Документиране на стимулите на служителите
Наградата за труд се разбира като публично признание на трудови заслуги, почитане на отделен служител или група служители, които се изразяват в прилагането на стимули, обезщетения и обезщетения, установени от действащото трудово законодателство.
Колективният договор или вътрешните трудови разпоредби на организацията могат да предвиждат и други видове стимули, например присъждане на почетни титли („най-добър счетоводител“, „най-добър шлосер“, „почетен работник на организацията“) и др. Федералните закони в определени сектори на икономиката одобряват харти и правила за дисциплина (митническа служба, морски транспорт, риболовен флот, железопътен транспорт и др.), които също съдържат разпоредби за мерки за стимулиране (награждаване ведомствени нагръдници, присъждане на почетни звания, вписване в почетната книга и др.). За специални трудови заслуги към обществото и държавата служителите могат да бъдат номинирани за държавни награди. Трябва да се има предвид, че бонусите, включени в системата за възнаграждение или изплащани редовно, не са стимули.
Документирането на стимулите на служителите се регулира от местните разпоредби на организацията (колективен договор, вътрешни трудови разпоредби, разпоредби за стимули, бонуси, почетни грамоти, почетни табла и др.). Тези актове установяват видовете стимули, статута и основанията за прилагане на всяко от тях. Във всеки случай се прилагат два основни документа - заявление за повишение и заповед за повишение.
Представянето (вместо него понякога се използва меморандум или бележка) е основният документ за издаване на заповед. В допълнение, докладите могат да послужат като основание в този случай.ръководител на структурно звено, актове, решения на синдикални органи, съвет на трудовия колектив.
Необходимостта от одобрение на изявленията, съставът на длъжностните лица и последователността на одобрение зависят от процедурата, приета в организацията за движение на документацията на персонала. Например, счетоводният отдел потвърждава наличието на необходимите средства, заместник-ръководителят на организацията, отговарящ за структурното звено, е съгласен с мярката за стимулиране. Може да се изисква виза за човешки ресурси, за да се проверят данните за служителите. Последователността на гледане трябва да бъде установена в инструкциите за работа в офиса, при липса на които документите се прехвърлят от младши служители на висши. Например последователността може да бъде следната: службата за персонал, ръководителят на структурното звено, в чието подчинение е служителят, счетоводният отдел, заместник-ръководителят на организацията, отговарящ за работата на това структурно звено.
Службата за персонала изпраща подаването до ръководителя на организацията, за да получи неговата резолюция, в която е необходимо да се отрази съгласието с предложената мярка за стимулиране, изпълнителя и крайния срок. Решението трябва да бъде подписано и датирано. Въз основа на положителна резолюция отделът по персонала изготвя проект на заповед за насърчаване, чийто текст е съставен в унифициран формуляр N T-11 (за насърчаване на няколко служители - във формуляр N T-11a). Пример за този документ е представен в Приложение 2. Съдържанието включва следната информация: фамилия, име и бащино име на служителя, неговият персонален номер, длъжност (професия), структурно звено. Освен това се описва мотивът за поощрение, например награждаване с ордени и медали, присвояване на почетни звания, изпълнение на особено значими задачи, юбилей и др. Поръчката трябва да съдържапосочване на вида на поощрението (благодарност, ценен подарък, почетна грамота, награда и др.).
Обичайно е да се одобрява проект на заповед в случаите, когато подаването не е координирано. Ако подаването има необходимите белези, тогава също е неуместно да се одобрява заповедта - тя незабавно се прехвърля на ръководителя на организацията за подпис.
Единните форми N T-11 и N T-11a, одобрени от Държавния статистически комитет на България, не предвиждат процедура за наблюдение - те не съдържат съответната зона. Въпреки това, ако е необходимо, например, ако процедурата за координиране на поръчки в определена организация е установена от местните разпоредби, можете да добавите необходимите подробности към унифициран формуляр. В съответствие с GOST R 6.30-2003, визите се поставят в долната част на листа на гърба на оригиналната поръчка.
Съгласно параграф 10 от Правилата основата за вписване на наградата, направена от работодателя в трудовата книжка, е съответната заповед (инструкция) на работодателя не по-късно от седмица. В същото време той трябва точно да съответства на текста на заповедта (заповедта). Пример за такъв запис е даден в Приложение 4. Броят на екземплярите на заповедта зависи от процедурата за формиране на дела, приета в организацията, но трябва да има поне две от тях. Първият екземпляр остава на съхранение в службата за персонал, в случай на поръчки, а копие се прехвърля в счетоводния отдел за кредитиране на съответните средства по личната сметка на служителя. Ако организацията поддържа лични досиета на служителите, те трябва да съдържат оригиналните документи и заверени копия на заповедите. Ако е обичайно да обявявате заповеди за стимулиране на екипа, трябва да направите друго копие на документа - за преглед.
Пример за вписване на повишението в личната карта на служителя Приложение 3.Пример за запис за награда
Пример за вписване на стимул в трудова книжка Приложение 4. Пример за вписване на стимул в трудова книжка
Л. Санкина, доцент в катедрата по управление на документацията, Руски държавен хуманитарен университет Москва / "Kadrovik.ru", 2011, N 1