Внедряване на електронна система за управление на документи във въпроси и отговори #въведение #EDMS #ECMJ

В тази статия ще подходим къмелектронните системи за управление на документипо-широко, без да акцентираме върху конкретни продукти, и ще се опитаме да отговорим на най-важните въпроси, които възникват при внедряването насистеми за електронно управление на документи(EDMS).

Въпрос 1.Кога и защо е необходимо въвеждането наелектронни системи за управление на документи?

Днес автоматизацията на работния процес е толкова необходима, колкото автоматизацията на счетоводството в средата на 90-те години. Има много причини за това. Първо, информацията трябва да се обработва възможно най-бързо и ефективно, понякога информационните потоци са не по-малко важни от материалните. Второ, загубата на информация или попадането й в грешни ръце може да струва много скъпо. Има редица проблеми, общи за тези организации, където документите се обработват по традиционния начин:

Въвеждането наелектронна система за управление на документиви позволява да разрешите всички тези проблеми, както и:

осигурява координираната работа на всички отдели;
опростете работата с документи, повишете нейната ефективност;
повишаване на производителността на служителите чрез намаляване на времето за създаване, обработка и търсене на документи;
повишаване на ефективността на достъпа до информация;
ще позволи диференциране на правата на достъп на служителите до информация.

Заключение: автоматизацията на работния процес е необходима във всяка организация, независимо от мащаба и вида на собствеността. Внедряването на EDMS трябва да започне веднага.

Въпрос 2.Избор насистема за управление на електронни документи– сладки песни на производители и доставчици.

Сега трябва да вземете решение за избора на система. В предишна статия ниекласифицирани съществуващи продукти за автоматизиране на работа с документи. Нека си припомним класовете системи:

системи за офис автоматизация и управление на документи
системи за управление на работния процес
системи за организиране и управление на архиви с документи
електронни системи за управление на документи

Всяка система решава определен клас проблеми. Така че от системата за автоматизация на офиса не трябва да се очаква пълноценно маршрутизиране на работните потоци.

ERP клас системите заслужават специално внимание - често следните думи се чуват от потенциален клиент: "ние внедряваме ERP система и няма да внедрим система за автоматизация на предучилищна възраст." Съществува погрешно мнение, че ERP системите решават всички проблеми на работния процес. Това не е така - ERP системите са предназначени да автоматизират производствения работен процес, а не управлението и най-ефективното решение е интегрирането на ERP система и система за автоматизация на предучилищна възраст.

Всеки производител на системи твърди, че неговите продукти са най-функционални, най-удобни и най-ефективни. Често се случва така - клиентът идва с много специфичен проблем, след като го изслуша, производителят говори за своята суперсистема, която веднага ще реши този и всички други проблеми. В резултат на това клиентът харчи пари (често много) за внедряване на система за автоматизация и не получава това, което иска. С всичко това софтуерният продукт може да бъде наистина добър, но първоначално е предназначен за решаване на проблеми от различен клас.

Ще се опитаме да дадем някои препоръки, които, надяваме се, ще помогнат да се избегнат много типични грешки.

Съвет #1- решете какъв вид задачи искате да поверите на системата за автоматизация. Ако в държаватаорганизацията няма специалисти, способни самостоятелно да определят класа на желаната система, по-добре е да потърсите помощ от консултант. За начало можете да разгледате ревютата, публикувани в специализираната преса и на някои сайтове в Интернет.

Съвет #2- след като определите какъв клас система трябва да търсите, проучете, ако е възможно, всички оферти, изберете системи с функционалността, от която се нуждаете, но такива, които могат да бъдат допълнително разширени чрез добавяне на нови функции.

Съвет #3- Свържете се с техник. Възможностите на системата се определят до голяма степен от софтуерната и хардуерната платформа, на която системата ще работи. Не трябва да мислите, че EDMS, в която СУБД не поддържа репликация, а пощенският сървър на известна компания от Редмънд се използва като транспортна среда, ще реши ефективно задачите за управление на документи в географски разпределени организации.

Съвет #4- изберете системи, които са лесни за настройка, разширяване и мащабиране (т.е. осигуряват защита на инвестициите), които са лесни за използване и имат ергономичен потребителски интерфейс.

Съвет #5- тествайте системата в действие. Със сигурност производителят има демо версия или опция за разпространение с лицензи за оценка - инсталирайте системата у вас и я тествайте в действие, преди да я купите. Между другото, някои производители предоставят безплатна техническа поддръжка по време на периода на оценка.

Съвет #6- Не е нужно да купувате мощна скъпа система веднага. Процесът на автоматизиране на една организация може да се осъществи на етапи - в началото можете да внедрите проста система, която може да бъде доразвита чрез мащабиране и добавяне на нови функции.

Извод: купете каквокакво подхожда на вашата организация. Определете класа на необходимата система, необходимата функционалност, в случай на невъзможност за самостоятелен избор, свържете се с консултант.

Въпрос 3.Изпълнение - етапи, срокове, пари.

Този въпрос е логично продължение на предишния - някои изпълнители често казват, че ще внедрят системата възможно най-скоро, на етапи, като в същото време ще се опитат да изтръскат максималните възможни пари от клиента.

