бизнес приеми
1. Техники и тяхната същност
2. Назначаване и подготовка на приеми
Думите „прием“, „банкет“, „вечеря“ обикновено пораждат асоциации, свързани с почивка, забавление и подобни приятни неща, които не изискват напрежение и мобилизиране на сили, професионална компетентност и способност да се грижиш за себе си.
Приемането в бизнес сферата обаче е преди всичко служебно задължение и не само за приемащата организация, която приема гости, но и за организациите, които играят ролята на гости.
Бизнес приемите, въпреки че имат по-свободна, спокойна атмосфера от бизнес среща или бизнес преговори, обаче, те преследват същата цел: сключването на взаимноизгодни сделки.
Полуофициалната атмосфера на приемите позволява на присъстващите да осъществят полезни контакти, да обсъдят като цяло бъдещи договори, които са изгодни за участващите партньори, да разширят и задълбочат съществуващите контакти, да обменят мнения и мнения, които им позволяват да разберат по-добре икономическите, финансовите и други позиции и претенции на бъдещите партньори, техните особености при организиране на делото. В допълнение, за опитен бизнесмен наблюдението на поведението и действията на поканените на приема може да бъде източник на информация, която от своя страна ще служи като един от основните компоненти при вземането на решения за сделка.
Очевидната полза от организирането на прием също е следната: понякога преговорите между две фирми се проточват, настъпва задънена улица, когато никоя от страните не иска (или не може) да отстъпи, направи компромис и в същото време не иска да спре преговорите, тъй като има много реална възможност за получаване на ползи. Множеството срещи и дискусии не водят до премахване на задънената улица,безплодната дискусия продължава. В този случай често организирането на прием - закуска, вечеря, обяд - помага за създаване на спокойна атмосфера, по-добро опознаване на партньорите, улесняване на преговорите и улесняване на сключването на договори.
И така, целта на всеки бизнес прием е да насърчи сключването на взаимноизгодни споразумения.
В допълнение към тази цел има още една: да отпразнуваме годишнината на компанията, да постигнем значителни финансови резултати, да разширим обхвата на компанията, тъй като това дава повод за прекарване на време в спокойна, радостна атмосфера.
На изложения, панаири и други търговски събития по правило се организират и бизнес приеми, за да се създадат благоприятни неформални условия за развитие на партньорства.
Въпреки това си струва да припомним, че участието на служители на поканената организация в бизнес прием не е просто приятно забавление, а изпълнение на официални задължения. Мениджърът (или обикновен служител), поканен на рецепцията, на първо място трябва да се опита да разговаря с хора, които представляват интерес за неговата компания, да опознае по-добре склонностите, навиците и, следователно, естеството на бъдещите партньори, да засили познанствата, да започне разговор по важна тема за него и неговата компания.
Ако мениджърът принадлежи към персонала на фирмата, домакин на приема, неговите задължения се усложняват - през целия прием той трябва да следи хода на приема и да запознава гостите един с друг, да организира многобройни срещи и разговори на отделни групи гости, да следи нито един гост да не е сам, тъй като това може да му подейства потискащо и да развали впечатлението от приема. Освен това служителите на приемащата компания трябва по време на целия прием да наблюдават придружителите,за да се избегнат повреди и грешки в обслужването.
Техники и тяхната същност
Приемите – както дипломатически, така и делови – са една от най-важните форми на външнополитическа, бизнес, културна и друга дейност на правителства, държавни ведомства, бизнесмени, обществени и други организации и лица. Те могат да се провеждат по тържествени поводи (в чест на държавни посещения, национални празници и др.) и да имат политическо значение, да имат чисто протоколен характер (във връзка с бизнес посещения, откриване на изложби) или да се използват в ежедневните дейности (по време на преговори и др.).
Приемите могат да помогнат за установяване, поддържане и развитие на контакти между страни и лица, комуникация и изясняване на позицията, събиране на информация, обмен на мнения и накрая, обсъждане и съгласуване на позиции и разрешаване на съществуващи проблеми в неформална обстановка.
Традициите за провеждане на приеми се коренят в древни времена. Гостоприемството е било и остава съществен показател за честта и достойнството на хората и държавата, тяхната добронамереност.
Ето защо страните внимателно съхраняват историческите традиции за приемане на гости като символи на мир и доброта. Традициите на българското гостоприемство все още се празнуват от чуждестранни гости. Дългогодишната международна практика е установила видовете дипломатически приеми, методите на тяхната подготовка, дипломатическия етикет, който е обичайно да се спазва.
