Добавяне на файлове към полето Прикачени файлове

Теория. Access 2007 има функцията за прикачени файлове, която се използва за добавяне на един или повече файлове (документи на Word, електронни таблици, презентации, снимки, картини и др.) към записи, т.е. Едно поле на база данни може да съхранява няколко файла от различни типове. Можете да прикачвате файлове с общ обем до 2 гигабайта, размерът на отделен файл е не повече от 256 мегабайта.

О, етап. Въвеждане на данни в таблица

Създаване на таблици в изглед за проектиране

Създаване на таблици

Урок за създаване на база данни

Процес на обучение на база данни

Трябва да създадете нова база данни с имеПроцес на обучение и да я запишете във вашата папка. За да направите това, трябва да стартирате:

  • В папкатаРаботна папка, разположена наРаботния плот, създайте своя собствена папка.
  • ИзтеглетеMicrosoft Access 2007
  • В прозорецаПърви стъпки щракнете върху бутонаНова база данни
  • В дясната страна на прозореца, в полетоИме на файл въведете иметоПроцес на обучение
  • Щракнете върху бутона, разположен от дясната страна на полето с името на файла. Ще се отвори стандартен прозорец, в който трябва да отидете наDesktop - в папкатаWorking folder - във вашата папка
  • Натиснете бутонаСъздаване

Базата данниУчебен процес съдържа следните таблици:Преподавател,Група,Предмет,Студент,Напредък. Нека обозначим полето за първичен ключ във всички таблици катоID (идентификатор) ​​с тип данниCounter. Таблиците са свързани с първични ключове. Вторичният (чужд) ключ се обозначава сИме на таблица с ИД, n напримерIDfak в таблицаГрупи. Fac в името дефинира таблицатаФакултет, от която полето е прехвърлено в таблицатаГрупа.За вторичните ключове ще го направимизползвайте Lookup Wizard, който ще осигури достъп до таблицата с първичния ключ и ще изберете желаното поле от него. Ще разгледаме по-подробно по-долу в текста.

Таблиците могат да се създават в режимДизайн и в режимТаблица.

Когато се използва режимДизайн за създаване на таблици, таблиците се създават на два етапа: първо се разработва структурата на таблицата и след това данните се въвеждат в таблицата вРежим на таблица. Структурата на таблицата предвижда дефиниране на списъка с полета на таблицата, типа на данните за всяко поле (числово, текстово, пари, дата и час и т.н.) и свойства на полето (размер на полето, формат на полето, брой десетични знаци, стойност по подразбиране, условие за стойност и т.н.). Прозорецът на дизайнера на маса се състои от две части. Горната част съдържа колоните:Име на полето, Тип данни, Описание. Тук трябва да зададете полето за първичен ключ. Свойствата на полето са зададени в долната част. Те са различни в зависимост от вида на данните. Някои свойства са определени по подразбиране, други трябва да бъдат въведени ръчно или избрани от списъци. Тези въпроси бяха обсъдени по-подробно в темата "Теория на базите данни".

Нека разгледаме по-отблизо процеса на разработване на таблицата. Скобите за името на полето показват типа на данните, размера на полето и, за някои полета, свойствата.

v ТаблицаОтдел съдържа полетата: ID (ключ, брояч), символ на отдел (текст, 1 знак), име на отдел (текст, 20 знака).

1-ви етап. Създайте структура на таблицаФакултет :

  • РазделСъздаване – групаТаблици – командаКонструктор tтаблици. Ще се отвори прозорецът на дизайнера на таблицата.
  • В колонатаИме на полето въведете имената на полетата (ID, символ на факултет и име на факултет)
  • За полеID задайте първичен ключ, като щракнете върху инструментаКлюч
  • В колонатаТип на полето изберете типа данни от списъка за всяко поле: за полето ID -Брояч, за полетатаСимвол на факултет иИме на факултет - Текст
  • В долната част на прозорецаКонструктор има областсвойства на полето. В зависимост от типа на полето наборът от свойства ще бъде различен. За полеСимвол на факултет в редРазмер на полето въведете стойност 1, за полеИме на факултет - стойност20.
  • Запазете структурата на таблицата, като щракнете върху бутонаЗапиши наЛентата с инструменти за бърз достъп – въведете името на таблицатаtFacul (без точка). Нека се съгласим, че имената на таблици започват с буквата "t".
  • РазделНачало – групаРежими – командаТабличен режим – в полетоID е зададен тип данниБрояч, следователно в това поле ще се извършва автоматично номериране на редовете - в полетоСимвол на факултета въведете във връзка с PRUE. Г. В. Плеханов:1,2, 3, 4, 5, 6, 7, 8, 9, M, I, P, S, D - в полетоИме на факултета въведете съответно: Етинга, Информатика, Политически науки и право, VShSI, FDO.
  • Запазете таблицата, като щракнете върху бутонаЗапиши в лентата с инструменти за бърз достъп.

