За да помогне на финансовия директор, принципът за изчисляване на оптималния размер на запасите

Освен това по време на кризата много предприятия се сблъскаха с проблеми с финансирането на текущи дейности и в резултат на това загубиха възможността да имат излишни запаси. В тази връзка в момента предприятията са принудени да оптимизират разходите си, свързани със запасите и да ги управляват.

Как изчисляването на оптималното ниво на запаси може да помогне на финансовия директор да подобри ефективността на управлението на текущите активи?

За да отговори на текущото търсене на продукта, фирмата трябва да осигури определено ниво на запаси, чиято стойност се определя на базата на данни за предходни периоди. В същото време, колкото и точно да се опитваме да прогнозираме търсенето, действителното потребление на даден продукт може да бъде повече или по-малко от прогнозираното.

Също така, за да попълни запасите своевременно, предприятието трябва да предвиди планираното време за изпълнение на поръчката от доставчика, чиято стойност се основава на данни за минали доставки. Тази стойност също е трудна за прогнозиране със 100% точност. Понякога действителното време за изпълнение е по-дълго от предвиденото.

Във връзка с описаната по-горе ситуация на несигурност, предприятието е принудено да създаде предпазен запас, за да осигури възможност за изпълнение на поръчките на клиентите в случай, че действителното потребление надвиши прогнозата, както и за предотвратяване на недостиг в случай на непланирано увеличаване на времето за изпълнение.

По този начин застрахователните запаси са част от производствените и маркетинговите запаси, предназначени да минимизират логистичните и финансовите рискове, свързани с непредвидени колебания в търсенето на произведени стоки.стоки, неизпълнение на договорни задължения за доставка на суровини и материали (нарушаване на сроковете, обемите на доставките, качеството на доставените ресурси и др.), неизправности в производствените и технологичните цикли и други непредвидени обстоятелства.

Чрез създаването на предпазен запас предприятието може да намали рисковете от неизпълнение на поръчка или непълно изпълнение на поръчка. Намаляването на риска обаче има цена. Следователно, когато определя размера на застрахователните запаси, финансовият директор е между два огъня: от една страна, създаването на допълнителни застрахователни запаси причинява допълнителни разходи, от друга страна, липсата им може да доведе до възможни загуби, свързани с неизпълнение на поръчката.

В тази връзка основната задача на финансовия директор в процеса на управление на запасите е, от една страна, да намали разходите за съхранение и да намали размера на оборотния капитал, „замразен“ в продукта, а от друга страна, да намали рисковете от неизпълнение на поръчката на клиента.

За намаляване на риска от неизпълнение на поръчката е необходимо да се контролират две количества:

размер на запаса иточка на повторна поръчка (моментът на попълване на запаса, когато се достигне определено ниво на размер на запаса).

Помислете как стандартът за оптимален размер на запасите се определя от финансовия отдел на месопреработвателното предприятие Myasprominvest.

В Myasprominvest всички материални ресурси, използвани в производството, са разделени на три групи според степента на тяхното въздействие върху съответните разходи.

Съответните разходи, свързани със запасите, обикновено се разделят на следните групи:

  • разходи, свързани с държането на материални запаси;
  • разходи, свързани с изпълнението на поръчките;
  • загуби, възникнали поради недостиг на запаси (разходи под формата назагуба на част от печалбата или загуба на клиенти и част от бизнес репутацията на фирмата).

Използвайки метода ABC, компанията групира запасите в три групи (A, B, C).

Така че първата група от най-важните ресурси включваше месо, подправки, суровини за опаковане. Втората група включва ресурси, липсата на които може да повлияе на производствения процес, но няма да доведе до неговото спиране: основно горива и смазочни материали за автопарка, както и резервни части за ремонт на оборудване. И третата група - всички останали ресурси, които се придобиват според нуждите и практически нямат ефект върху производствения процес.

За избраната група А се изчисляват отделнотекущи и застрахователни резерви, всеки от които на свой ред може да бъде разделен на няколко елемента.

Определението за предпазен запас беше дадено по-горе.Текущ запас е основната част от производствения (продажбения) запас, предназначен да осигури непрекъснатостта на производствения (продажбения) процес между две съседни доставки.

Рационирането на текущите запаси е да се намери максималната стойност на необходимостта от производство на материални активи между две последователни доставки. Това изискване се дефинира като произведение на средната дневна консумация от интервала на доставка (интервалът от време между пускането на поръчка и нейното получаване):

Zток = Rден * Т,

къдетоZact – текуща наличност;

Rday – средна дневна консумация на материали;

T – интервал на доставка, дни

От своя страна, средната дневна консумация се намира, като общата нужда от материали се раздели на закръгления брой календарни дни в периода на планиране:

Rден = Rгодина: 360

къдетоRday е средната дневна консумация на материали;

Ryear - съответно годишната консумация на материали.

Разпределението на предпазния запас се основава на следното изчисление: произведението на средния дневен разход на материал за празнина в интервала на доставка, разделено на две:

Zstr= Rday (Tfact - Tplan) / 2

къдетоZstr – предпазен запас;

Tfact,Tplan – съответно действителен и планиран интервал на доставки.

При изчисляване на предпазния запас за стокови запаси от групи B и C Myasprominvest използва обобщена оценка (предпазният запас се взема в размер на 50% от текущия запас).

Освен това точката на поръчката се определя по следната формула:

Tz = Ztek + Ztek

Помислете за пример за изчисляване на предпазния запас и точката на повторна поръчка. Предприятието Myasprominvest закупува месни суровини от доставчика, като годишното търсене за 2008 г. е 3600 тона, средният срок на доставка е 14 дни, максималното отклонение на времето за доставка от средното е 5 дни, Компанията консумира суровини равномерно и изисква резервен запас от 6 тона.

