Теоретични основи на поддържане на библиотечен фонд
Счетоводството на библиотечния фонд се определя съгласно установените правила за информация за размера, цената, състава, движението на фонда и тяхното натрупване за количествените и качествени характеристики на неговото състояние. Счетоводството включва всички операции по организираното регистриране на документите, принадлежащи към фонда, от момента на получаването им в библиотеката.
Счетоводството на библиотечния фонд, независимо от методите на неговото поддържане - традиционни или с помощта на компютърни технологии - трябва да гарантира пълнотата и надеждността на счетоводната информация, документирана регистрация на всяко влизане във фонда и изхвърляне от него, съвместимост на методите и формите на счетоводство, тяхната надеждност в условията на използване на традиционни и автоматизирани технологии, съответствие на номенклатурата на счетоводните показатели на библиотечния фонд с подобни показатели на държавната статистика. [1]
Счетоводството е форма на документиран мониторинг на състоянието на BF, който се извършва с цел контрол на неговото качество и безопасност. Счетоводни цели: натрупване на фактическа информация за фонда за по-нататъшен анализ и вземане на решения за неговото подобряване; съставяне на реални модели на фонда, необходими за сравняването им с идеални модели и оценка на качеството на КФ на тази основа; проследяване на движението на документи, за да се гарантира тяхната безопасност. [14]
Документите, в които се води деловодството на БФ, са със статут на финансови документи на строга отчетност и трябва да се съхраняват до ликвидацията на библиотеката. Те трябва да се съхраняват в сейфове, достъпът до тях е строго ограничен. При поддържане на електронни записи е необходима разпечатка на хартиен носител на счетоводни документи.
Задължения за финансиране и логистика на библиотекатапоета от своя основател. Той одобрява устава на библиотеката, който трябва да определя: правен статут, източници на финансиране, основни задачи на дейността, условия за достъпност, имуществени отношения между библиотеката и нейните учредители, процедура за управление. Имуществените и финансови отношения между библиотеката и нейния основател се регулират от действащото законодателство и учредителни документи (член 22 от Закон № 78-FZ).
Библиотеките имат право:
Библиотеките имат предимство при закупуване на документи, публикувани по федерални държавни програми за книгоиздаване, и приоритетно закупуване на документи от ликвидирани библиотеки.[19]
Поради факта, че във всяка библиотека има и се използват не само документи, събрани за задоволяване на информационни заявки, но и документи за други цели, става необходимо да се разграничи кои от тях трябва да бъдат обект на счетоводство и кои не.
Обект на отчитане са всички документи, независимо от техния вид, материална структура, носител и символен характер на информация, както постъпващи в библиотеката, така и излизащи от фонда. Документи, които не подлежат на осчетоводяване като част от фонда: програмни продукти, които са работен инструмент за библиотечните работници; материали, закупени за декорация или друга спомагателна работа, несвързана с придобиването на BF (настолни или стенни календари, плакати и др.); филмови, фото и звукозаписи, предназначени за културни събития; документация за управление на библиотеката; лични документи; материали, създадени от библиотеката на собствена техника без законно обращение.[15]
Резултатът от счетоводното отчитане на БФ е достоверна документирана информация за реалното състояниефонд, който характеризира: обема на фонда и отделните подфондове, както и техния прираст; количествено развитие на БФ през целия период на неговото съществуване; разходна характеристика на БФ; наличието и местонахождението на всеки документ във фонда.[16]
Счетоводната информация за фондовете засяга много аспекти от дейността на библиотеката: рационализира движението на документите в библиотеката; осигурява контрол върху безопасността на фонда; служи като обосновка за изчисляване на размера на необходимия персонал, помещения, финанси и др.; ви позволява да сравнявате обема на колекциите на различни библиотеки, да оценявате ефективността на тяхната дейност и използването на различни видове ресурси в тях; формира основата за планиране на дейността на библиотеката. [11] Обикновено счетоводството се води не само централно, но и от всяко структурно звено, което създава и контролира наличието на собствен подфонд, което дава възможност на ръководителите на отдели да познават по-добре своята част от фонда, улеснява проверката му. Към счетоводството на библиотечния фонд се налагат следните изисквания: задължение за поддържането му от всички библиотеки без изключение; пълнота, т.е. предоставяне на достатъчно информация както за всяка счетоводна единица, така и за групата единици, разпределени по един или друг признак, както и за БФ като цяло. За да отговори на тези изисквания, счетоводството трябва да бъде непрекъснато, т.е. нямат пропуски от самото начало на бране. Необходима е точност и задълбоченост на счетоводството, което се осигурява чрез документиране на получаването и изхвърлянето на всяка единица от КФ. Счетоводството се основава на първична документация (сметки, фактури, касови бележки и др.), която придружава всяко ново постъпване във фонда. При липсата му разписките се документират с акт. Същата правна грамотност изискват и основанията за изключване на документите им от фонда.
точностзависи от точността на воденето на записи. Всички записи трябва да се водят ясно, четливо, без забележки и изтривания. Грешните записи са задраскани, за да можете да прочетете написаното. Верният текст се поставя над задраскания и се заверява.
Отчетността е важна. Незаписан документ има риск от загуба, объркване на технологичните процеси. Също толкова важни са простотата, унифицираността и стабилността на сметките, съвпадението им със счетоводните единици за използване на фонда. Това ви позволява да сравнявате колекциите на различни библиотеки в пространството и времето, да правите изводи за качеството и ефективността на техния дизайн. Счетоводната единица трябва да бъде едно цяло, да отговаря на задачите по поставяне и опазване на фонда и да улеснява проверката му.
Унифицирането на методите, формите и единиците за отчитане на входящите и изходящите документи се осигурява чрез използването на GOST и изпълнението на счетоводните изисквания. [12]