Складово счетоводство складово счетоводство, Ukrlogist
"Паралелно счетоводство"
Примерите, когато работата на склада всъщност се „управлява“ от служители на търговския отдел, които дават нареждания за изпращане на стоки до клиентите и контролират резултатите от счетоводния отдел според счетоводното и данъчното счетоводство, са много чести - особено в търговските компании. Периодично се извършват инвентаризации по схемата: „вие сметнете какво имате, а ние ще ви кажем какво и колко липсва“ (това не е преувеличение, а цитат от истински мениджър!). И тогава ще решим какво да правим - да отписваме или да удържаме недостига от заплатите на работниците.
Вероятно за мениджърите на складове и складодържателите ситуацията не е много приятна, когато трябва да платите за неясно какво и защо. Но те не могат да дадат адекватен отговор, защото самите те не знаят: колко, кога и какви стоки са дошли в склада и къде са отишли. И ако няма сериозни аргументи в тяхна защита, няма нужда да спорите: казаха „виновни“, което означава, че са виновни. Когато има само една счетоводна система и няма с какво да се сравнява, точно тази система е „истината от последна инстанция“.
Разбира се, никой не отчита, че в случая отчитането на движението на стоките и материалите в склада се извършва от хора, които не работят в неговата структура, не са запознати със спецификата му и – което е не по-малко важно – не носят материална отговорност. Те също така могат да направят грешки в изчисленията или документацията, например при получаване на стоки или осчетоводяване на фактури. Но по правило никой не обича да признава грешките си и служителите в склада често трябва да плащат за тях. И "емисионната цена" може да бъде доста висока.
Логиката подсказва, че складът може да се застрахова срещу подобни проблеми само по един начин - като създаде собствена отчетност за движението на стоките и материалите. Паралеленсъс счетоводство, което остава осчетоводяване на финансови документи.
Вариантът, когато се водят едновременно и паралелно две счетоводства - счетоводна (предимно финансова) и складова (количествена), има големи предимства. Първо, възможно е да се сравняват данни, получени по различни методи, т.е. има допълнителна застраховка срещу грешки. На второ място, мениджърът на склада получава реална възможност да управлява процесите в склада, от които той по принцип е лишен, когато не разполага с оперативна информация.
Очевидно инициатор и организатор на въвеждането на "собствено" счетоводство в склада трябва да бъде неговият ръководител - като лице, което е най-заинтересовано да може реално да влияе върху състоянието на нещата в повереното звено.
Механизмът за създаване на такова счетоводство не е „тайна със седем печата” и корените му се връщат в Средновековието, когато всеки продавач в магазина е знаел, че е получена XXXX стока, X се освобождава на първия ден, а XX на петия, а X трябва да остане на десетия. Ако го няма, собственикът ще дойде и ще ви накара да платите. Затова се водеха зърнохранилища, отчитаха се постъпленията на стоките, отчитаха се пратките. Собственикът провери "офисната работа" и изгони небрежната служителка, която водеше неточно отчетност - прозрачното счетоводство е най-добрият лек за злоупотреби.
Често - най-лесният начин е да се върнете към старата архаична система от инвентарни карти. Всеки, който е бил в складове в съветско време, си спомня тези обемисти „счетоводни книги“, в които складодържателят записваше кой, кога, колко стоки е издал и по какви документи. Сега, разбира се, е по-удобно да поддържате тези „счетоводни книги“ в електронни таблици, в същия Excel - и това вече ще бъде поне малко, но все пак счетоводство. И дори малко автоматизиран. Поне (внимателновъвеждане на информация и ограничаване на правата за редактиране на таблици), по всяко време с влизане в желаната страница ще може да се разбере кога точно кои стоки са изпратени и по какви фактури.
Това „първично“ счетоводство трябва да се води от служителя, който е пряко отговорен за безопасността на стоките и материалите. И никой освен него не трябва да има право да променя информация или достъп до корекции на извършените (отработени) движения (движения) на стоки.
Не трябва да има проблеми със синхронизирането на данни от две счетоводни системи - това се извършва в съответствие с процедурата за инвентаризация (вътрешни повторни сметки), предписана в предприятието.
Счетоводството води отчетност по финансовите си документи, склада - по складово-отчетни карти. По всяко време можете просто да сравните данните, получени по два различни начина. Ако всичко съвпада, значи няма грешки. Ако данните се разминават, има смисъл да направите съгласуване, да откриете къде е направена грешката, да я коригирате и след това да проверите физическото присъствие на този продукт в склада. Такива съгласувания се правят:
а) през определени периоди от време (да речем всеки месец);
б) при несъответствие между данните. Например, ако даден продукт е включен в счетоводната система на предприятието, но не е наличен в склада, това вече е причина незабавно да съгласувате счетоводството и селективно да инвентаризирате този продукт.
