Видове контрол предварителен, текущ, окончателен
Контролът е критична и сложна управленска функция. Една от най-важните характеристики на контрола, която трябва да се вземе предвид на първо място, е, че контролът трябва да бъде всеобхватен.
Контролът не може да остане единствено прерогатив на управителя, определен за "контрольор" и неговите помощници. Всеки ръководител, независимо от неговия ранг, трябва да упражнява контрол като неразделна част от служебните си задължения, дори и никой да не му е поверявал това специално.
Има три основни вида контрол: предварителен, текущ и окончателен.
Предварителен контрол. Този вид контрол се нарича предварителен, защото се извършва преди реалното започване на работата.
Основното средство за осъществяване на предварителен контрол е прилагането на определени правила, процедури и линии на поведение. Тъй като правилата и линиите на поведение са разработени, за да гарантират изпълнението на плановете, стриктното им спазване е начин да се гарантира, че работата се развива в дадена посока. По същия начин, писането на ясни длъжностни характеристики, ефективното съобщаване на целите на подчинените и набирането на квалифицирани хора в административния апарат на управлението ще повишат вероятността организационната структура да работи по предназначение. В организациите предварителният контрол се използва в три ключови области – по отношение на човешките, материалните и финансовите ресурси.
Предварителният контрол в областта на човешките ресурси се постига в организациите чрез задълбочен анализ на онези бизнес и професионални знания и умения, които са необходими за изпълнение на определени длъжностни отговорности иподбор на най-подготвените и квалифицирани хора. За да сте сигурни, че наетите работници ще могат да изпълняват възложените им задължения, е необходимо да се установи минимално приемливо ниво на образование или трудов стаж в тази област и да се проверят документите и препоръките, представени от наетите. Също така е възможно значително да се увеличи вероятността за привличане и задържане на компетентни служители в организацията чрез определяне на справедливи размери на плащания и компенсации, провеждане на психологически тестове, както и чрез многобройни интервюта със служителя в периода преди наемането му. В много организации предварителният контрол на човешките ресурси продължава и след назначаването им по време на обучението. Обучението ви позволява да определите какво допълнително трябва да се добави както към мениджърския екип, така и към обикновените изпълнители към знанията и уменията, които вече имат, преди да пристъпят към реалното изпълнение на задълженията си. Курсът за предварително обучение увеличава вероятността наетите работници да работят ефективно.
текущ контрол. Както всъщност следва от името му, текущият контрол се извършва директно в процеса на работа. Най-често неговият обект са подчинените служители, а самият той традиционно е прерогатив на прекия им началник. Редовната проверка на работата на подчинените, обсъждането на възникващи проблеми и предложенията за подобряване на работата ще отстранят отклоненията от плановете и инструкциите. Ако се позволи на тези отклонения да се развият, те могат да се превърнат в сериозни затруднения за цялата организация.
Текущият контрол не се извършва буквално едновременно с изпълнението на самата работа. По-скоро се основава на измерване на действителноторезултати, получени след извършване на работа, насочена към постигане на желаните цели. За да се извършва текущо управление по този начин, управляващият апарат се нуждае от обратна връзка.
Системи за обратна връзка. Обратната връзка е информация за получените резултати. Най-простият пример за обратна връзка е съобщение от шефа до подчинените, че работата им е незадоволителна, ако той вижда, че правят грешки. Системите за обратна връзка позволяват на ръководството да идентифицира много непредвидени проблеми и да коригира поведението си, така че организацията да не се отклони от най-ефективния път към възложените й задачи.
Всички системи за обратна връзка:
2. Използвайте външни ресурси.
3. Преобразувайте външни ресурси за вътрешна употреба.
4. Следете за значителни отклонения от планираните цели.
5. Коригирайте тези отклонения, за да осигурите постигането на целите.
Финален контрол. Мониторингът използва обратна връзка от самата работа, за да постигне необходимите цели и да разреши проблеми, преди да стане твърде скъпо. Като част от финалния контрол се използва обратна връзка след свършената работа. Веднага след завършване на контролираната дейност или след предварително определен период от време действително получените резултати се сравняват с изискваните.