Въведение в организацията

"Човешки ресурси. Кадрова работа", 2008, N 2

Известно е, че докато човек не се адаптира към екип, производителността на работата му е по-ниска, отколкото би могла да бъде. Затова работодателите обръщат специално внимание на развитието на новите служители в екипа.

Експертите смятат, че хората постоянно са в състояние на адаптация. Светът е толкова динамичен и промените всеки ден могат да бъдат значителни. Следователно работниците са постоянно в състояние на адаптация към променящите се условия на труд. Но не е тайна, че работодателите най-често се интересуват от адаптирането на новите членове на екипа.

Отдавна е забелязано, че работниците най-често напускат в първите месеци след наемането им именно поради невъзможността да се адаптират към условията на работа и екипа. В същото време разходите на работодателя за наемане на нов служител, обучение, допълнителен контрол, коригиране на грешки и др. остават без връщане, не се изплащат. Напускането на служител, който не е успял да се адаптира, е пряка загуба за работодателя. И тези разходи могат да бъдат значителни.

Към днешна дата няма стандартни процедури и примерни документи за обработка на програмата за адаптация на нови служители. Въпреки това има няколко препоръки, които могат да бъдат взети под внимание при регулирането на такова двусмислено явление като адаптирането на начинаещ и екип.

За бърза адаптация, новоназначените служители трябва да са запознати с организацията и редица местни документи: организационната структура на компанията; местоположението на основните помещения; вътрешни трудови правила на организацията; други местни разпоредби, свързани с трудовите функции на служителя; редът за заплащане и стимулиране на труда; процедура на плащанеотпуск и отпуск по болест; с кратка история; основните положения на корпоративната култура; правила за използване на служебни комуникации и др. В различни компании и организации тази задача се решава по различни начини и се формализира в различни документи: на новодошъл може да се даде информационна брошура, книга на служител на организацията, тези въпроси могат да бъдат регулирани в наредбата за адаптиране или в наредбата за наставничество.

Следните раздели могат да бъдат предвидени в наредбата за адаптиране на работниците.

В този раздел можете да посочите целта на предоставянето (например въвеждане на единна процедура за адаптиране в структурните подразделения на организацията) и самата процедура за адаптиране (например осигуряване на ранно влизане в позицията на нов служител, формиране на положителен имидж на компанията, намаляване на дискомфорта от първите дни на работа, намаляване на началните разходи, оценка на нивото на квалификация и потенциала на служителя по време на неговия изпитателен период).

Ако е необходимо, този раздел може да посочи продължителността на програмата за адаптиране. Например, ако начинаещ, в съответствие с чл. 70 от Кодекса на труда на България се установява срок за изпитване при сключване на трудов договор или новопостъпил служител се прикрепя към наставник, срокът за завършване на програма за адаптация може да бъде приравнен на срок за изпитване или регламентиран по друг начин.

Освен това разделът може да посочи кръга от лица, които използват тази разпоредба в работата си (например служители на компанията, отговорни за адаптацията). Можете също така да отбележите възлагането на съответните функции на конкретна структурна единица на организацията, например на службата за управление на персонала, отдела за обучение.

Ред на поведениеадаптация

Освен това този раздел може да включва основните етапи на програмата за адаптиране.

Например, след извършване на всички необходими формалности при кандидатстване за работа и запознаване с информацията за организацията, както и необходимите местни разпоредби, новодошъл може да бъде въведен в екипа на компанията. Този раздел от разпоредбата за адаптиране може да предвиди процедура за представяне на служител, показваща основните помещения на офиса.

Запознаването на служителя с функциите и структурата на отдела, процедурата за взаимодействие между отдела и другите подразделения на компанията, длъжностните задължения на новонает служител, като правило, се възлага на ръководителя на структурното звено, което приема новодошлия.

Освен това, ако организацията няма специфична разпоредба за наставничество, този раздел може да обмисли назначаването на наставник на новоназначен служител. По правило наставник се назначава по препоръка на ръководителя на структурното звено. В този раздел можете да предоставите процедура за назначаване на ментор.

Сертифициране въз основа на резултатите от пробния период

Ако организацията не провежда периодично сертифициране и няма специална разпоредба за сертифициране, въпросите за сертифициране след изпитателния период могат да бъдат предвидени в наредбата за адаптиране. Този раздел може да описва самата процедура за сертифициране, както и да регулира необходимата документация за такова сертифициране.

Този раздел може да съдържа и препоръки за начина на действие в зависимост от успеха на изпитателния срок на служителя, увеличения на заплатата, удължаване на изпитателния срок без увеличаване на заплатите. Ако служителят не можеизпитвания, то съгласно чл. 71 от Кодекса на труда може да бъде уволнен преди изтичане на срока за изпитване, тъй като не е издържал изпита. Процедурата за уволнение също може да бъде разгледана в този раздел на разпоредбата за адаптиране.

Наставничеството може да се счита за най-добрият начин за придобиване на умения и знания за нови служители в една организация. Една организация може да има регламент относно наставничеството, който урежда подробно въпросите на взаимодействието между ученик и ментор, техните права и задължения, въпроси на заплащането и т.н. Регламентът за наставничеството може да съдържа следните раздели.

В този раздел е препоръчително да се определи обхватът на разпоредбата, основните понятия, използвани при прилагането на наставничеството в организацията, целите на наставничеството и т.н. Например:

Наставничеството е форма на адаптиране и професионално обучение на новите служители в компанията, то е изпълнение на бизнес функции под наблюдението на наставник.

Менторът е опитен служител на компанията, който предоставя наставничество.

Стажант е лице, наето от фирма, което извършва дейността си под наблюдението на наставник за определен период от време, определен за оценка на способностите му.

