Управлявайте чужда поща и елементи от календара – Поддръжка на Office
Има два начина за работа с папките на Outlook на друго лице - споделяне на папки и делегиране на правомощия.
Сделегиран достъпвие давате разрешение на някого да извършва действия от ваше име. Например, може да имате асистент, който трябва да създава и отговаря на искания за срещи вместо вас. Някои асистенти могат също така да проверяватвходящата кутияна мениджъра и да изпращат имейли от името на мениджъра.
Забележка:Тази статия предполага, че сте предоставили разрешения за делегиран достъп на някого. За повече информация относно делегирания достъп вижте Предоставяне на разрешение на друг потребител да управлява собствената си поща и календар.
В тази статия
Добавяне на пощенска кутия на друг потребител към вашия профил
Ако често взаимодействате с папките на Exchange на друг потребител, може да искате да добавите тяхната пощенска кутия на Exchange към вашия профил в Outlook. В този случай всеки път, когато стартирате Outlook, пощенската кутия на другия човек ще се отваря автоматично. Тази пощенска кутия се появява в областта на папките под папките на вашата пощенска кутия на Exchange.
Забележка:Потребителят, който споделя пощенската кутия, трябва също така да предостави разрешение заПреглед на папкана основната папка на пощенската кутия на Exchange.
Инструкции за предоставяне на разрешение за преглед на папка
Като мениджър направете следното в Outlook:
Щракнете с десния бутон върху главната папка на пощенската кутия на Exchange и изберете Разрешения за папка.
Щракнете върху името на делегата.
В групатаРазрешенияв списъкаДругипоставете отметка в квадратчетоПреглед на папка.
Натиснете бутонаOK.
Като делегат направете следното в Outlook:
Щракнете върхуФайл>Настройване на акаунти>Създаване на акаунти.
В разделаОщев групатаОтваряне на допълнителни пощенски кутиищракнете върху бутонаДобавянеи въведете името на пощенската кутия, която искате да добавите към вашия потребителски профил. Ако не знаете името на тази пощенска кутия, свържете се с потребителя, предоставил правата за достъп.
Отваряне на папки на друг потребител
Изберете командаФайл>Отваряне и експортиране>Папка на друг потребител.
Съвет:За да избегнете това в бъдеще, вижте Добавяне на пощенска кутия на друг потребител към вашата област с папки в раздела Добавяне на пощенска кутия на друг потребител към вашия профил на тази статия за инструкции как да добавите пощенска кутия на друг потребител към вашата област с папки.
В полетоИмевъведете името на потребителя, който е споделил кутията или е предоставил права за достъп, или щракнете върху полетоИме, за да изберете потребителско име от списъка.
В списъкаТип папкаизберете папката, която искате да отворите.
Изпращайте или отговаряйте на искания за срещи от името на друго лице
ИзберетеФайл>Настройване на акаунти>Прехвърляне на права за достъп.
Щракнете върху бутонаДобавяне, след това въведете или изберете име на делегат и щракнете върху бутонаДобавяне.
Направете едно от следните.
В диалоговия прозорецПрава за делегиранедайте на делегата разрешениеРедактор (може да преглежда, създава и променя елементи)в папкатаКалендарна мениджъра.
Натиснете бутонаОК,за да затворите диалоговия прозорецПрава на представители поставете отметка в квадратчетоСамо до моите представители, но ми изпращайте копияилиСамо до моите представители.
За да отговорите на искане за среща, изпълнете следните стъпки:
Ако искането за среща не е изпратено директно до делегата, отворетеВходяща кутияна другия потребител.
Отворете поканата за среща.
Натиснете бутонаПриемам,СъмнителноилиОтхвърлям.
За да изпратите заявка за среща, изпълнете следните стъпки:
Отворете календара на друг потребител.
В разделаНачалов групатаНовоизберетеНово събрание.
Посочете участниците, темата, мястото, началния и крайния час на срещата.
Създайте или отговорете на имейл съобщение от името на друг потребител
В изгледаMail, в разделаHomeизберетеCompose Message.
В разделаОпциив групатаПоказване на полетащракнете върху бутонаОт.
В полетоОтвъведете името на потребителя, от чието име се изпраща съобщението.
Добавете получателите, темата и съдържанието на съобщението както обикновено.
За да отговорите на имейл съобщение, направете следното:
В пощенската кутия на другия потребител изберете съобщението, на което искате да отговорите от негово име.
НатиснетеНачало(ако имате отворено съобщение, натиснетеСъобщение) и след товаОтговор,Отговор на всичкиилиПрепращане.
В разделаОпциив групатаПоказване на полетащракнете върху бутонаОт.
Добавете получателите, темата и съдържанието на съобщението както обикновено.
Изпращане на имейл съобщение от името на група
В изгледаMail, в разделаHomeизберетеCompose Message.
В разделаОпциив групатаПоказване на полетащракнете върху бутонаОт.
В полетоОтвъведете името на групата, от името на която се изпраща съобщението.
Добавете получателите, темата и съдържанието на съобщението както обикновено.
Запазване на изпратени съобщения в папка Изпратени на друг потребител
Когато делегат изпраща имейл съобщения и искания за среща от името на мениджър, копие на всеки изпратен елемент се съхранява в папкатаИзпратени елементина делегата.
Освен това мениджърът може да предостави на делегата разрешение за достъп до тяхната папкаИзпратени елементи. В този случай делегатът ще може да премества или копира съобщения от своята папкаИзпратени елементив папкатаИзпратени елементина мениджъра.
Следват стъпките, които един лидер трябва да предприеме.
В областта на папките (областта на папките) щракнете с десния бутон върху папката Изпратени елементи.
ИзберетеСвойства.
В разделаРазрешениящракнете върху името на делегата.
В групатаРазрешенияв списъкаНивощракнете върхуРедактор (може да преглежда, създава и променя елементи).
Натиснете бутонаOK.
Ако сте добавили пощенска кутия на мениджър към вашия профил, неговата папкаИзпратени елементище се появи в областта на папките (областта на папките) на делегата под Пощенска кутия - Мениджър.