Аутсорсинг, или HR мениджър под наем - Други - Всичко за HR - Статии за работа - Категории статии
Всяка организация се стреми да намали разходите си. Един от вариантите за евентуални спестявания е делегирането на някои спомагателни функции на външни изпълнители, тоест прехвърлянето на делата на аутсорсинг. Аутсорсинг предоставя счетоводни, правни услуги, управление на кадрови досиета. Как да прехвърля управлението на досиета на персонала на друга организация? Какви са капаните по пътя и как да ги заобиколите?
Как да сключите договор за аутсорсинг
Ако вашата организация е решила управлението на досиета на персонала да се извършва от участваща организация, ще се сблъскате с проблема с правилното изпълнение на договора. На първо място, това се дължи на факта, че няма правна рамка за аутсорсинг.
Възможен вариант за сключване на договор за аутсорсинг може да бъде гражданскоправен договор * (1) или договор за предоставяне на услуги * (2) . Ако имате нужда от изпълнителната компания да организира управлението на кадровото дело на вашата компания и в бъдеще планирате да го управлявате сами, тогава можете да сключите договор. Ако е необходимо изпълнителната организация постоянно да ви предоставя услуги за изготвяне на документи за персонала, тогава е по-добре да сключите договор за предоставяне на услуги.
За какво да внимавате
Преди да сключите договор за аутсорсинг, е необходимо да издадете заповед за прехвърляне на функциите за поддържане на управление на досиета на персонала на трета компания (вижте примерна заповед на страница 42).
Не забравяйте, че документите за персонала на организацията-изпълнител трябва да бъдат прехвърлени с подробно описание на всички документи и съставени с актове за приемане и предаване на документи. Договорът задължително трябва да предвижда отговорността на организацията, предоставяща услугите, за възможни грешки,разрешени при провеждането на управление на досиета на персонала. Това е необходимо, за да могат да бъдат възстановени евентуалните размери на санкциите, включително и тези за нарушение на трудовото законодателство.
Дружество с ограничена отговорност "Трансууд" ООД "Трансууд"
Относно прехвърлянето на функции за управление на досиета на персонала
1. Прехвърляне на функциите за управление на досиета на персонала на LLC "Personalconsult".
2. До началника на правния отдел Миронова О.Н. заедно с началника на отдела по персонала Зубарева Е.В. изготвя, в съответствие с приложимото законодателство, допълнение към Регламента за защита на личните данни на служителите.
Генерален директор Полунин А.Г. Полунин
Запознат с поръчката:
Миронова O.N. Миронова
Зубарева Е.В. Зубарев
Прехвърляне на права за поддържане на трудови книжки
Правилата за поддържане и съхранение на трудови книжки * (3) правят работодателя отговорен за организирането на работата по поддържане, съхраняване, записване и издаване на трудови книжки. В съответствие с тези правила работодателят трябва да назначи със заповед лице, отговорно за поддържането, съхраняването, записването и издаването на трудови книжки * (4). Законодателството не казва, че това лице трябва да е служител на организацията. Следователно можете да назначите и лице, което не работи постоянно във вашата организация, като отговорник. Но в този случай ще е необходимо допълнително да се издаде пълномощно на лицето, упълномощено да издава трудови книжки.
Ако в договора с компания, предоставяща услуги за управление на досиета на персонала, е посочена такава услуга като водене на трудови книжки, тогава служител по персонала на трета страна ще попълни трудовите книжки и ще ги подпише въз основа на пълномощно, издадено му от организацията-работодател.
защиталични данни
Задълженията на работодателя за защита на личните данни на служителя са определени в глава 14 от Кодекса на труда. И в съответствие с член 87 от Кодекса на труда на България всяка организация трябва да има местен нормативен акт, който установява процедурата за съхраняване и използване на личните данни на служителя. Такъв документ се нарича Регламент за защита на личните данни на служител.