Теория. Можете също така да промените режима на работа с таблица (режим на проектиране на режим на таблица и обратно), като използвате съответните бутони, разположени влентата на състоянието вдясно.

При работа в режимДизайн автоматично се създава разделДизайн, при въвеждане на данни в таблицата се създава разделТабличен режим. РазделътКонструктор има команди, които ви позволяват лесно да редактирате (добавяте, изтривате редове) структурата на таблицата. В разделаРежим има бутони, които ви позволяват да променитетипа на данните в колоните,да промените формата на колоните,вмъкнете,изтрийте колони, покажете схема на данни и т.н.

Ако дадена таблица получи неправилно име, тя може да бъде преименувана.Преименуване на таблица : затворете таблицата - щракнете с десния бутон върху името на таблицата в областта за навигация - командаПреименуване - въведете ново име на таблица.

Създайте останалите таблици (вижте по-долу), повтаряйки операциите: разделСъздаване – командаДизайнер на таблици в групатаТаблици.

v TabletGroup съдържа следните полета:ID (ключ,Count ),School ID (Lookup Wizard, изберете таблицаtSchool, изберете полеSchool name от тази таблица - бутониNext - бутонDone ),Group number ( нов текст, 4 знака),Курс (цифрово, въведете: 1 или 2 или 3 или 4 или 5 на редУсловие за стойност ).

Забележка.Вместо типа данни на съветника за търсене, прозорецът на дизайнера ще покаже типа данниЧислен ( илиТекстов).

Превключете къмТабличен режим и въведете данни (произволни) в него. Бутон за списък (със стрелка надолу) ще се покаже в полето за идентификатор на факултета от дясната страна на реда за въвеждане. След като отворите списъка с факултети, ще трябва даизберете желаното име, например "Финансов" за групи, започващи с номер 2, BIDA за групи, започващи с номер 3 и т.н.

Забележка. Таблиците tFakul и tGroup са свързани с ключово поле. Следователно, ако трябва да промените структурата на която и да е таблица, първо трябва да прекъснете връзката между тях: разделРабота с бази данни - групаПоказване или скриване - командаСхема на данни - щракнете върху линията за връзка между таблиците - изберете командаИзтриване.

v ТаблицаtStudent съдържа следните полета:ID (Ключ,Брой ),IDГрупа (Съветник за справка за избор от таблицатаtGroup полетаНомер на група ),Номер на книжка (текст), CДоговор (Булев, формат Да/Не),Фамилия с инициали (текст),Пол (текст, 1 символ, на редУсловие за стойност въведете: „g” или „m”),Дата на раждане (Дата и час, кратък формат),Регион (текст), Гград (текст), Aадрес (текст), Tтелефон (текст, 11 знака),Чужд език (текст, 4 знака, редУсловие на стойността въведете: английски или френски или немски или испански),Бележки (бележка),Прикачени файлове (тип данниПрикачен файл ).

Превключете към табличен изглед и попълнете таблицата с произволни данни до полетоПрикачени файлове.

Внимание! Не можете да промените типа данни за прикачен файл, можете само да изтриете цялото поле за прикачен файл. Следователно, ако не можете да изберете типа данни за прикачен файл, изтрийте името на полето за прикачен файл и след това въведете отново името на полето за прикачен файл и изберете типа данни за прикачен файл.

  • Да предположим, че искаме да добавим текстов файл към полетоПрикачен файл. За да направите това, първо трябва да го създадете в MS Word. Текстът може да бъде както следва: Текстовият файл за полето Прикачени файлове е създаден от студент (трите имена). Картина може да бъде вмъкната в текста: разделВмъкване - групаИлюстрации - бутонФигура - изберете снимка - бутонВмъкване - Запазете файла във вашата папка, например под иметоattachment.docx.
  • Върнете се към Access.
  • Отворете електронна таблицаСтудент в режим PТаблица
  • В полетоПрикачени файлове (то ще покаже икона на кламер и (0)) щракнете двукратно върхужелан запис (ред). Ще се отвори прозорецътПрикачени файлове
  • БутонДобави. Ще се отвори прозорецътИзбор на файл
  • Отворете списъкПапка, изберете папка и създаден текстов файл