Вътрешно одобрение на документи

Свързани статии

В процедурата по изготвяне на документи важна роля играе координацията - разглеждане на изготвения проект на документ от заинтересованите страни. Съгласуването на документите може да бъде вътрешно (съгласуване на проекта на документ с длъжностни лица и служители на организацията) и външно (съгласуване на проекта на документ с други организации).

В процедурата за изготвяне на документи важна роля играе координацията - разглеждане на изготвения проект на документ от заинтересованите страни. Съгласуването на документите може да бъде вътрешно (съгласуване на проекта на документ с длъжностни лица и служители на организацията) и външно (съгласуване на проекта на документ с други организации).

Вътрешното одобрение се нарича също наблюдение, а знакът за вътрешно одобрение, поставен върху документ или лист за одобрение, се нарича виза. Помислете за характеристиките на вътрешната координация на документите.

Кръг от лица, одобряващи документа

Одобрението на документа се извършва преди подписването или одобряването на документа. Ръководителят на организацията, подписваща или одобряваща документа, трябва винаги да обръща внимание на наличието на необходимите визи върху документа. Одобрението на документа от всички заинтересовани страни е необходимо за вземане на правилното управленско решение, което позволява да се подобри качеството на взетите решения и отговорността на служителите на организацията за тяхното изпълнение.

Всички документи, съдържащи управленско решение, взето единствено от ръководителя, са одобрени, например правила, разпоредби, инструкции, наредби, персонал, заповеди, заповеди, инструкции, договори (граждански, трудови), бизнес писма, актове, сертификати, меморандуми и бележки и др.

Документи, които отразяватколегиална дейност - дейност по съвместно вземане на решения, например резолюции, решения, актове.

Кръгът на лицата, които одобряват документа, се определя от изпълнителя (отговорен изпълнител). По правило в одобряването на проектодокумента обикновено участват длъжностни лица, които са компетентни да разглеждат повдигнатите въпроси, и лица, които ще изпълняват взетите решения.

Например поръчките за основната дейност по правило се одобряват:

ръководителят на отдела, изготвил проекта на документа;
ръководители на заинтересовани отдели (изпълнители);
правно обслужване;
заместник-ръководител на организацията;
обслужване на управленска документация.

Заповедите за персонала по правило се заверяват от:

Бизнес писмата се заверяват:

Ако по време на процеса на одобрение в проекта на документ са направени значителни изменения, допълнения, коментари, документът подлежи на преразглеждане от изпълнителя, след което подлежи на повторно одобрение.

Процес на одобрение на документи

Визите могат да бъдат поставени: върху самия документ (на лицевата страна на последния лист на документа под подписа), на гърба на последния лист на документа или на отделен лист за одобрение (одобрение).

При разглеждане на административни документи визата най-често се поставя на гърба на последния лист на документа (оригинал) или на отделен лист за одобрение. Листът за одобрение се съставя, както следва:

проект на заповед „О…“

Име на длъжността на лицето Подпис, дата И.О. Фамилия

Под визи и посочване на изпълнителя в одобрения лист,изпрати информация за разпространението. Обикновено се форматира, както следва:

РАЗПРОСТРАНЕНИЕ: (или: БЮЛЕТИН)

Длъжност, фамилия на служителя, ако е необходимо - броят на копията.

Одобрителният лист е неразделна част от документа и се поставя във файла за съхранение заедно с документа.

Ако основният документ (заповед, заповед, правила, инструкция, регламент и др.), Подлежащ на одобрение, има приложения, всяко приложение се заверява от ръководителя на изпълнителното звено.

В съответствие с ГОСТ Р 6.30-2003 „Унифицирани системи за документация. Единна система за организационна и разпоредителна документация. Изисквания за оформяне на документи” визата включва: подпис и длъжност на одобрилия документа, декодиране на подписа (инициали и фамилия), дата на подписване.

Началник търговски отдел

Ако длъжностното лице, което одобрява документа, има коментари по проекта на документа или по принцип не е съгласен с предложеното решение, визата се издава, както следва:

Началник търговски отдел

Визата може да включва и други записи, например:„Не съм съгласен с проекта“, „Имам забележки“, „Съгласен съм с коментарите и допълненията“и др. Становището на длъжностното лице се съставя на отделен лист под формата на удостоверение и заедно с проекта се връща на изпълнителя за преразглеждане. Изпълнителят може да се съгласи с коментарите и да ги вземе предвид при финализирането на проекта на документа, но може да остане при предишното си становище и да не вземе предвид направените коментари. Ако по време на финализирането на проекта останат неотчетени коментари, изпълнителят е длъжен да ги предаде на управителя заедно с окончателния проектодокумент, тъй като окончателното решение винаги принадлежи налидер. Възможно е управителят да се съгласи със становището, което не е взето предвид от изпълнителя, и тогава изпълнителят ще трябва да финализира отново проекта на документа, като вземе предвид мнението на управителя.

Документи, чиито оригинали остават в организацията (организационно-правни, административни), се заверяват на първия екземпляр, т.е. на копието, което е депозирано в бизнеса на организацията. Документи, чиито оригинали се изпращат на други организации, се заверяват върху копие, което остава в досието на организацията.