Средната консумация на суровини ще бъде:

Rден = 3600 t / 360 = 10 t

Zact = 10 * 14 = 140 t

Zstr = 10 * 5 / 2 = 25 t

Точката на пренареждане ще бъде равна на:

Тз = 140 t + 25 t = 165 t

Това означава, че едва когато запасите от суровини в склада достигнат 165 тона, службата за закупуване трябва да направи нова поръчка на доставчика.

По този начин финансовата служба на предприятието контролира финансовите рискове, свързани с възможни загуби от образуването на недостиг, а също така предотвратява злоупотреби от службата за доставки, свързани с неразумни покупки на суровини и материали.

В системата за наблюдение на състояниетоналичности с фиксирано количество за поръчка, постоянната стойност е количеството за поръчка за попълване. Интервалите от време, през които се прави поръчка, могат да бъдат различни в този случай.

Нормализираните стойности в тази система са размерът на поръчката, размерът на наличността към момента на подаване на поръчката (т.нар. точка на поръчка) и количеството на запаса. Поръчка за покупка се прави, когато наличността намалява до точката на повторна поръчка. След направена поръчка наличността продължава да намалява, тъй като поръчаната стока не се доставя веднага, а след определен период от време t. Стойността на запаса в точката на поръчка се избира така, че при нормална работна ситуация през времето t запасът да не пада под осигурителния. Ако търсенето неочаквано се увеличи или времето за доставка е нарушено, тогава предпазният запас ще започне да работи.

На практика система за контрол на запасите с фиксирано количество за поръчка се използва главно в следните случаи:

  • големи загуби поради липса на запаси;
  • високи разходи за съхранение на запаси;
  • висока цена на поръчаните стоки;
  • висока степен на несигурност на търсенето;
  • намалена цена в зависимост от поръчаното количество.

След избора на система за попълване е необходимо да се определи количествено размера на поръчаната партида, както и интервала от време, през който се повтаря поръчката.

Също така, за да оптимизира разходите, свързани със складовите наличности, финансовата служба може да изчисли оптималния размер на партидата на доставените суровини и материали. Оптималният размер на партидата и оптималната честота на импортиране зависят от следните фактори:

  • обем на търсенето (оборот);
  • транспортни разходи;
  • разходи заскладово съхранение.

Като критерий за оптималност се избират минимум общи разходи за доставка и съхранение. Както разходите за доставка, така и разходите за съхранение зависят от размера на поръчката, но естеството на зависимостта на всяка от тези разходни позиции от обема на поръчката е различно. Разходите за доставка на стоки намаляват с увеличаване на размера на поръчката, тъй като пратките се извършват в по-големи пратки и следователно по-рядко. Разходите за съхранение нарастват правопропорционално на размера на поръчката. Добавяйки двете графики, получаваме крива, която отразява естеството на зависимостта на общите разходи за транспортиране и съхранение от размера на поръчаната партида.

Оптималният размер на поръчката се определя по формулата на Wilson:

Sopt = √2х0хCt/Cx, (18)

къдетоSopt е оптималният размер на поръчаната партида в бройки;

О - необходимият обем покупки на стоки (наличност) за година в бройки;

St - разходи, свързани с пласиране, доставка, приемане на партида от поръчани стоки;

Сх - разходи, свързани със съхранението на единица запас на година.

Струва си да се отбележи, че предложените по-горе математически модели могат да бъдат полезни инструменти, които да помогнат на финансовия директор да контролира ситуацията, но тези модели не могат да бъдат пълно отражение на реалността. В допълнение, вземащите решения трябва не само да знаят горните формули, но и да разбират систематично процесите, които управляват. Ето защо при осъществяване на контрол върху краткотрайните активи е необходимо да се вземат предвид както спецификата на дружеството, така и ограниченията, породени от реалностите на българската икономика.

Работата на финансовия директор по контрола на инвентара може да бъде усложнена от следните проблеми, които финансовият директор трябва да знае и да адресира, когато е възможно.

единедин от проблемите, често срещани в предприятията, е лошото качество на продуктовите справочници: един и същ вид запаси могат да се съхраняват под различни имена в различни складове. В резултат на това може да има ситуации, при които отделът за покупки закупува материали, които вече са на склад, като по този начин увеличава разходите за съхранение и увеличава отклоняването на парични ресурси за финансиране на оборотен капитал. Дубликатите трябва да бъдат проследени и елиминирани.

Има и проблеми, свързани с грешки на служителите. Например, доставката може да се забави поради факта, че мениджърът е забравил да изпрати поръчката и я е изпратил ненавреме, като по този начин е увеличил времето за изпълнение на поръчката. Системата за управление може да реши този проблем.

Въз основа на факта, че горната система с фиксиран размер на поръчката включва непрекъснато отчитане на салда за определяне на точката на поръчка, както и възможен голям брой контролирани стокови артикули усложнява математическите изчисления, става ясно, че липсата на информационна система, която осигурява автоматично изчисляване на показателите, значително ще усложни качественото изпълнение на задачата за управление на запасите и няма да позволи на финансовия директор да упражнява оперативен контрол върху размера на оборотния капитал, отклонен в запасите.

Разгледаният пример за едно от техните български предприятия и описанието на общи методи за решаване на проблема с изчисляването на размера на резервите имат за цел да помогнат на голям брой финансови директори да разработят свои собствени подходи към тази тема.