Протоколната практика на България като цяло съвпада с международната. Приемите се делят по време на дневни (до 19:00 ч.) и вечерни, а според настаняването на гостите - на приеми с сядане и без сядане.
Планиране и подготовка на срещи
Рецепцията е една от формите на "външно - ивътрешнополитическа дейност на организацията. По правило това е организирано и подготвено предварително от домакините, съвместно време, прекарано от представители на приемащата организация и гости. Прием се провежда: а) по повод тържествена дата - годишнина, годишнина от основаване на дружеството или създаване на организация; б) при посещение в организацията на известен и почетен гост, делегация на фирма партньор; в) в хода на ежедневните дейности на компанията редовно.
Целта на приема може да бъде разширяване и задълбочаване на контактите в сферата на дейност на компанията, получаване на необходимата информация, формиране на имиджа на организацията във външната бизнес среда.
Приемите могат да бъдат: дневни и вечерни, с разпределение на местата (предварително определени места за участниците) и без разпределение на местата, официални и неофициални.
Дневните приеми са „чаша шампанско“, „чаша вино“, „закуска“. "Чаша шампанско" обикновено започва в 12 часа и продължава около час. Повод за такъв прием може да бъде годишнина от национален празник, заминаване (пристигане) на длъжностно лице, престой на делегация. Откриване на изложба (фестивал) и др. Това е най-простата форма на прием, която не изисква много подготовка. Приемът се провежда без сядане на гостите - прави. Напитките и закуските се сервират от сервитьори. Обикновено се сервират само шампанско, вина, сокове и леки закуски (мини торти, сандвичи, ядки).
Закуската или обядът с сядане е по-тържествена форма на прием. За тази форма на прием са предвидени места на масата за всички участници. Закуската с сядане се организира между 12 и 15 часа и продължава около час и половина. По съдържание и време отговаря на българска вечеря и може да включва 1-2 студени предястия, едно рибно или едно месно ястие и десерт. Допустимо предлаганетопло предястие първо ястие. По време на събирането на гостите във входната зала се предлагат аперитив, сокове, по време на закуска - сухи гроздови вина, а в края й се предлагат чай, кафе, шампанско, коняк, алкохол. Гостите обикновено идват на закуска в ежедневно облекло, освен ако униформата не е изрично посочена в поканата.
Вечерните приеми са няколко вида. Най-популярен, демократичен, масов и продуктивен от гледна точка на комуникационно покритие е "коктейлът", който започва между 17-18 часа и продължава два часа. Приемът се извършва изправен. Самите гости се приближават до масите със закуски, взимат лакомства за себе си, а сервитьорите предлагат напитки, ако се доставят топли закуски, тогава рецепцията може да се нарече „а ла бюфет“. За по-голяма тържественост на срещата до нейния край може да се поднесе шампанско, сладолед, кафе. Бюфетът е най-демократичната форма на прием. Можете да оставите такъв банкет по всяко удобно време. Докато правите това, трябва да имате предвид няколко правила:
- трябва да се приближавате до масата само след покана или след като останалите присъстващи са отишли до масата;
- гостите вземат чинии от купчина в началото на масата и се движат по масата в една посока (за да не си пречат), като поставят лакомства в чинията си;
- неучтиво да си близо до масата с димяща цигара;
Грозно е да трупате в чинията всички предложени ястия наведнъж. Има определен ред на лакомства: в началото трябва да се опитат рибни ястия, рибата и месото не трябва да са в една чиния;
- трябва да приемате точно толкова, колкото можете да изядете;
- предястията се прехвърлят в чиния с общо приспособление, което е върху ястие с това предястие. След като напишете лакомства, не трябва да забравяте да поставите общото устройство на място;
-за десерти и сладки ястия трябва да вземете чисти чинии;
- мъжът може да почерпи дама, като й донесе нещо от бюфета. Недопустимо е дама да се отнася с мъж.
Единственият прибор за хранене на бюфетната маса е вилица. Следователно закуските се нарязват на малки парчета ("веднъж"). Освен вилици може да се сервират и шишчета - малки пръчици, забодени в сандвичи с балдахин и други хапки на парчета. Ножовете могат да бъдат на масата, но използването им във всеки случай ще бъде неудобно. Обичайно е да идвате на бюфета в ежедневен костюм или рокля.