Всичко това някога е било ненарушим закон за всеки склад - както се казва, старите помнят. Но в един момент, когато асортиментът скочи от 100 на 10 хиляди артикула, оборотът се увеличи от 5 на 100 фактури на ден, старите хартиени форми на счетоводство практически изчезнаха и никой все още не беше измислил нови. Нямаше подходящо ниво на автоматизация, масово използване на компютри. И с течение на времето това състояние на нещатапросто стана навик: складът получава и изпраща, а счетоводният отдел брои. И управителят на склада често дори няма желание да разбере защо и защо възникват проблеми - по-лесно е да обвинявате програмистите за всичко, чиято „система брои неправилно“ или счетоводния отдел („те не разбират“). Прословутите ругатни са повече от компенсирани от алтернативни (или неофициални) съображения: „Плюс или минус две или три кутии, но ще инвестирам в процента на отписване“, „Но очевидно имаме излишък от този продукт“ или „Знам, че никой не знае за него, така че можете да го използвате по свое усмотрение.“
Не са редки случаите, в които складодържателят зачерква от фактурата липсващи и не освобождава стоките, които действително са там, те просто лежат на друго място. Когато няма собственик, няма личен интерес и отговорност за качественото изпълнение на функциите си, явно няма как да е иначе. И каква отговорност има, ако и отгоре, и отвън - цяла тълпа от шефове, всеки от които дава своите заповеди, и само „високите офиси“ знаят какво е било, какво ще бъде и какво трябва да бъде? Да, и има още двама-трима същите "отговорни" за всичко и за нищо.
Управител на склад и контрол на инвентара
По логиката на нещата началникът на склада е негов ръководител, т.е. лицето, което управлява и ръководи процеса. Но може ли да направи това, ако не взема решения самостоятелно, чака инструкции и заповеди по всеки въпрос, напълно разчита на някой „отгоре“ или „отвън“? В крайна сметка цялата информация за реалното състояние на нещата е там, „отгоре“ и се намира. Но в този случай управителят на склада вече не е лидер, а обикновен изпълнител, повишен склададжия.
Каква е разликата между началник склад и началник склад? Последният работи в тесен участъквреме, извършва определена операция - приема или издава стоки. Той се различава от обикновения работник само по това, че малко познава документооборота. И не неговата организация, а правилата за попълване на конкретен документ в тази ситуация. Тези. какво трябва да се направи тук и сега. Управителят на склада е човек, който трябва да планира и организира цялата тази система, да следи как работи и, ако е необходимо, своевременно да прави корекции. За да направи това, той трябва да има съответните данни, и визия за бъдещето, и организационни умения, и разбиране как работи този процес.
Но с бързия растеж на предприятието често се случва добър складовик в даден момент да отиде на повишение и да стане началник на склада. Без да преминавате през никакво обучение, без да попълвате багажа от знания. Позицията и титлата се променят, но навиците и нивото на компетентност остават същите. И пак автоматично продължава да получава и изпраща и чака някой да му каже какво да прави и да го уведоми колко има на склад.
„Идеалният“ (успешен?) Управител на склад трябва да има подходящо (за предпочитане техническо, за предпочитане висше) образование, определено количество знания. Той трябва не само да разбира технологиите и складовото оборудване, но и да управлява хората, да организира работата им, да може да създава складово счетоводство и да работи с неговите данни. Плюс това - ако е възможно, разберете как работи вграденият софтуер - т.е. бъдете опитен потребител на компютър. Въпрос: къде да намеря такъв човек? Доколкото знам нито един университет не подготвя такива специалисти. Очевидно програмата за обучение по логистика трябва да включва складово счетоводство, поне като отделен предмет или тема. Но във всеки случай капацитетът на институциите, който имамеима, в сравнение с нуждите на пазара, те са просто оскъдни, на изхода - практически няма квалифициран персонал.
В Украйна, разбира се, има малък брой специалисти на достатъчно високо ниво - ако желаете, можете да намерите необходимите знания: налична е литература, провеждат се много специализирани семинари, курсове за обучение и др. И в процеса на работа един мислещ, търсещ човек може да научи много, да придобие необходимото разбиране, умения и опит. Но при общ недостиг на обучен персонал, човек с такава квалификация ще спечели парите си дори без да работи в склад с неговите далеч от идеалните условия на труд, отговорност и персонал, понякога предпочитащ ругатни. Може да отиде в търговския отдел, финанси, някаква организационна работа, винаги ще бъде търсен като администратор.
Освен това далеч не всяко предприятие е готово да предложи на мениджър на склад заплата, адекватна на такова ниво на квалификация. Понякога собствениците на фирми или топ мениджърите предпочитат да харчат пари за придобиване на най-съвременна автоматизирана система за управление: „ще платим много пари, ще инсталираме интелигентна програма и тя ще работи сама, хората ще станат маловажни и ненужни.“
Мнението, че можете да поставите неграмотен човек пред компютъра и да го научите да натиска три бутона, е фундаментално погрешно. Ами ако натисне грешните бутони или в грешна последователност? Какво да направите, ако има извънредна ситуация в склада (нищо трагично, но опаковката на продуктите внезапно се е променила или „внезапно“ са пристигнали нови стоки)? Добрите и умни неща остават такива само в умни ръце. Качеството на програмата зависи от това кой я управлява. Това е като скъп състезателен автомобил: ако зад волана седне опитен шофьоршофьор - всичко ще бъде наред, но ако вчерашният завършил шофьорски курсове ... Можем да предположим, че парите за "играчката" са хвърлени на вятъра. Не би ли било по-добре да похарчите част от тях за наемане на подходящо квалифициран персонал?