Преди да сключи договор за аутсорсинг, организацията - прехвърлящата страна трябва задължително да състави допълнение към посочения Регламент. Освен това е необходимо да се предвиди възможност за обработка на лични данни на служители от друга организация. Член 88 от Кодекса на труда позволява достъп до личните данни на служител само на специално упълномощени лица. Следователно ще трябва да получите писменото съгласие на служителите, че техните лични карти и трудови книжки ще бъдат обработвани не от работодателя, а от наето юридическо лице (вижте примерното уведомление на стр. 44).
уведомление
Молим ви да изразите писменото си съгласие за обработката на вашите лични данни (включително съставянето на трудова книжка и лична карта) от служителите на Personalconsult LLC в съответствие с договора за услуга.
Генерален директор Полунин А.Г. Полунин
Съгласен съм с прехвърлянето на лични данни към LLC "Personalconsult":
(подпис) (препис от подпис)
Ако не се спазват нормите на трудовото законодателство относно забраната за разкриване на лични данни на трето лице без писменото съгласие на служителя, организацията-работодател може да носи административна и наказателна отговорност. Що се отнася до компанията, която извършва управление на досиета на персонала по споразумение за аутсорсинг, ако тя нарушава поверителността навъв връзка с предоставените данни възложителят може да приложи спрямо него мерки за гражданска отговорност съгласно сключените споразумения.
Поверителност на информацията
Освен това, когато сключвате договор за аутсорсинг с изпълнителна компания, не забравяйте да включите раздел за поверителност по отношение на предадената информация, а не само личните данни на служителите. Съществува риск при аутсорсинг споразумение информация, представляваща търговска тайна на дадена организация, да стане достъпна за нов партньор. Ето защо е необходимо да си припомним още някои законодателни документи и да ги вземем предвид при изготвянето на текста на споразумение за аутсорсинг.
На първо място, това са федералните закони „За търговската тайна“ * (5) и „За информацията, информатизацията и защитата на информацията“ * (6). За нарушаване на нормите, установени от тези закони, е предвидена административна и наказателна отговорност.
Плюсове и минуси на аутсорсинга
Ако говорим за предимствата на аутсорсинга, тогава, разбира се, основното му предимство е спестяването на разходи за организацията. Намаляването на разходите се постига благодарение на различни фактори, основните от които са намаляването на работните места и липсата на разходи за компютърен софтуер. Друго също толкова важно предимство на аутсорсинга е възможността да се фокусирате върху основния бизнес, елиминирайки временните загуби на така наречените обслужващи, „вторични“ функции.
Основният недостатък на прехвърлянето на някои видове работа на трета организация е, че изпълнителната компания взема ценна информация със себе си. На първо място, става въпрос за получаване на достъп до базата данни за служителите, работещи във вашата компания. А в дните на ловците на ръце това може да причини сериозни щети на вашата фирма. За някои организации спецификата на дейността може да бъдее такова, че прехвърлянето на лични данни на служители на трета компания е просто неприемливо.
Друг недостатък е, че могат да възникнат ситуации, когато една или друга страна спешно се нуждае от един или друг документ за персонала. Не винаги е възможно бързо да прехвърлите желаната хартия.
Право на всеки работодател да направи своя избор. Някой би предпочел в състава си да има постоянен служител, който ежедневно, бързо и комплексно да решава ежедневните задачи пред организацията. Някой избира служител по персонала за наемане и, след като изхвърли част от най-рутинната работа, освобождава време за други неща.
При вземането на решение за прехвърляне на функции за управление на досиета на персонала във всеки случай е необходимо да се вземе предвид структурата и обхвата на дейността на организацията. Уверени сме, че този материал ще ви помогне да направите своя избор и да постигнете по-добри резултати в работата си.
адвокат, експерт на сп. "Кадровое дело"
*(1) С договора за работа изпълнителят се задължава да извърши определена работа по поръчка на клиента и да предаде резултата от нея на клиента.
*(2) С договор за предоставяне на услуги срещу възнаграждение изпълнителят се задължава по поръчка на клиента да предоставя услуги или да извършва определени дейности.
*(4) Примерна заповед вж. N 5, 2006, стр. 40.