Lotus Notes/Domino: системен софтуер за групова работа

EDMS BOSS-Referent се лицензира според броя на потребителите. Възможни са отстъпки в зависимост от обема на закупените лицензи.