Списание "Секретарски бизнес"
| Начало / Списания / Секретарство / Статии |
| "СЕКРЕТАРСКО ДЕЛО" БР.01/2009г |
Скъпи читатели!
Днес публикуваме отговори на въпроси
получени на директна линия на тема "Номенклатура на делата",
Интервю взе Александър Клавдиевич Горбач —
водещ на гореща линия за човешки ресурси.
Какви документи трябва да се спазват при съставянето на номенклатурата на делата?
За съставяне на номенклатурата на делата се използват учредителни документи на организацията, правилници за нейните структурни подразделения, планове, доклади, длъжностни характеристики на служителите, персонал и други документи, характеризиращи задачите и функциите на организацията като цяло и нейните структурни подразделения, както истандартни и ведомствени (индустриални) списъци на документи. съдържание исрокове на съхранение.
В момента в Република Беларус имадва списъка със стандартни документи:
Тези списъци установяват единни срокове за съхранение иса задължителни за използване от организации от всички организационни и правни форми и всички форми на собственостПреди да продължите с разработването на номенклатурата на делата на организацията, трябва внимателно да прочетете посочените документи.
Номенклатурата на делата за следващата година обикновено се утвърждава в края на предходната година. Какво да направите, ако по-късно възникне необходимостзапочнете нов бизнес? Как се правят промени в номенклатурата на делата?
Ако през годината в организацията се появят нови, преди това непредоставени документи (случаи), те се добавят на ръка към номенклатурата допълнително, за коетовъв всеки раздел на номенклатурата оставят няколко резервни номера(празни редове).
Кое структурно звено или специалист отговаря за съставянето на номенклатурата на делата?
В големите организации разработването и съставянето на номенклатурата на делата се извършва с прякото участие наслужбата за управление на документи(наричана по-нататък услугата DOW), на която е възложена документална поддръжка за управление, наблюдение на спазването в структурните подразделения на организацията с единна система за офис работа, методологическо управление на работата с документи и обучение на служителите в основите на офис работата. Службата на DOE може също да включва в структурата си звена като общ отдел, секретариат, офис, архив и др.
В организации, където не е необходимо да се създава услуга DOW,със заповед на ръководителя трябва да се назначи лице, отговорно за архива,което всъщност изпълнява, ако не всички, то значителна част от функциите на услугата DOW. По правило това е служител, който по отношение на основните си функционални задължения е пряко свързан с офис работа, управление на документи и др. (секретар, юрисконсулт, счетоводител). В длъжностната характеристика на такъв служител, в допълнение към основните задължения, са предписани и задълженията на лицето, отговорно за архива.
Организацията трябва да има и постояннаекспертна комисия(наричана по-нататък ЕК), която е създадена, за да организира и извършва работа по проверката на стойността на управленската документация и да я подготви запредаване на архивно съхранение или за унищожаване.ЕК се назначава със заповед на ръководителяна организацията, състоящ се от най-малко 3 души от най-квалифицираните специалисти, председателствани, като правило, от един от заместник-ръководителите. Комисията трябва да включва отговорника за архива (назначен от секретаря на ЕК) и главния счетоводител.Наредбата за ЕКсъщо се одобрява от ръководителя на организацията и подлежи на съгласуване с държавната архивна служба преди одобрение.
По този начин, чрез назначаване на лице, отговорно за архива, създаване на ЕК, разработване и одобряване по предписания начинПравилник за архива на организацията, Правилник за ЕК,можете да продължите директно към разработването на номенклатурата на делата. Всички служители на организацията (ръководители на структурни подразделения) участват в този процес, в хода на който се формират документи, които трябва да бъдат включени в номенклатурата на делата.
Колко задължително е наличието на номенклатура на делата в организацията? Възможно ли е без него? Нарушение ли е липсата на номенклатура на делата и каква отговорност предвижда законодателството за подобно нещо?
Без номенклатура на делата е невъзможно да се осигури правилно управление на документите в организацията и съхранението на създадени и натрупващи се документи.Номенклатурата на делата не само допринася за правилната организация на съхранението на документи, определя единна процедура за формиране на дела, помага за решаване на въпросите за придобиване, изследване и подбор за държавно съхранение на основна документация с научно и историческо значение, необходимо е да се осигури ред в деловодството и документооборота на организацията.
В съответствие с чл. 5от Закона за НАФдокументи, събрани вв процеса на дейност на държавни органи, предприятия, институции, организации, независимо от формата на собственост, обществени сдружения, които са съществували и съществуват на територията на Република Беларус и извън нейните граници, физически лица, независимо от източника на тяхното формиране, вида на носителя, мястото на съхранение и формата на собственост,съставляват Националния архивен фонд на Република Беларус, са историческо и културно наследство, собственост на народа на Република Беларус, тяхната документална памети служат за посрещане нуждите на обществото и държавата, реализацията на правата и законните интереси на гражданите.
Следователно чл. 23.37от Кодекса за административните нарушения на Република Беларус(наричан по-нататък -Административен кодекс) предвиждаотговорностза загуба или незаконно унищожаване на документи за постоянно или дългосрочно съхранение от индивидуален предприемач или длъжностно лице, както и за причиняване на непоправими щети върху тях - налагане на глоба в размер на <1 4> от десет до тридесет основни единици Унищожаванена счетоводни документи(документи за предприемаческа дейност) и други документи, необходими за изчисляване и плащане на данъци, до изтичане на установените срокове за тяхното съхранение или тяхното укриване, или друго нарушение на правилата за тяхното съхранение в съответствие с част 2 на чл. 12.1от Кодекса за административните нарушенияводи до налагане на глоба в размерот десет до тридесет и пет основни единици.
Можете да зададете вашите въпроси, като се обадите или пишете в редакцията на списанието. Във възможно най-кратък срок ще препратим въпроса Ви към компетентен специалист в съответната област, който ще изготви изчерпателен отговор за Вас.
Можете също така да зададете въпрос, да обмените опит и просто да обсъдите наболели проблеми с колеги в магазина във форума на списаниетоСекретарски.