Възможно ли е да оставяте резервни номера в регистъра на поръчките и какво да правите, ако останат
Въпрос-отговор по темата
Моля, кажете ми дали е възможно да оставя резервни номера в регистъра на поръчките. Ами ако числата са празни?
Регистрация означава, че на създадения документ е присвоен определен идентификационен номер и данните за него са въведени в регистрационните форми (т.е. в дневник).
Регистрационните регистрационни файлове са необходими за лесно извличане на документи. Номерът (индексът), под който ще въведете документа, ще бъде номерът (индексът) на този документ. В съответствие с клауза 3.2.1.3 от Държавната система за управление на документацията (GSDOU), одобрена със заповед на Главния архив на СССР от 25 май 1988 г. № 3, на документите във всяка регистрирана група се присвояват серийни регистрационни номера. Следователно можем да заключим, че регистрацията на документи в регистрационните дневници трябва да се извършва в хронологичен ред (т.е. последователно). В този случай не би било препоръчително да създавате резервни номера в дневника за регистрация на поръчки, тъй като номерирането на документите ще бъде съборено.
По този начин можем да кажем, че действащото законодателство не регулира процедурата за номериране и регистриране на документи за персонала. Въпреки това, въз основа на практиката, по наше мнение, не е необходимо да се оставят резервни номера в регистъра на поръчките, тъй като това ще противоречи на регистрацията на документите в хронологичен ред. Ако няколко номера в дневника за регистрация са били пропуснати (т.е. са останали празни), тогава можете да продължите номерирането в дневника за регистрация на поръчки от следващия номер, докато в колоните, които сте пропуснали, можете да направите бележка, че номерацията е съборена.
Ти същоможете сами да зададете процедурата за регистриране на документи с вътрешни местни документи (например в Инструкциите за работа с документи).
Повече подробности в материалите на Системата:
Регистрация означава, че на създадения, изпратен или получен документ се присвоява определен идентификационен номер и данните за него се въвеждат в регистрационните форми.
Правилата за регистриране и индексиране на документи са описани подробно в точка 3.2.1 от GSDOU, одобрена със заповед на Главния архив на СССР от 25 май 1988 г. № 33.
Необходимост от регистрация
Регистрацията на документи е необходима, за да:
осигурява осчетоводяването на документите и контрола върху тяхното изпълнение;
улесняват търсенето на документи, създават организационни системи за търсене;
гарантира безопасността на документите.
Освен това много видове документи, създадени в организация, придобиват правна сила само след регистрация. Например, заповедта на ръководителя на организацията започва да действа от момента на регистрацията. А писмото става официално едва след като му бъде присвоен изходящ регистрационен номер.
Когато документите се регистрират, те се индексират. Тоест на всеки документ трябва да се присвои определен номер и символ (индекс). Индексите са необходими при търсене, отчитане и систематизиране на документи. Регистрационният индекс не се повтаря през годината.
Регистрационният индекс се състои от:
пореден номер на документа в определен масив (например заповеди за основна дейност и персонал, договори, инструкции и др. се номерират отделно);
символът на структурната единица (структурната единица може да има както азбучен - "k", "ok", "o / k", така и цифров индекс).
Например, заповедта за наемане на служител може да има номер 134-k, където 134 е серийният номер на документа, а „k“ е обозначението на структурната единица.
Освен това регистрационният индекс често включва номера на номенклатурното дело. В отговор на писмо данните на индекса се подреждат в обратен ред: например в номер 08-11/144 първият е цифровият индекс на структурната единица - 08, след това през тирето номерът на делото по номенклатурата - 11, от който поредният номер на документа - 144 е отделен с наклонена черта.
Могат да се регистрират документи:
в специални регистрационни дневници;
на карти (данните за документа се записват на специална карта, която след това се поставя в картотека).
Ситуация: Какви регистрационни книги и дневници трябва да се съхраняват от отдела по персонала на организацията
Освен това отделът по персонала поддържа дневници: