Управление на промените - Pm-Way

Видео материал "Управление на промените"

Съдържание:

Сценарий на заявка за промяна

Промените са обичаен процес за един проект, дори може да се каже, че са задължителни за изпълнение. Проектът не може да бъде непроменен, тъй като проектът (по дефиниция) е уникален и следователно трябва да бъде коригиран. Ако сте реализирали проект без нито една промяна, можете спокойно да кажете, че това е процес, а това означава, че не е рационално да се прилагат методи и средства за управление на проекта за неговото изпълнение.

Процесът на управление е най-необходим за ръководителя на проекта, тъй като качеството на неговата работа се оценява въз основа на стойностите на показателите: отклонения по отношение на сроковете, отклонения в разходите и отклонения в обемите. Колкото повече действителният план на проекта се отклонява от базовата линия, толкова по-ниско е качеството на работата на ръководителя на проекта и на целия екип по проекта. В същото време тези отклонения могат да бъдат резултат не толкова от работата на екипа, колкото от голям брой промени от страна на заинтересованите страни по проекта. Така че, когато се оценява работата на екипа на проекта, се извършва оценка на исканията за промени, които са дошли в проекта.

Основните инициатори на промяната са заинтересованите страни по проекта. Когато се описват заинтересованите страни в проекта, е необходимо да се определи какви промени може да инициира всяка заинтересована страна в проекта. Процесът на управление на промените зависи от: вида и сложността на проекта, системата за управление на компанията и екипа за управление на проекта. Нека разгледаме един типичен процес на управление на промените:

Генериране на заявка за промяна. Всеки представител от заинтересованите страни има право да генерира искане за промяна. Може да се генерира заявка за промянаадминистратор на проекта въз основа на изискванията на заинтересованите страни.
Регистрирайте заявки за промяна. Администраторът на проекта регистрира заявки за промяна и, ако е необходимо, проверява дали заявката за промяна е попълнена правилно.
Преглед на отворените заявки за промяна. Членовете на екипа на проекта анализират исканията за промяна и описват въздействието на промените върху проекта и разработват дейности за промяна на проекта.
Съгласуване на искания за промяна Администраторът на проекта съгласува със заинтересованите страни, които са инициирали искането за промяна, относно резултатите от анализа на въздействието на промяната. Заинтересованите страни се споразумяват за промени в проекта.
Направете промени в проекта. Ако се вземе решение за извършване на промени, екипът на проекта прилага мерки за извършване на промени в проекта.

Координиране на промените в целия проект

Цялостно управление на промените - Координирайте промените в целия проект.

Процесът на контрол на заявката за промяна е цикличен. Процеси Резултатите от процесите на контрол на проекта се отразяват в отчетите по проекта. Заявките за промяна се инициират въз основа на докладването. В случай на иницииране на каквито и да е промени в съдържанието, сроковете, разходите, рисковете, изискванията за качество, е необходимо да се реализира сценарий за изпълнение на заявки за промяна.

Представеният по-горе сценарий за работа с промени е типичен (шаблон). Когато прилагате този процес във вашата компания, трябва да имате предвид, че промените могат да бъдат различни и съответно сценарият за реакция на тези промени също трябва да бъде различен. По-долу има таблица, която описва два критерия, по които промените могат да бъдат разделени. Първокритерият е спешност, той определя необходимото време за реакция при промени. Вторият критерий е важността, той определя на какво ниво е необходимо да се координират промените, направени в проекта. Ръководителят на проекта определя на кои критерии отговаря входящата заявка за промяна.

1. Изпълнява се по споразумение с ръководителя на проекта 2. Изпраща се при свободно време

1. Изпълнява се по споразумение с ръководителя на проекта 2. Заплаща се при наличие на свободно време, но не по-късно от една седмица

1. Изпълнява се по споразумение с ръководителя на проекта 2. Въведен веднага след откриването

1. Изпълнява се след споразумение с портфолио мениджъра на проекта 2. Изпраща се при свободно време

1. Изпълнява се след споразумение с портфолио мениджъра на проекта 2. Заплаща се при наличие на свободно време, но не по-късно от една седмица

1. Изпълнява се след споразумение с портфолио мениджъра на проекта 2. Въведен веднага след откриването

1. Приложено след консултации с ключови заинтересовани страни 2. Изпраща се при свободно време

1. Приложено след консултации с ключови заинтересовани страни 2. Заплаща се при наличие на свободно време, но не по-късно от една седмица

1. Приложено след консултации с ключови заинтересовани страни 2. Въведен веднага след откриването

По спешност:

Слаба спешност - изпълнява се при наличие на свободно време. Ниска спешност се присвоява на заявки за промяна, които все още не са критични за проекта. Всеки участник в проекта може да види рисково събитие, което застрашава проекта и да предложи промени в проекта. В зависимост от степента на заплаха ръководителят на проектавзема решение относно разработването на мерки за предотвратяване на възникването на рисково събитие и предлага тези мерки да бъдат включени в графика на проекта. Обсъждането на тази промяна може да се направи на следващата среща на екипа по проекта.
Средна спешност – изпълнява се след следващата среща. При средна спешност рисковото събитие настъпва през следващия период на изпълнение (следващата седмица). Необходимо е да се вземе решение за промени на следващото заседание на екипа на проекта или съвета за управление на проекта (в зависимост от важността).
Голяма спешност - изпълнява се незабавно. Рисковото събитие вече е настъпило и е необходимо спешно да се направят промени в проекта. За заявки от тази група може да бъде свикана извънредна среща на екипа на проекта или борда за управление на проекта (в зависимост от важността).

По важност:

Регистър на заявка за промяна

Най-лесното решение за създаване на регистър на искания за промяна е да използвате MS Excel. Недостатъкът на този подход е липсата на публичен достъп до регистъра. Най-ефективният подход е да използвате MS Project WebAccess или MS Project Online.

Задължителните полета на заявка за промяна трябва да бъдат:

Име на заявката за промяна. Това поле дава краткото име на заявката за промяна, уникално за целия списък от заявки.
Промяна на инициатора на заявка. Това поле показва фирмата и позицията на заинтересованата страна, която е инициирала заявката.
Дата на започване. Това поле указва датата, на която искането за промяна е регистрирано в регистъра.
Отговорен за извършване на промени. По подразбиране това поле указва ръководителя на проекта. Той можеделегирайте промени на други членове на екипа на проекта.
Състояние. Полето за спешност указва текущото състояние на заявката. Това поле може да съдържа следните стойности: текущо, затворено, завършено
Спешност. Описанието на това поле е дадено в предишния параграф.
Важност. Описанието на това поле е дадено в предишния параграф.
Разходи за труд за извършване на промени в проекта. Определете колко време ще отнеме на екипа по проекта да направи промени в проекта.
Влияние върху продължителността на проекта. Това поле показва как ще се промени продължителността на проекта, когато бъдат направени предложените промени.
Влияние върху разходите по проекта. Това поле показва колко ще се променят разходите по проекта, когато бъдат направени предложените промени.

Използването на споделен регистър на заявки за промяна работи ефективно във връзка с процеса на издаване на проекта.

Този материал се разглежда при практически обучения на ресурса за онлайн курсове.