На първо място, това се отнася до кореспонденцията. Но тук има опции. Тъй като факсимилната комуникация много често се използва за изпращане на писма, възможни са ситуации, когато оригиналното писмо се изпраща по факс и след това се съхранява във файла. В такива ситуации изпълнителят може да се ограничи до изготвянето само на едно копие на писмото (на бланка) и след изпращане по факс да го постави във файла за съхранение. Визите в този случай се поставят не върху копие на писмото (просто не съществува), а върху оригинала, но на обратната страна (т.е. от страната на листа, която факсът „не чете“).

Има някои особености на гледането на такива документи като споразумения, протоколи. По-специално, протоколите се одобряват в особено важни случаи, когато точното предаване на текста на речта е от основно значение. В този случай протоколът се заверява от изказващите се на заседанието лица. Визата се поставя в лявото поле на документа, до записа на речта, и показва правилността на записа на речта.

При изготвянето на договори, в допълнение към заверката на договора по обичайния начин от заинтересованите страни, може да се извърши така нареченото „потвърждение по лист“, когато визи се поставят на всеки лист от документа. Допълнения към договора същоса одобрени.

В случай на разглеждане лист по лист, визите се поставят в долното поле на всеки лист от документа, включително приложенията към договора. Огледът лист по лист се извършва от лицето, отговорно за изпълнението на договора.

Документи, регламентиращи реда на наблюдение

Процедурата за координиране на документите, установени в организацията, трябва да бъде заложена в Инструкциите за документация (документация) на организацията. При изготвянето на съответния раздел от Инструкциите за работа в офиса трябва да се ръководи от нормативни документи, които регулират процедурата за координиране на документи, както и да се вземат предвид спецификите на дейността на организацията. Сред регулаторните документи, които разглеждат въпросите за хармонизацията на документите, включват:

Правилата за изготвяне на нормативни правни актове на федералните изпълнителни органи и тяхната държавна регистрация, както подсказва името им, засягат, първо, само министерства и ведомства и, второ, само шест документа, под формата на които могат да се издават нормативни правни актове, това са разпоредби, правила, инструкции, резолюции, заповеди, заповеди.

По-специално Правилата гласят:

„Проектът на нормативен правен акт подлежи на съгласуване със заинтересованите министерства и ведомства, ако такова съгласуване е задължително в съответствие със законодателството на Република България, както и ако нормативният правен акт съдържа разпоредби, норми и инструкции, отнасящи се до други министерства и ведомства. Одобряването на нормативен правен акт се формализира с визи.

Визата включва името на длъжността на ръководителя на министерството (отдела) или неговия заместник и личния подпис на одобряващия, декодирането на подписа и датата.

Визите са залепени в долната частобратната страна на последната страница от оригинала на нормативния правен акт”.

Стандартната инструкция за деловодство във федералните органи на изпълнителната власт установява процедурата за одобряване на документи, изготвени от федералните органи на изпълнителната власт, а именно: законопроекти, проекти на актове на президента на България и приложения към тях, проекти на актове на правителството на Република България, както и документи, издадени от министерства и ведомства - заповеди, заповеди, протоколи.

В Примерната инструкция по-специално се отбелязва (клауза 2.7.1.2), че проектите на заповеди (заповеди) и приложенията към тях се одобряват от изпълнителя и ръководителя на звеното, представило проекта,

началници на отдели, за които проектът предвижда задачи и указания, както и ръководители на службата за документално осигуряване на управлението и на правната служба.

Възраженията по проекта на заповед (инструкция), възникнали при одобрението, са изложени в удостоверението, приложено към проекта.

Ако по време на процеса на одобрение в проекта на заповед бъдат направени основни промени, той подлежи на препечатване и повторно одобрение.

Проектите на заповеди (заповеди), представени на ръководителя за подпис, се одобряват от заместник-ръководителите в съответствие с разпределението на задълженията.

Разпоредбите в регулаторните документи като цяло са в съответствие с разпоредбите на този член.

Електронно одобрение на документа

В организации, използващи електронни системи за управление на документи, одобрението (визирането) на документи може да се извършва в автоматизиран режим. В този случай проектът на документа се изпраща на всички заинтересовани страни по електронна поща. Потвърждение за доставяне на документа на съответното лицее известие за четене, получено от услугата DOW. В съответствие с режима на достъп до системата за електронно одобрение, установен в организацията, служителите поставят знаци за одобрение („Съгласен“, „Съгласен с коментари“ и др.), Заверени с електронен цифров подпис. В електронната система за одобрение листът за одобрение се съставя като отделен лист, той може да бъде разпечатан и прикрепен към документа, ако документът е съставен като документ на хартиен носител.

Безспорното предимство на електронното одобрение е намаляването на времето, прекарано в тази процедура. Оптимизирането на процедурата за съгласуване на времето е една от най-важните задачи на услугата DOW. За тази цел инструкциите за документална поддръжка могат да определят срокове за одобрение за отделни, най-важни видове документи.

Например, когато се регулира процедурата за съгласуване на административни документи, инструкцията може да посочва, че проекти на административни документи:

имащи заявления с голям обем (документи от много страници) - съгласуват се в срок от 3 до 5 дни;
имащи приложения със справочен характер - съгласуват се в рамките на 2-3 дни;
без приложения - в рамките на 1-2 дни.