Унифицирани системи за документация (UDS)
Изискванията, установени от стандартите, са задължителни за всички органи на държавната администрация и стопански субекти от всички форми на собственост Всички държавни стандарти са обединени в единна държавна система за стандартизация.
Единната държавна система за стандартизацияе йерархично организирана система за класификация и кодиране на самите държавни стандарти.
Самият комплекс се състои от стандарти за единна документационна система и единна система за класификация и кодиране на технико-икономическа информация:
ГОСТ 6.01.1-87"Единна система за класификация и кодиране на техническа и икономическа информация";
ГОСТ 6.10.3-83„Унификатор на документационната система. Записване на информация от унифицирани документи в комуникативен формат”;
ГОСТ 6.10.4-84„Унификатор на документационната система. Предоставяне на правна сила на докове върху машинен носител и машинограма, създадена с помощта на компютърни технологии. Общи разпоредби“.
ГОСТ 6.10.5-87„Единни системи за документация. Изисквания за изграждане на формуляр-образец.
ГОСТ 6.10.6-87„Единна система за външнотърговска документация. Ключ за оформление»
ГОСТ 6.10.7-90„Единна система за външнотърговска документация. Проверете".
ГОСТ Р6.30-97„Единна система за документация. Система от организационно-административна документация. Изисквания за регистрация на документи»
ГОСТ 16487-83„Канцелария и архивиране. Термини и определения“.
Единни системи за документация (UDS).
- Уеднаквяването се извършва с цел ¯ брой докове, използвани в дейността на предприятията;
- типизация на формата им;
- намаляване на разходите за труд, време и мат за тяхната подготовка и обработка;
- постигане на информационна съвместимост на автоматизирани бази данни.
В основатасъздаването на DDD еметодът на унификация- установяване на еднаквост на състава и формулярите, управленски документи, създадени при решаване на еднотипни управленски задачи.
В същото време се разработват класификатори на техническата икономика и социалната информация, които осигуряват интегрирана автоматизирана обработка на данните, съдържащи се в USD.
В момента е валидно 8 USD:
1. Единна система (US) за организационна и заповедна документация (US ORD);
2. РС на банкова документация;
3. СУ на финансово-счетоводната и отчетно-счетоводната документация на бюджетните учреждения и организации;
4. РС на отчетна и статистическа документация;
5. МС на счетоводна и отчетна счетоводна документация на предприятията;
6. РС на трудова документация;
7. MS документация на Пенсионния фонд на Руската федерация;
8. РС на външнотърговска документация.
Тези класификатори осигуряват интегрирана обработка на данни в автоматизирани информационни системи.
Към момента са разработени и работят 37 общобългарски и общосъюзни класификатори, които продължават да работят.
В зависимост от обхвата на приложение класификаторите се делят на 3 групи:
3. класификатори на предприятия.
По съдържание класификаторите се разделят на 3 групи:
Те включват: общобългарския класификатор (ОК) на стандартите (ОКС), ОК продукти (ОКП), ОК валути (ОКВ), ОК мерни единици (ОКЕИ), стоковата номенклатура на външноикономическата дейност (ТНВЕД).
2. Класификатори на информация за организационни структури.
Те включват: ОК държавни органи. орган и управление (OKOGU), ОК на предприятията и организациите (OKPO), ОК на икономическите райони (OKER), ОК на отраслите на националната икономика (OKONH), ОК на пунктовете за товарене и разтоварване по железопътния, речния, морския, въздушния иавтомобилен транспорт (ОКПВ).
3. Класификатори на информация за населението и персонала.
Предназначен е за решаване на следните задачи:
1. регистрация на формуляри на документи;
2. рационализиране на информационните потоци в националната икономика;
3. намаляване на броя на използваните форми;
4. изключване от обращение на нестандартизирани форми на документи;
5. осигуряване на отчетност и систематизиране на унифицирани формуляри;
6. осигуряване на отчитане и систематизиране на документите въз основа на регистрацията им;
7. контрол върху състава на документите и премахване на дублиране на информация, използвана в областта на управлението;
8. рационална организация на контрола върху движението и използването на унифицирани формуляри на документи.
Обектите на класификацията на OKUD са:
- общобългарски (междуотраслови, междуведомствени) унифицирани форми на документи, утвърдени от министерствата (ведомствата) на Руската федерация, разработчици на единни документни системи (УДС).
OKUD използва имената и кодовите обозначения на унифицираните форми на документи, включени в одобрения DDD. (Пример: 02000002 - единна система за ограничаване на разпространението на документация).
Кодът на унифицираната система се състои от 7 цифри и номер за проверка.
OKUD възприе йерархична класификация с 3 стъпки. Всяка класификационна позиция се състои от 2 блока:
1. идентификационен блок;
2. блок от имена на обекта на класификации.
Унифицираната форма се идентифицира чрез класификация.
След това се изгражда кодът в OKUD. начин:
В кодовото обозначение унифициран. след това се отразяват формулярите на документи. признаци на класификация:
1. 1 и 2 знаци (клас формуляри) - принадлежност на унифициран документ към съответния унифицирандокументационна система;
2. 3-ти и 4-ти знаци (подклас формуляри) - общността на съдържанието на много форми на документи и посоката на тяхното използване;
3. 5, 6 и 7 знака - регистрационният номер на унифицираната форма на документа в класа.
В допълнение, 6 унифицирана система за отчетна документация (клас 06) в допълнение към кодовото обозначение на унифицираната форма на документи. контролният номер и името на формуляра съдържат също индекс и периодичност на подаване поради необходимостта да се осигури приемственост на установените в държавните органи наименования. статистика.
състояние. системи за управленска документация. Основни изисквания към документите.
GSDOUе агрегат. принципи и правила, които установяват единни изисквания за документиране на управленската дейност и организиране на работата с документи в държавните органи. управление на предприятието.
Основните цели на GSDOU:
1. в рационализиране на документооборота на организацията;
2. намаляване на броя и подобряване на качеството на документите;