Услуги за управление на дизайнерско студио
Максим, мога ли да кажа няколко думи за това, което прави вашата компания?
Обичаме да правим готини уебсайтове и стилове на брандиране. Имаме ясни процеси, в които вярваме и работим. Всичко е в този район отдавна, но под един покрив от 2012 г. Ние сме много различни, но все пак заедно. Доверяват ни се както SEZ Alabuga, Danaflex, ICL Services, Kazan Arena, така и магазини, строителни и търговски фирми и дори медии. За нас всички проекти са важни и големи. Сред последните е онлайн вестникът Реално время, от корпоративната идентичност до бекенда на уебсайта.
Какви услуги използвате в работата си и за какви цели?
Ние събираме и съхраняваме информация за проекти и комуникираме с клиенти в Basecamp. На същото място създаваха затворени дискусии по проекти, само за своите, но в крайна сметка ги разделиха тези неща и отидоха в Slack. Там комуникираме в рамките на работните групи за всеки проект. Но ние управляваме проекти и проследяваме времето по задачи в Planiro. Между другото, развитието на компания от нашия град Казан.
Пощата е в Gmail. Различните специалисти го използват по различен начин. Дизайнери - да изпращат оформления на арт директора за одобрение и като допълнителна книга със задачи. PR-мениджър - за комуникация с външна аудитория, медии и партньори. В други случаи - да съгласува някои решения с ръководството или да изпрати официални документи. В допълнение, ръководителите на проекти и ръководството използват системата "Clean Box" (Пощенска кутия), останалите управляват в браузъра или чрез приложения.
Използваме amoCRM, за да следим клиентите и продажбите. Разполагаме със собствен склад. Използваме и Google Документи.
Използвате ли диспечери на задачи? Помага ли?
Да Планиро.Помага на мениджърите да видят всички задачи и техния статус, да изчислят времето за бъдещи проекти, да качват подробни отчети за анализ. В бъдеще ще изчисляваме бонуси за служителите по тях. Специалистите виждат своя план за деня, седмицата и месеца, посочват самите състояния, показват резултата от работата.
Използвате ли месинджър в екип?
Често използваме Skype за комуникация с клиенти от други градове. Разговаряме помежду си по Skype и WhatsApp. И то много. Кой е досаден - те изключват известията и не препрочитат цялата кореспонденция. Някой, напротив, е толкова спокоен, междувременно се забавлява и в същото време научава нещо ново. Студио като нашето е полезно и за двамата. И въпреки че сме фенове на мрежата на работа и в живота, не можем да отидем никъде без комуникация на живо.
Basecamp и Planiro са сходни по работа или не?
Можете ли да ми кажете какви са полезните функции в тези три системи за вашата компания?
Изглежда, че дизайнерските студия могат да бъдат основните експерти при избора на системи. Защото освен да задоволяват задачите ни в бизнеса, е важно те да бъдат красиви, измислени до най-малкия детайл и бързи. За да се виждат бутоните, където е необходимо. За бързо намиране на желания проект и дискусионна тема. Така че всички файлове са прикачени наведнъж и има предварително зареждане. И така нататък. Когато цялата работа е в "облаците", ненужните дразнители са безполезни. Дизайнът не е корицата, а основата. Ако обичате да работите в системата, тогава разработчиците са направили всичко правилно.
Тези три услуги интегрирани ли са помежду си? Били ли са свързани със Slack?
Как използвате Google Документи и колко активен сте?
Цялото съдържание за проекти се събира, редактира или пише от нулата от копирайтър в Google Документи. След това съдържанието се съгласува и използва от целияработна група - от прототипа до работния обект. Авторът на документа предоставя необходимите права на другите участващи участници. Има календари за събития, корпоративен план, дори някои бюджети. А също и нови анкети и стандартни въпросници за служители при кандидатстване за работа.
Slack, Skype, whatsapp. Не искате ли просто да ги комбинирате?
Напротив, да се разделим е решението. Отначало имаше само Skype, но там всички въпроси бяха смесени. Важното не се намира или лесно се прескача от важно на маловажно. Сега Skype е само за неофициална комуникация в офиса, WhatsApp е за комуникация в свободното ви време от вашия мобилен телефон. Ние сме много приятелски настроени, така че изпращането на снимки от почивка или нещо интересно от разходка из града е обичайно нещо. Имахме Slack не толкова отдавна, но вече показва висока ефективност. Има вътрешна дискусия само по работа и по конкретни проекти.
Доволни сте от всички услуги, искате ли да смените поне една от тях?
Сменяхме проблемника много пъти, надявам се повече да не го правим. Те се опитаха да заменят WhatsApp с Telegram, но се отдадоха на стикери и го изоставиха. Но май все пак ще го сменим, че не издържа.
Плащате за облаци или използвате безплатни планове?
Ние плащаме за услугите на Basecamp, Planiro, amoCRM и Google.
Използвате ли облаци само на работа или за всичко?
Домакински, корпоративни проблеми и забавления в облаците. В Slack имаме например Smart Morning канал. Това е името на нашето вътрешно образователно събитие. Там обсъждаме предстоящи теми, идеи, предложения.
Почти всички служители използват други облаци за личен бизнес, главно съхранение и поща. Ако някой сподели бележка от Evernote, например, няма да сме на загуба. Но и ние няма да го приемем като работен документ. Необходимост от споделянесистеми.
Приблизително колко пъти на ден се свързвате с тях?
Това е като средната температура в болница. Общо взето сутрин всеки проверява всичко, вижда плана за деня и след това според нуждите. Мениджърите изобщо не напускат Planiro и Basecamp. Всеки има конфигурирани известия от системи и чатове, както е необходимо и удобно за всеки. Работата в екип на дизайнерско студио извън „облака“ е кошмар. Тук няма какво да сравняваме. Колкото повече области автоматизираме, толкова по-бързо върви работата.
Кои други области бихте автоматизирали в работата си?
Стига засега. Смятаме, че намерихме оптималния комплект. И хората трябва да се адаптират. Но разработчиците на "облаците" не спят. Ако утре се появи някакъв сервиз, който обещава да го прати на седмото небе, тогава всеки ще трябва да отиде там и да тества. Без това не е ясно дали тази среда ни устройва. Основното е, че служителите ви подкрепят. Това не може да бъде автоматизирано. Както и дизайн. Така че всеки специалист има свой собствен набор и настройки.
Не всички компании преминават към облака. Мислите ли, че това влияе на скоростта им?