Съставяне на архивни описи

дисциплина: "АРХИВИСТИКА"

на тема:Съставяне на архивни описи

Глава 1 Общи понятия за описа и етапите на неговото съставяне

Глава 2 Инвентарен справочен апарат, изисквания за съставянето му

Глава 3 Организация на файлове и документи в инвентара

Списък на използваната литература

Предоставянето на обществото на достоверна ретроспективна информация е една от основните задачи на архивните институции в България на съвременния етап. Ефективността на функционирането на научно-справочния апарат за документите на Архивния фонд на България пряко зависи от качеството на съставянето на архивните справочници.

Особено място в системата на НСА заема архивният опис - основният указател на българските архиви. Описът е един от най-старите архивни справочници: най-ранният достигнал до нас български опис е от XII век. Но най-ценният опит в съставянето на описи и разработването на теоретичните основи на описанието датира от 19 век. Единна форма на архивен инвентар се развива сравнително късно, през 40-те и 50-те години на ХХ век.

За да се осигури придобиването на архива в организацията, се съставят архивни описи за всички случаи на постоянно, временно (над 10 години) съхранение и за персонал, преминал проверка на стойността.

Архивният опис (наричан по-нататък опис) е архивен указател, съдържащ систематичен списък на единиците за съхранение на архивния фонд, колекциите и предназначен за тяхното регистриране и разкриване на тяхното съдържание [1] .

Стойността на инвентара се определя от факта, че архивният инвентар, като счетоводен документ и ръководство за съдържанието, носи голям информационен товар и освен това е основа за съставяне на други видове архивни указатели: каталози,водачи, указатели. Ефективността на търсенето на архивна документална информация до голяма степен зависи от качеството на изготвяне на описи.

Целта на курсовата работа е да се разгледат единните съвременни изисквания за съставяне на архивен опис в съответствие с изискванията на нормативните актове на България. За постигане на целта и разкриване на съдържанието на курсовата работа бяха поставени следните задачи:

= дават обща концепция за инвентара;

= описват структурата на инвентара;

= разгледа методологията за описване на случаи;

= проучване на организацията на делата и документите в рамките на описа;

= разгледайте правилата за съставяне на референтен апарат за описа.

Курсовата работа се състои от въведение, 4 глави, заключение, 4 приложения и списък с литература.

В глава 1 са дадени общи понятия за архивния опис и етапите на неговото съставяне. Глава 2 обсъжда как да опишем единици за съхранение въз основа на стандартизирани елементи на описание. В глава 3 е представена организацията на делата и документите в рамките на описа. Глава 4 е посветена на съставянето на опис и справочен апарат към него.

ГЛАВА 1. ОБЩИ ПОНЯТИЯ ЗА ОПИСА И ЕТАПИ НА НЕГОВОТО СЪСТАВЯНЕ

Описи на дела и документи - архивен указател, предназначен да разкрие състава и съдържанието на единиците за съхранение, да фиксира тяхната систематизация във фонда и тяхното счетоводно отчитане.[2]

Отделно се съставят описи: за случаите на постоянно съхранение; случаи на временно (над 10 години) съхранение; кадрови въпроси; дела, състоящи се от документи, специфични само за тази организация (съдебни, следствени дела, научнитематични доклади и др.).

Отделен опис е списък на делата с независима брутна (редна) номерация.

В организацията във всяка структурна единица се съставят описи ежегодно под прякото методическо ръководство на архива. Според тези описания документите се прехвърлят в архива. Описите, изготвени от структурните подразделения, служат като основа за изготвяне на обобщен опис на делата на организацията, който се изготвя от архива и за който предава делата за постоянно съхранение.

Описите на делата на структурните подразделения се съставят в предписаната форма в три екземпляра и се предават в архива на организацията една година след приключване на делата в деловодството.

= пореден номер на делото (том, част) по описа;

=индекс на делото (томове, части);

= заглавие на делото (том, част), отговарящо напълно на заглавието му върху корицата на делото;

\u003d дати на делото (томове, части);

\u003d брой листове във файла (том, части);

= срок на съхранение на случая.

