Свързване на фактури и вноски за изчистване

Свързване на фактури и вноски за изчистване

Ключова концепция
Правилната настройка наопциите за обработка ви позволява автоматично да свържете оригиналната фактура и вноските. В системата SAP е възможно и автоматично изчисляване на частично изплатени суми. Автоматичното свързване свежда до минимум възможността за неправилни публикации. Опциите за обработка се дефинират от потребителя. Те включват личните предпочитания на потребителя във FI модула на SAP системата.

Въпреки това, с много проста опция за обработка на входящи данни за плащане, можете автоматично да получите информация за сумите, платени от клиента. Следното е пример за този процес със и без тази опция.

Клиентът получава фактура на стойност 1069,54 евро и извършва две частични плащания по нея на стойност 400 и 450 евро. С други думи, частични плащания са получени и публикувани в системата по-рано. Вече получихме плащане за останалата сума. Плащането се обработва чрез транзакция F-28 (стандартна SAP транзакция за входящи плащания)

Забележка.
Опцията в този пример се отнася не само за транзакция F-28, но и за други транзакции за клиринг на документи. Например, при последваща обработка на извлечения от сметки, транзакция FB05 се използва за присвояване на входящо плащане към фактура. Тази опция засяга транзакция FB05 по същия начин като транзакция F-28.

Искате ли да видите цялата статия?

Харесан от 5 души

1. Бих искал да допълня статията на Кийс по отношение на това как частично изчистените документи се отразяват в отчетите за отделните позиции, използвайки примера на отчет FBL5N. Да предположим, че имаме частичноподравняване (Фиг. 1 ).

Фигура 1. FB05 - Частично подравняване

Ако в отчета FBL5N групирането по полето "Реф. фактура." (REBZG), тогава основният документ и документите за частично подравняване ще попаднат в една и съща група, което от своя страна ще ви позволи да видите остатъка от основния документ директно в отчета, а не по време на подравняването (Фиг. 2 ).

Фигура 2. FBL5N - отчет за редови позиции. (Групиране по поле REBZG)

2. Също така си струва да се отбележи, че често от потребителите се иска да настроят различни представяния на полета при клирингови транзакции (FB05, F-28, F-32, F-44 и т.н.). За да управлявате опциите на полетата, отидете на Настройки > Line Layout и изберете подходящия (Фиг. 3 ).

Фигура 3. FB05 – Избор на опция за представяне на полето.

Забележка
Опциите могат да бъдат конфигурирани IMG > Финансово счетоводство (ново) > Главна счетоводна книга (ново) > бизнес транзакции > Отваряне на изчистване на артикул > Дефиниране на оформление (Фиг. 4 ).

Фигура 4. IMG - полета за настройка на варианти при клирингови транзакции.

3. За различни видове проверки срещу грешни потребителски операции, на етапа на избор на позиции за подравняване, има OpenFI, събитие 940. Например, в рамките на българските решения, подравняването с позицията на баланса строго не се препоръчва. Следователно понякога има смисъл да се въведе забрана за такова подравняване (Фиг. 5 ).

Фигура 5. OpenFI събитие 940. Забрана за подравняване с остатъчната позиция.

4. Бих искал да обърна специално внимание на такава концепция като подравняване 1 към 1. Известно е, че при подравняване, например, на едно плащане и две фактури, документът за подравняване ще бъде сгънат според кодаконтрагент и счетоводна сметка. В случай, че клирингът се извършва в рамките на един и същи контрагент със същите счетоводни сметки, клиринговият документ ще бъде от два елемента (Фиг. 6 ).

Фигура 6. FB05 - Подравняване на едно плащане и две фактури (свито).

В някои случаи се изисква да не се сгъват документи по време на подравняване, а да се извърши подравняване 1 към 1 (Фиг. 7 ).

Фигура 7. FB05 - Подравняване на едно плащане и две фактури (1 към 1).

Този резултат се постига чрез две стъпки:

    Задаване на ключовите полета, чрез които ще се свиват документите за подравняване (Фиг. 8 ).

Фигура 8. IMG - Задаване на ключови полета за подравняване.

Забележка
Тази настройка е направена: IMG > Финансово счетоводство (ново) > Главна счетоводна книга (ново) > бизнес транзакции > Отваряне на изчистване на артикул > Дефинирайте правила за клиринг (Фиг. 4 ).В допълнение към правилата за сгъване на документи за подравняване, тази настройка също ви позволява да копирате ключови полета в документа за подравняване. Което може да бъде полезно в редица случаи (например при формиране на регистър на плащанията).
Осигуряване на уникално попълване на ключови полета. За да работи тази настройка, ключовите полета трябва да са уникални. Например, в полето на документа FI "Референтен ключ 1" (XREF1), можете да замените уникална стойност от брояча (транзакция за поддържане на броячи и диапазони от номера на SNRO). Или копирайте номера на фактурата за продажба чрез просто заместване (транзакция GGB1) (Фиг. 9 ).

Фигура 9. GGB1 – настройка за заместване.

Харесан от 5 души

Досега никой не хареса

И разбира се, трябва да помните за полето REBZG, когатонастройка на задачи върху собствени отчети за ABAP програмисти.

Бих искал да отбележа, че темата на тази статия е косвено свързана с много сложна тема - различни опции за изчистване на отворени позиции (частично плащане и балансова позиция). Надявам се някой ден в списанието да се появи много добра статия по тази тема, която да разкрие:

  1. Плюсове и минуси на всеки метод за подравняване - къде и кога коя опция е по-добре да използвате и защо.
  2. Възможността или невъзможността за използване на двете опции едновременно в рамките на съпоставяне на няколко плащания и фактура.
  3. Проблеми с отчетни или други програми, които могат да произтекат от избора на една или друга опция за подравняване (особено от гледна точка на българската специфика).
  4. Технически неща (таблици и полета), които ще помогнат на програмистите да намерят свързани документи, когато изпълняват своите задачи.