Времето за внедряване на системата зависи от много фактори. Изброяваме основните:

Системен клас. Системата за автоматизация на офиса, състояща се от едно работно място на секретаря, ще отнеме една седмица, през която секретарят ще бъде обучен да работи със системата. Въвеждането на клас ERP система може да отнеме цяла година и не е необходимо броят на работните станции да е голям.
Мащабът на внедрената система. Срокът за внедряване на системата със сигурност зависи от броя на работните станции и сървърите, на които ще работи системата – необходимо е обучение на потребителите, инсталиране и конфигуриране на софтуер на всички персонални компютри и сървъри.
Персонализиране на системата. Адаптирането на системата в съответствие с изискванията на клиента (понякога се използва терминът "персонализация") е възможно по два начина - чрез настройка и промяна на програмния код. Ако системата се адаптира чрез промяна на настройките, процесът на адаптация е по-бърз.

Процесът на изпълнение се състои от няколко етапа. Основните етапи са следните:

Проучване на организационната структура на предприятието, идентифициране на основните бизнес процеси, работни процеси и формално описание на потока от документи.
Съставяне на номенклатурата на документите, оформяне на справочници и класификатори, изготвяне на инструкции.
Адаптиране на системата въз основа на информацията, получена по време на фазата на проучването.
Инсталиране и конфигуриране на софтуер и пробна експлоатация.
Окончателна настройка на системата, като се вземат предвид недостатъците, установени по време на пробната експлоатация.
Обучение на персонала на организацията.

Някои от тези стъпки може да се изпълняват паралелно. Особено внимание трябва да се обърне на процеса на обучение на персонала, не трябва да пестите пари за него, тъй като в случай на неподготвен персонал дори най-модерната система, която е идеална за вашата организация, ще бъде неефективна.

В зависимост от изброените по-горе фактори внедряването на системата може да отнеме от една до две седмици до шест месеца. Внедряването на система за управление на ресурсите на предприятието може да отнеме година или повече.

Цената на системите заслужава специално внимание. Основното правило е следното: системите от един и същи клас струват приблизително еднакво.

Цената на системата зависи от няколко фактора: класа на системата, функционалните и технологични възможности на представителната система от даден клас, мащаба на внедряваната система. Цената на системата не е само цената на софтуерните лицензи - работата, извършена на един или друг етап от процеса на внедряване, също ще изисква средства, а сумата, изразходвана за внедряване, може значително да надвиши общата цена на лицензите на необходимия софтуер. Следващият много важен фактор, влияещ върху крайната цена на системата, е размерът на разходите за експлоатация, поддръжка и техническа поддръжка на системата.

Изводи. Системите от един и същи клас струват приблизително еднакви, общата цена на системата се определя не само от цената на софтуерните лицензи. Не го прависпестете от процеса на внедряване - ефективността на системата в по-голямата част от случаите зависи от правилния избор на системата и правилния процес на внедряване.

Въпрос 4.Мит или реалност е икономическата ефективност?

Напоследък въпросите за икономическата ефективност на системите за автоматизация се повдигат все по-често в пресата, в материалите на специализирани сайтове в Интернет и в книгите. Доста трудно е да се определи количествено икономическата ефективност от въвеждането на система за автоматизация, тъй като е необходимо да се вземат предвид голям брой фактори и да се обработва значително количество информация. Колкото по-сложна и по-голяма е системата, толкова по-трудно е да се определи количествено нейната рентабилност. Въз основа на емпирични данни, чрез експертен анализ, съчетан с факторен анализ, е възможно да се оцени точно икономическият ефект, но ние няма да се спираме на математически изчисления и да се опитаме да идентифицираме основните фактори, влияещи върху икономическия ефект. При разглеждане на необходимостта от въвеждане наелектронни системи за управление на документи, ние идентифицирахме основните ползи, които една организация получава от внедряването на системата. Ако системата е избрана правилно и процесът на внедряване е успешен, тогава чрез намаляване на времето за извършване на рутинни операции по работа с документи служителите на организацията могат да използват работното си време по-ефективно и да извършват повече работа. Комплексните системи ви позволяват да оптимизирате дейността на отделните отдели и на цялата организация като цяло. Много системи предоставят аналитична информация, която се използва за вземане на много важни управленски решения.

Има и други също толкова важни предимства, които системата за автоматизация ще осигури. Тези ползи не винаги се проявяват вявно, но със сигурност се отразяват и върху ефективността на организацията като цяло - повишава се нивото на професионална подготовка на персонала, нарастват амбициите на служителите, възпитава се култура за използване на съвременни информационни технологии.

Извод: въвеждането на система за електронен документооборот дава значителен икономически ефект, но количествената му оценка е сложен процес, тъй като трябва да се вземат предвид много фактори. Икономическият ефект до голяма степен се определя от правилния избор на системата и процеса на внедряване.

Обобщавайки нашите разсъждения, бих искал още веднъж да насоча вниманието на бизнес лидерите, служителите на службите за поддръжка на управленска документация и други специалисти към следните точки: Днес е необходимо въвеждането на системи за автоматизация. Системата за автоматизация на работния процес осигурява реални ползи и реален икономически ефект. Много е важно да изберете правилната система и не трябва да пестите от процеса на внедряване. Цената на системата се определя преди всичко от нейната принадлежност към определен клас. Продължителността на процеса на внедряване зависи от сложността на системата и може да варира от една седмица до година или повече.