Ангажиране на хора и възлагане на задачи към тях
Имайте предвид следното, когато включвате хора в проект:
Трябва да добавите потребители към плана на проекта. . .
можете да им възлагате задачи.
Поради нарушаването на тази последователност често възниква объркване при работа с който и да е софтуер за управление на проекти.
За връзки към други статии в поредицата справочници за управление на проекти вижте статията Карта за управление на проекти.
Съвети за управление на проекти, които да прочетете, преди да започнете работа с Project.
Ето съвети, които ще ви помогнат да започнете.
Разберете какви типове ресурси можете да присвоите на задачи.След като съберете необходимата информация за задачите, определете типовете ресурси, от които се нуждаете.
Човешки ресурси.Това са ресурсите, за които обикновено мислим, когато работим по задачи. Мениджърите на проекти понякога ги наричат трудови ресурси, за разлика от материали и оборудване.
Ресурси на предприятието.Това са работната сила, управлявана в организацията. Ресурсите на предприятието се използват в Project Professional.
Материални ресурси.Тези ресурси включват компютри или оборудване, необходимо за изпълнение на работата по задачите.
Ресурси за роли.Те не определят конкретни лица, а квалификации за определени задачи (например дърводелци или програмисти).
Отчитане на броя на промените в продължителността на ресурсаКогато към дадена задача са поставени множество ресурси, се очаква продължителността на задачата да намалее. Въпреки това, в много случаи, когато добавяте потребители към задача, може да се приложи ефект на обратна връзка. Това може да доведе до допълнителни разходи, допълнителникомуникации и други неефективности. Например, ако сте разпределили двойно броя на архитектите в проект, може да създадете нов платен мост, който най-вероятно няма да работи по-бързо. Project ви позволява да контролирате какво се случва с продължителността на задачите, след като бъдат добавени към задачите.
Ако сте опитен ръководител на проекти. С нарастването на мащаба на проектите има повече аспекти, които изискват внимание. Сега се притеснявате за използването на ресурси от други отдели, наемането на изпълнители, проследяването на стотици хора, създаването на отчети за ръководителите и множество други сложности, за които не сте подозирали, че съществуват преди. За щастие, Microsoft Project разполага с необходимите инструменти.
Ето няколко съвета как да бъдете по-успешни.
Прегледайте и прецизирайте прогнозите за продължителност.Използвайте информацията, която сте събрали за текущи и свързани проекти, за да прецизирате прогнозите за продължителност. Точността на оценките по отношение на изискванията за ресурси (и в крайна сметка разходите по проекта) зависи до голяма степен от това колко внимателно е оценена продължителността на задачите.
Наблюдавайте напредъка на работата.Уверете се, че хората, участващи в проекта, изпращат редовни актуализации за състоянието на задачата. Изгледите и отчетите в Microsoft Project ви помагат да следите какво правят всички.
Идентифицирайте проблеми с превишаване на ресурситеProject може да ви помогне да идентифицирате кога хората работят върху твърде много задачи едновременно.
Проследявайте базовите линии.Базовите линии ви позволяват да направите моментна снимка на проекта, за да можете да сравните напредъка до момента с плана, който сте направили в началото.
Разпределете работата чрез изравняване.Акочленовете на проекта работят върху твърде много задачи едновременно, Project може да коригира заданията по-реалистично. Присвояването на ресурси за изравняване е единственият начин за разпределяне на товара.
Експортиране на проектни данни в Excel за допълнителен анализExcel ще ви помогне, когато имате нужда от по-подробен анализ на детайлите на проекта. Например, можете да експортирате информация за задачи и ресурси в Excel за разширени отчети за спечелената стойност и след това да покажете информацията с помощта на искрящи линии, за да видите как разходите се променят спрямо количеството свършена работа.
Стъпка 1. Добавяне на хора към проекта
Ще трябва да добавите хора и други ресурси, преди да можете да им възложите задачи. Други ресурси могат да бъдат материални (като цимент или боя) или скъпи (като самолетен билет или обяд).
След като добавите потребители към проекта, променете работните им календари, за да отразяват работното време. Project вярва, че повечето хора работят стандартна седмица, от понеделник до петък от 8:00 сутринта до 17:00 часа. Но не е нужно да се придържате към този работен график.
Всеки има нужда от почивка. Всеки се разболява понякога. И всички обичат празниците. Помислете за това непланирано време, когато го добавяте към графика си.
Можете да добавяте хора към вашия проект, като използвате набора от ресурси. Тя ви позволява да съхранявате цялата потребителска информация в един файл на проекта, който се използвакато част от основните проекти.