При съставянето на инвентаризация на делата на структурна единица се спазват следните изисквания:

- заглавията на делата се вписват в описа в съответствие с приетата систематизираща схема въз основа на номенклатурата на делата;

- всяко дело се вписва в описа под самостоятелен пореден номер (ако делото се състои от няколко тома или части, тогава всеки том или част се вписва в описа под самостоятелен номер);

- поредността на номериране на делата в описа - бруто за няколко години; процедурата за присвояване на номера на описи на структурни подразделения се установява в съгласие с архива;

- графите на описа се попълват в строго съответствие с информацията, която е поставена на корицата на делото;

- при въвеждане в описа в един ред дела с еднакви заглавия, заглавието на първото дело се изписва изцяло, а всичкидруги еднородни дела се обозначават с думите "Същите", а другата информация за делата се вписва в описа изцяло (на всеки нов лист от описа заглавието се възпроизвежда изцяло);

- колоната на описа "Бележки" се използва за отбелязване на приемането на делата, особеностите на тяхното физическо състояние, прехвърлянето на делата в други структурни подразделения с позоваване на необходимия акт, наличието на копия и др.

В края на описа, след последната описателна статия, се попълва окончателен запис, който посочва (с цифри и с думи) броя на делата, първия и последния номер на делата според описа на делата, както и уточнява характеристиките на номерирането на делата в описа (наличие на буквени и липсващи номера).

Описът на делата на структурното звено се подписва от съставителя, като се посочва неговата длъжност и се одобрява от ръководителя на структурното звено.

По искане на архива на организацията за описа може да се състави съдържание, списък със съкращения и индекси.

Въз основа на описите на делата на структурните подразделения се съставя годишен раздел от обобщения опис на делата на организацията, чиято подготовка се възлага на архива на организацията под прякото методическо ръководство на съответната архивна институция.

Годишният раздел на консолидирания опис на делата за постоянно съхранение включва заглавията на делата за постоянно съхранение, депозирани през годината в дейностите на структурните подразделения, и заглавията на делата, образувани от документи, отделени от делата с временни срокове на съхранение, които имат маркировка "EPK", и само след проверката им с консолидираната номенклатура за същата година и проверка на правилността на формирането и изпълнението на делата. При необходимост се уточняват заглавията на делата, делата се разделят и оформят наново, когато се установи, че делото е неправилно оформено.

Годишенчаст от обобщения опис на случаите на постоянно съхранение се съставя в предписаната форма. На първия годишен раздел от обобщения опис на делата на фонда се присвоява номер според листа на фонда, всички следващи годишни раздели се изброяват под този номер до образуването на пълен опис.

Заглавията на делата, включени в годишния раздел на сводния опис на делата на постоянно съхранение, са номерирани в брутен ред.

Заглавията на допълнително откритите случаи, в зависимост от техния брой, могат да бъдат въведени в годишния раздел под буквени номера в съответствие с приетата систематизация или в края на годишния раздел.

След вписване в описа на вписванията по постъпване или извеждане на дела се извършва окончателно окончателно вписване, в което се посочват и причините за извършените промени.

Промени в годишния раздел на обобщения списък на делата след одобряване на неговия ЕПК на архивната институция се допускат само след приемане на ЕПК, който е одобрил този раздел, на съответното решение.

За първия годишен раздел на обобщения опис на случаите на постоянно съхранение се съставят предговор и, ако е необходимо, индекси, съдържание, списък със съкратени думи, които съставляват справочния апарат на годишния раздел на инвентара.

Предговорът включва информация за основните дейности и структурата на организацията за периода, обхванат от описа; дава се кратко описание на съдържанието и пълнотата на включените в раздела документи на фонда; посочва наличието на дела, които излизат извън хронологичните граници на фонда; отбелязани са най-характерните групи дела както по видове документи, така и по съдържание; дава се кратко описание на информацията, съдържаща се в описа, за подчинени или по-висши организации; подчертава характеристиките на формирането, описанието и систематизирането на заглавията на случаите, присъствиетосправочен апарат към раздела, основните принципи на неговото съставяне и процедурата за използването му.

Предговорът се подписва от съставителя, като се посочва длъжността и датата на изготвяне на предговора и ръководителя на архива на организацията (лицето, отговорно за архива).