Оценката е определянето на нивото на ефективност на работата, извършена от служител (стажант), измерване на неговите постижения.

Как да организираме менторството

Този раздел установява изискванията за организацията на наставничеството:

- може да съдържа списък с лица, нуждаещи се от наставник (например за стажанти, стажанти, нови служители, в изключителни случаи за служители, които не се справят с работните си задължения, докато представянето не се подобри);

- може да предявява професионални и квалификационни изисквания занаставник (специалист с високи професионални качества, със стабилни показатели за ефективност, с способност и желание за споделяне на опит, със систематично разбиране на работата си);

- може да определи процедурата за назначаване на наставник (например одобряването на служител (специалист) като наставник може да се извърши със заповед на ръководителя, основата може да бъде представянето на ръководителя на съответното звено, представянето на заместник-директора);

- може да установи процедури за контрол и системи за докладване;

- може да определя срока (периода) на наставничеството.

Изискванията на Конституцията на Република България и Кодекса на труда на България обуславят необходимостта в разпоредба за наставничеството да има клауза за предварителното доброволно съгласие на бъдещия наставник за назначаване на ученик при него.

Би било целесъобразно да се свържат отговорностите за допълнително обучение, изпълнявани от най-опитните служители на организацията, с материални стимули за тези служители. В този случай или когато поради сложността на извършената работа е необходимо значително време за наставника, този раздел може да включва клауза за ограничаване на броя на учениците, които могат да бъдат назначени на един наставник.

В допълнение, този раздел може да съдържа програма за запознаване на студента с организацията и работата в нея, както и с нормативните документи на организацията, основните етапи и срокове за запознаване. Задължението за запознаване на начинаещ с тях може да бъде възложено на наставник и е регламентирано подробно в разпоредбата за наставничеството. Може да е отговорност на наставника да състави индивидуален план за адаптация на нов служител, който може да отразява следните ключови позиции:основни компетенции по длъжност; знания, умения, способности, които осигуряват придобиването на основни компетентности; мерки за повишаване на квалификацията; крайни срокове; менторски оценки; менторски задачи, докладване и др.

Този раздел може да описва процедурата за преминаване на оценката в края на периода на менторство.

Права и задължения на наставника

Този раздел подробно регламентира дейността на наставника, задълженията, които са му възложени във връзка с осъществяването на наставничеството, както и правата на наставника.

Менторът има право:

1. Вземете решение за участието на служител (стажант) в дейността на компанията.

2. Със съгласието на непосредствения ръководител свържете други служители за допълнително обучение на служител (стажант).

3. Изисквайте отчети за извършената работа от служителя (стажанта) както устно, така и писмено.

4. Изискване на информация за работата на служител (стажант) от непосредствения ръководител на служителя или от ръководителя на работата, в която служителят участва.

1. Познавайте изискванията на местните разпоредби, които определят правата и задълженията на служител (стажант) на неговата позиция.

2. Разработете съвместно със служителя (обучаемия) индивидуален план за повишаване на квалификацията.

3. Предавайте знанията и опита си при изпълнение на задълженията си.

4. Цялостно изучавайте бизнес и моралните качества на служител (стажант), отношението му към работата, екипа.

5. С личен пример да се развиват положителните качества на служител (стажант), да се включва в обществения живот на екипа, да се насърчава развитието на обща културна и професионална мироглед.

6. Съставете отчет за изпълнениетослужител в края на менторския период.

Права и задължения на ученика

Служителят (стажантът) има право на:

1. Участва в разработването на индивидуален план за обучение.

2. Потърсете помощ от вашия ментор във всеки удобен момент.

Служителят (стажантът) трябва:

1. Изпълнете индивидуален план за обучение.

2. Следвайте препоръките на ментора при изпълнение на задачите.

3. Стремят се да повишават нивото на своята професионална компетентност, да развиват умения и способности и да придобиват знания.

4. Да представя отчети за свършената работа, както устно, така и писмено.

5. В края на менторския период преминете сертифициране.

Много компании дават на своите новодошли специални информационни брошури, съдържащи цялата необходима информация за новодошлите. Понякога тези брошури са цели книги. Те могат да съдържат следната информация:

1.1. Предназначение на книжката на служителите на компанията:

- Запознаване с историята на компанията, определяне на мястото на организацията в съвременния бизнес.

- Очертайте целта и основните ценности на компанията.

- Разкажете за професионалните и етични желания и изисквания, които компанията налага на своите служители.

- Дайте информация, която ще ви помогне бързо да се ориентирате в новото работно място.

2. Информация за фирмата.

Създаване и кратка история на фирмата.

3. Цел и ценности на компанията.

4. Кодекс за корпоративно поведение.

5. Фирмено ръководство.

5.1. Регистрация за работа.

5.2. Запознаване с компанията.

5.3. Запознаване с позицията.

5.8. Външен вид на служител на компанията.

6. Правилник за вътрешния трудов ред.

6.1. Работно време.

6.2. Почивни дни.

7.1. Годишен платен отпуск.

7.2. Планиране на ваканция.

7.3. Напускане без заплащане.

7.4. Осъществяване на правото на отпуск при прекратяване на трудовото правоотношение.

8. Отпуск по болест.

Оформяне на болничен лист.

12. Плащане.

12.1. Ред, място и условия за изплащане на заплатите.

12.2. Процедурата за откриване на сметки и банкови карти за служители.

13. Лични данни на служителя.

"Лично досие" на служителя.

Някои компании активно използват въпросници по време на наемане или известно време по-късно, за да идентифицират трудностите за новодошлите, тесните места в програмите за адаптация, пропуските в организацията на обучението на новите служители на работното място. По правило във въпросниците е необходимо да разберете следните елементи: