Създайте правила за организатор на съдържание за маршрутизиране на документи
Когато определя как се маршрутизира документ, организаторът на съдържание използва създадени от потребителя правила въз основа на комбинация от типове съдържание и метаданни.
Тази статия описва как да създадете правила за организиране и маршрутизиране на документи и записи. Маршрутизирането на документи може да бъде активирано за всеки корпоративен сайт на SharePoint.
Важно: Преди всичко трябва да активирате организатора на съдържание и да го конфигурирате да маршрутизира записи. За повече информация относно конфигурирането на организатора на съдържание вижте раздела Вижте също.
В тази статия
Стъпки преди създаване на правила
Преди да създадете правила за маршрутизиране на документи, има няколко важни стъпки, които трябва да предприемете.
Активирайте организатора на съдържание.
Типовете съдържание трябва да бъдат съпоставени към маршрутизирани документи. В тях типът съдържание може да бъде част от условията, които определят крайното място за съхранение на документа.
Преглед на маршрутизирането на документи
Документите могат да бъдат насочени към библиотека или папка на сайт на център за записи или към всеки друг тип сайт на SharePoint. По подразбиране документите се поставят в библиотека за разпространение, която се създава автоматично, когато организаторът на съдържанието е активиран. Маршрутизирането на документи включва няколко основни елемента, изброени по-долу.
Целеви библиотеки и папки Администраторите или мениджърите на съдържание на записи създават ръчно библиотеки и папки, където трябва да бъдат пренасочени, и обозначават тези библиотеки като целеви библиотеки с документи.
Типове съдържание на сайта Всеки документ трябва да има тип съдържание и потребителите могат да добавят типове съдържание към съответния сайт ръчно чрез целеви библиотеки.
Документи от библиотеката на дистрибутора, които не отговарят на правилата или липсват необходимитеметаданните ще бъдат изпратени до библиотеката за разпространение, така че потребителите да могат да въведат необходимите метаданни. Можете също така да конфигурирате организатора на съдържание да насочва временно всички изпратени документи към библиотеката за разпространение.
Диаграмата по-долу показва как документите и имейл съобщенията се маршрутизират според определени условия и как документите с липсваща информация се връщат в библиотеката за разпространение.
Създаване на правила за маршрутизиране на документи
За всеки тип запис, който добавяте към списъка за маршрутизиране на запис, трябва да въведете име и описание. Трябва също така да посочите мястото за съхранение на записа. За да сте сигурни, че всички записи от определен тип се насочват към подходящото местоположение, можете да посочите допълнителни имена за типа на записа.
Забележка: Създаването на правила за маршрутизиране на документи изисква права на собственик на сайта или по-високи разрешения.
Отидете до сайта, за който искате да създадете правила за организатор на съдържание.
В панела за бързо стартиране щракнете върху бутона Още..., за да видите опциите за съдържанието на сайта.
От лентата с менюта на приложението изберете Опции.
На страницата Настройки на сайта, в раздела Администриране на сайта изберете Правила на организатора на съдържание.
На страницата Правила на организатора на съдържание щракнете върху бутона Добавяне в секцията Щракнете, за да добавите нов елемент.
В раздела Име на правило въведете име, което описва условията и действията на правилото.
В секцията Сериозност и състояние на правило изберете опцията Активно, за да приложите правилото към входящо съдържание. След това изберете степен на сериозност, която определя как се маршрутизира съдържанието, ако отговаря на повече от едно правилоорганизатор на съдържание. Ако не искате да прилагате това правило към входящо съдържание, изберете опцията Неактивно.
В секцията Прехвърляне на тип съдържание свържете правилото с тип съдържание. След това данните, изпратени до организатора на съдържание, ще посочат избрания тип съдържание и свойствата, използвани в условията на правилото.
Изберете желаната група съдържание. Той определя типовете съдържание, които могат да бъдат избрани в следващата стъпка.
Изберете необходимия тип съдържание.
Ако под различно име за избрания тип съдържание на различен сайт на SharePoint, поставете отметка в квадратчето под Алтернативни имена. След това въведете името, което ще се използва на другия сайт в съответното поле и щракнете върху бутона Добавяне. Списъкът по-долу показва имената на алтернативните типове съдържание.
В раздела Условия изберете условията на правилото, на които трябва да отговарят свойствата на изпращания документ. Например, можете да създадете правило, което да се прилага за всички документи, които имат думата "бюджет" в заглавието си. За да добавите още условия, щракнете върху връзката Добавяне на друго условие.
Забележка: Свойствата от падащия списък със свойства зависят от типа съдържание, който сте избрали в стъпка 6.
В секцията Местоназначение въведете или посочете местоположението, където искате да поставите съдържанието, което отговаря на правилото. За да групирате подобни документи в папки, поставете отметка в квадратчето Автоматично създаване на папка. Например, ако зададете свойство, което изброява всички документи за проекти във вашата организация, можете да конфигурирате организатора да създава отделна папка за всеки проект.