4.1. Отдаване под наем на апартаменти за настаняване на командировани работници

Организациите, които често изпращат служителите си в командировки, правят значителни разходи за хотел. За да оптимизира тези разходи, една организация може да закупи или наеме апартаменти за живеене в градовете, където изпраща служители на постоянна основа. Преди да сключи договор за наем на апартамент, организацията трябва да изчисли дали разходите за живот на командированите служители действително ще намалеят в този случай и едва след това да вземе конкретно решение.

Юридическо лице, което е получило жилище от собственика за ползване въз основа на договор за наем, има право да го използва само за пребиваване на граждани (клауза 2 на член 671 от Гражданския кодекс на Руската федерация). Ако поне една от страните по договора за наем е юридическо лице, договорът, независимо от срока му на действие, трябва да бъде сключен в писмена форма. Договорът за наем на апартамент за период от най-малко една година подлежи на държавна регистрация и се счита за сключен от момента на такава регистрация (членове 609 и 651 от Гражданския кодекс на Руската федерация).

Действащото законодателство не съдържа изискване за съставяне на организационни и административни документи при вземане на решение за наемане на апартамент за командировани служители. Но такива документи ще бъдат полезни и ще позволят, ако е необходимо, да докажат производствения характер на разходите.

Служителите на организацията, разположена в Калуга, често са в командировки в Москва. Според счетоводната справка разходите на организацията за настаняване на служители в московски хотел през последните 6 месеца са средно 30 000 рубли. на месец. Организацията има възможност да наеме апартамент в Москва за 17 500 рубли. на месец.

Данъчно отчитане на наемни плащания и комунални разходи. В подт12 т. 1 чл. 264 от Данъчния кодекс на България предвижда възможност за включване в състава на пътните разходи на такъв вид разходи като разходите за наем на жилище.

Разходите за наем на апартамент могат да бъдат включени в разходите, които намаляват облагаемия доход, само въз основа на документи, които косвено потвърждават факта на пребиваване на командировани работници в него. Това е заповед за командировка, удостоверение за пътуване, документи за пътуване до мястото на командировка, отчет за извършената работа в съответствие с договора и др.

Ако наемодателят няма статут на данъчно местно лице в България, неговият доход от доставка на имущество, намиращо се в България, се облага с данъчна ставка от 30% без данъчни облекчения (чл. 210, ал. 4 и чл. 224, ал. 3 от Данъчния кодекс на Руската федерация).

Организацията на наемателите удържа от собственика на апартамента начислената сума на данъка върху доходите на физическите лица при действително плащане на наема и го превежда в бюджета не по-късно от следващия ден след удържането му.

Ако договорът за наем е сключен от името на командирован служител, тогава собственикът на апартамента (наемодателят) самостоятелно плаща данък върху доходите на физическите лица в бюджета (алинея 1, клауза 1, член 228 от Данъчния кодекс на Руската федерация).

Ако организацията не възстановява, а самостоятелно плаща за лизингодателя - физическо лице за комунални услуги и услуги за поддръжка, размерът на плащането за които не зависи от действителното им използване, тогава цената на платените услуги е доходът на физическо лице - лизингодателя в натура.

В счетоводството разходите за наемане на апартаменти и сметки за комунални услуги са свързани с разходите за обичайни дейности и се отразяват месечно (клаузи 5, 7, 16 и 18 от PBU 10/99). Разходите за наем и комунални услуги се дебитират в сметките за производствени разходиили разходи за продажба.

Важно е договорът да посочва цената на апартамента, тъй като стойността на наетия имот трябва да бъде отчетена от наемателя по задбалансова сметка 001 „Наети дълготрайни активи“ в оценката, посочена в договора за наем.

Обмислете процедурата за данъчно облагане и счетоводно отчитане на операциите по наемане на апартамент за настаняване на командировани служители.

Съгласно договора наемателят възстановява сметките за комунални услуги на наемодателя.

наем в размер на 2581 RUB. (8000 рубли : 31 дни х 10 дни);

сметки за комунални услуги в размер на 823 рубли. (2550 RUB : 31 дни x x 10 дни).

Д-р 001 - 999 999 рубли. - цената на наетия апартамент се отразява в задбалансовата сметка;

Dt 76 Kt 68 - 1300 рубли. – данък върху доходите на физическите лица е удържан от размера на наема и възстановяването на платените от А.Р. Никандров;

Dt 76 Kt 50 "Касиер" - 9250 рубли. (8000 рубли + 2550 рубли - - 1300 рубли) - наемът е преведен и сметки за комунални услуги са възстановени на A.R. Никандров, без удържан данък върху доходите на физическите лица;

Dt 68 Kt 51 - 1300 рубли. - данъкът върху доходите на физическите лица е преведен в бюджета.