3.3 Осигуряване на комуникационния процес. Общуването като комуникативен процес
Някои процеси на обмен на информация (комуникативни процеси) са специално организирани, докато други възникват спонтанно. Комуникацията става оптимална, ако се основава на желанието за взаимно разбиране и ефективен обмен на информация. Ефективността на организираните комуникационни системи зависи от структурата на системата за обмен на информация. Много от недостатъците, свързани с инициирането, предаването и получаването на информация, могат значително да бъдат отслабени с правилната организация на комуникационната система.
„Тъй като комуникацията се осъществява във физическо пространство, тя може да се разглежда като процес на нискоенергийно (организационно) сигнализиране, както и високоенергийно (организационно) сигнализиране.“ В процеса на общуване на различни етапи невербалните сигнали се превръщат във вербални и обратно.
Процесите в комуникациите, осъществявани с помощта на телевизията, са много различни от процесите на комуникации, осъществявани чрез комуникационен канал - филм. Комуникаторът в телекомуникациите е идентифициран и лесно разпознаваем, има по-стабилна аудитория, отколкото във филмовите комуникации. Разлики в хода на комуникация (процес) съществуват и между пресата (писмен канал за комуникация) и радиото или, например, между телевизията и обществените канали за устна комуникация. Рязко се различава и динамиката на информационния поток в различните комуникационни канали.
Изберете комуникационни канали
система за разпространение на информация (колко хора получават информация през този канал);
честота и периодичност на информацията, преминаваща през този канал;
особености на аудиторията, използваща този канал;
Разходите за използване на различни видовеМедия.
Вестниците остават един от най-ефективните канали за предоставяне на информация, поради големия си тираж и „покриването“ на повечето области на човешката дейност. Списанията предават информация на заинтересования потребител и имат по-малко възможности от вестниците поради ниската периодичност. Ефективността на комуникационния процес, осъществяван с помощта на радиото, зависи от конкурентоспособността на канала. Телевизията е ефективен канал за въздействие върху масовата аудитория, процесът на комуникация е интензивен и интерактивен.
Така комуникационните процеси в различните комуникационни канали са много различни и насочени към аудиторията като консуматор на информация. Те представляват не само последователна смяна на етапите в информационния поток в различни посоки, но и динамиката на промените в комуникационните системи. Ефективността на комуникационните процеси също зависи от способността за запазване на информацията на всички етапи на комуникацията и липсата на нейното изкривяване във всички части на комуникационната система.
Мениджърите от различни нива в производствения процес най-често се обръщат директно към своите заместници, предават им определена информация, която изисква вземането на определени решения. Депутатите от своя страна извършват подбор на информация, т.е. определят коя част от информацията трябва да бъде предадена по-нататък в съответната посока. Например директорът на предприятие информира своя заместник, че при определени обстоятелства от следващата година са възможни съкращения в подразделенията, подчинени на този заместник. Заместник-директорът изпраща информация до ръководителите на производството чрез своя помощник, че от следващата година са възможни намаления.Ръководителят на производството, след като получи информация от заместник-директора, предупреждава началниците на магазините, че ще трябва да работят с по-малък брой. Началниците на отдели от своя страна ще докладват това на своите заместници и началници на отдели на следващото заседание, а началниците на сектори, след като получат информацията, започват да съкращават персонала.
С повече от 5 етапа на трансфер на информация, системата става изключително тромава, неработеща и доста стилно изкривява информацията по време на избор. Следователно на практика броят на тези стъпки не трябва да надвишава 3-4. Освен това информацията трябва да се дублира чрез различни официални и неофициални канали.
Неформалните (нейерархични) канали използват система за лична неофициална комуникация. В някои случаи те могат не само да дублират официалните йерархични канали, но значително да коригират информацията, преминаваща през тях, а в някои случаи да изпълняват контролни функции. Например, у дома на вечеря, помощник-директорът, общувайки със съпруга си, който е ръководител на един от секторите в същото предприятие, доста точно предава информацията, получена по време на срещата с директора, че е възможно съкращаване на предприятието от следващата година. Съпругът, три седмици по-късно, след като получи тази информация от началника на магазина си на среща, имайки информация за предстоящото съкращаване предварително, се усъмни в правилността на инструкциите на ръководителя на магазина, че работата трябва незабавно да започне за намаляване на персонала. След повторна проверка на информацията бяха коригирани действията на всички ръководители, които вече бяха започнали да намаляват персонала.
Всички тези документи с корекции отначало се побират в една папка, после - в две, след година и половина - в осемнадесет, които също не успяха да поберат целия том с течение на времетоматериали. Всеки ден куриери от този отдел обикаляха офис сградите във Вашингтон и доставяха най-новите допълнения и корекции. Материалите бяха толкова подробни, че бяха наети трима допълнителни работници, за да проверят дали многобройните папки са на правилното им място. В противен случай беше невъзможно да се събере, обобщи и разпространи навреме информацията според установената система.
Материалите стават толкова обемисти, че като своеобразен пътеводител са принудени да публикуват тематичен указател към Сборника с документи, а по-късно и сборник на Сборника с документи. Директорът на един от регионалните офиси на Администрацията по заетостта призна, че се е опитвал да намери смисъл в инструкциите, издадени в огромен брой, но винаги не е имало достатъчно време за това.
Обменът на информация може да бъде разделен на три типа: