6.3. Систематизиране и осчетоводяване на документите на организацията
Технологично системата за тяхната регистрация (индексна структура) и периодите на съхранение са тясно свързани с организацията на систематизираното съхранение на документи, тъй като тези показатели са основните фактори при избора и осигуряването на системата за натрупване на документи в процеса на оперативна работа. Сроковете на съхранение и системата от индекси за документни комплекси (калъфи, хранилища) са фиксирани в номенклатурата на делата.
Систематичен списък на заглавията на делата, подадени в организация, посочващи периодите им на съхранение- номенклатура на делата, това е най-важният елемент не само на системата за извличане на информация, но и проверка на стойността и определяне на периодите им на съхранение, гарантиращи безопасността на документите на организацията.
В продължение на няколко десетилетия и в съответствие с държавната система за управление на документацията съставянето на номенклатури на делата стана задължително за всички държавни организации. В недържавния сектор на икономиката и управлението е необходим добре установен и полезен инструмент за наблюдение на състава, систематизирането и търсенето на документи, за да се гарантира тяхната безопасност на правилното ниво.
фиксира класификационната схема за групиране на изпълнените документи по дела;
установява единна задължителна индексация на документи и дела за цялата организация, условията за тяхното съхранение;
служи като основен счетоводен механизъм при текущата работа с дела и документи;
е единственото средство за осчетоводяване на прехвърлимите случаи, т.е. дела, попълването на които с документи продължава няколко години;
е счетоводно-справочна система за последващо търсене на файлове със срок на съхранение до 10 години включително.
Номенклатурата на делата при създаването му трябва да включва всички документи, картотеки,регистрационни и справочни и документни масиви на всички структурни подразделения и длъжностни лица на организацията без изключение, независимо от вида на носителя, степента на поверителност и метода на фиксиране на документална информация.
Номенклатурата на делата на организацията включва случаи на временни оперативни органи, чиито документи служат като правно основание за потвърждаване на правомощията на организацията или прекратяване на нейната дейност, например ликвидационна комисия, както и незавършени бизнес дела, които идват от други организации на наследници за тяхното продължаване.
Необходима стъпка в подготовката на номенклатурата на делата е да се извърши проверка на стойността на качеството на формулировката в заглавията на бъдещите дела, логиката на тяхната систематизираща схема, но най-важното е определянето на периодите на съхранение въз основа на оценка на информационната стойност на документите. Следователно методологията за съставяне (и формализиране) на номенклатурата на делата включва разпоредба за нейното задължително съгласуване с експертната комисия на организацията. За тези организации, които предоставят документи за държавно съхранение, се изисква и второ одобрение - с експертната и проверителна комисия на един от архивните органи, за което се съставя допълнителен (четвърти) екземпляр от номенклатурата на делата, който остава там за последващ контрол върху процеса на формиране на дела.
След всички необходими одобрения, комбинираната"консолидирана"номенклатура на делата преди началото на новата стопанска година се въвежда в действие с печата за одобрение на ръководителя на организацията. При изготвяне на консолидирана номенклатура на делата на голям отдел,
НАИМЕНОВАНИЕ НА ОРГАНИЗАЦИЯТА НОМЕНКЛАТУРА НА СЛУЧАЙКИ №
Брой единици за съхранение
Срок на съхранение и брой артикули по списък
Името на раздела [структурендивизии]
Ръководител на службата за предучилищна образователна институцияподписИ.О. Фамилия
Ориз. 6.2. Примерна номенклатура на делата
обикновено се използва заглавната страница. При малък обем на консолидираната номенклатура на случаите, тя се съставя на общата бланка на организацията.
Вътрешната структура на номенклатурата на делата е изградена в раздели, имената на структурните подразделения (отдели) са посочени като раздели на номенклатурата. Индексите (номерата) на отделите са включени в номенклатурата и, допълнени от поредния номер на делата в отдела, съставляват индекса на делото, посочен в колона 1 от номенклатурата на делата.
При сложна йерархична структура индексът може да се състои от индекс на отдела, индекс на отдел в отдела и пореден номер на делото. Например управлението на делата има индекс 01, неговите структурни подразделения ще имат индекси: канцеларията - 01.1, отделът за правителствена кореспонденция 01.2, бюрото за жалби - 01.3; счетоводство - 12, отдел "Личен състав" - 13 и др.
Индексите на случаите в разделите на номенклатурата съответно са 01.1-07, 01.1-02, 01.1-03.и т.н., където01, 02,следват поредните номера на случаите в раздела. В следващия раздел номерата на папките започват отново от едно.
В колона 2 от номенклатурата се посочват пълните заглавия на делата. В този случай в раздела може да се използва следната последователност от имена на случаи:
документация, свързана с изпълнението на основни бизнес въпроси;
документация, свързана с проверки (одити) на изпълнението на основната дейност;
документация, свързана със счетоводната и справочна работа с документи.
В рамките на всеки раздел се препоръчва да се систематизират имената на случаите според степента им на важност: документация на висши организации,собствена документация на организацията. Например, първо в номенклатурата ще бъдат посочени случаи, в които са групирани административни документи на висши органи, а след това случаи с административни документи на тяхното ръководство, колегиален орган и др.
Препоръчително е да се използва една последователност от заглавия на дела в различни раздели на номенклатурата на една организация.
Колона 3 от номенклатурата се попълва в края на годината. Всеки случай, както вече беше посочено, не трябва да надвишава 250 листа, следователно при голямо количество документи, свързани с едно дело, е разрешено да се формират томове, части.
В колона 4 от номенклатурата се посочват сроковете на съхранение на делата, определени от експертната комисия.
Колона 5 от номенклатурата на случаите"Забележка"се попълва през периода на валидност на номенклатурата от службата на предучилищната образователна институция. Той е маркиран с:
относно образуването на дела:"образувани";
относно подвижните случаи: "превръщане от 2007 г." или „прехвърляне към 2009 г.“;
относно местонахождението на оригиналните документи:„оригинали в дело 01-04“;
Пълното използване на колона"Забележка"подобрява качеството и ефективността на номенклатурата на делата.
Номенклатурата на делата за следващата ведомствена година трябва да бъде съставена през последното тримесечие на текущата година и след регистрация да бъде одобрена от ръководителя на организацията и да придобие статутна нормативен акт. В този случай е достатъчно да направите три копия на документа. Единият, като работник, вторият - за разпределяне на отделни секции по отдели. Първият екземпляр от номенклатурата на делата, одобрен от ръководителя на организацията,напълно попълнен в края на изминалата година и подписан от ръководителя на службата PEI, е документ за постоянния период на съхранение на организацията (член 67 от Списъка на стандартните документи.).
Утвърдената номенклатура на дейността на организацията е валидна 5 години. При фундаментална промяна във функциите и структурата на организацията, номенклатурата на делата подлежи на предсрочно преначертаване и преутвърждаване. Ако няма промени след незначителни корекции и препечатки (с бележки за трансферните случаи), номенклатурата за следващата година влиза в сила автоматично.
Аритметичното изчисление трябва да се извърши, като се вземат предвид случаите на прехвърляне и случаите, чиито периоди на съхранение не са финализирани: „смаркировка EPC“.
Окончателната информация за броя на делата, картотеките, досиетата и другите единици за съхранение се съобщава в архива на тяхната организация и в държавния (общински) архив, ако приеме документите на тази организация за съхранение.
В бъдеще информация за конкретни места за съхранение на случаи с краткотраен срок
mi (по-малко Shlet) периоди на съхранение. След избора на делата за унищожаване, в колона "Бележки" на всички екземпляри от Номенклатурата на делата срещу всяко дело се поставятдатаиномер на акта за разпределение за унищожаване.
Типови и примерни номенклатури на делата. Вголеми йерархични системи за управление, за постигане на единство в класификацията на документите и осигуряване на тяхната безопасност,се изготвят типови номенклатури на делата като задължителен за всички нормативен акт,установяващ не само единен състав на заведените дела, но и единна система за тяхното индексиране. Подобен документ с препоръчителен характер се наричапримерна номенклатура на делаСъздава се в тезиуправленски структури, където съставът на документите на отделите (клонове, цехове, отдели) варира значително.
Моделните номенклатури се използват като стандарт за формиране и наименуване на казуси и ако някой казус не е отворен, това обикновено се посочва в бележките. В същото време не е разрешено да се променя структурата на индексите и формулировката на заглавията на случаите.
Приблизителните номенклатури на случаите се използват като техника, която ви позволява да въведете елемент на творчество в разработването на конкретна номенклатура на случаите на организация или нейно подразделение. В същото време се допуска известно редактиране на заглавия и въвеждане на последователно индексиране на случаите.