Достъп до системата за помощ и как да я използвате
Помощната система на Access е доста разнообразна. Обхваща почти всички аспекти на работата със системата. След като стартирате Access, можете да използвате всякакъв вид помощ, ако влезете в елемента от менютоПомощ, който има подменю на формата:
Избирането на елементаПоказване на асистент води до появата на прозорец с анимиран герой. Асистентът дава съвети за конкретна работна ситуация и намира необходимите раздели от помощната документация в отговор на въпроси, въведени в полето за въвеждане. Може да бъде временно скрит с помощта на командатаПомощ/Скриване на асистента или деактивиран за цялата сесия в Access, като щракнете върху бутона [Опции] в неговото допълнително изображение и премахнете отметката от квадратчетоИзползване на асистент.
ЕлементКакво е това ? е предназначен за получаване на бърза справка относно присвояването на елементи в главния прозорец на Access. Избирането му води до показване на показалеца на мишката под формата на стрелка с въпросителен знак, а щракването върху интересния елемент предоставя информация за него.
Office on Web ви позволява да се свържете с уеб сайта на Microsoft за актуализирана информация за програмата.
Персонализиране на работната среда в Access
Можете да персонализирате работната си среда, като използвате командатаИнструменти/Опции. Това води до диалогов прозорец Опции с раздели.
В раздела Изглед можете да включвате / изключвате дисплея: лента на състоянието, прозорец за стартиране, преки пътища за създаване на нови обекти в прозореца на базата данни и др.
В раздела Общи се задават полета на страницата при отпечатване на документ, ред на сортиране за нови бази данни, звук при извършване на различни действия и др.
В раздела Редактиране и търсене задавате параметрите за извършване на операции за редактиране, търсене и заместване.Разделът Изглед на таблица се използва за задаване на опции за таблица, както и за задаване на анимация при показване на промени в таблицата поради вмъкване на нови колони. Разделът Таблици и заявки ви позволява да зададете опциите по подразбиране за режим на проектиране на таблица и режим на проектиране на заявка. Елементите в раздела Формуляри и отчети се използват за задаване на опции по подразбиране в режим на проектиране на формуляр и режим на проектиране на отчет. Разделът Клавиатура ви позволява да задавате режими на работа при въвеждане на данни от клавиатурата. В раздела Други можете да конфигурирате мрежовия и ODBC интерфейса, можете да конфигурирате програмата Access да работи в среда с много потребители.
Данни в Access
Когато създава компютърна база данни, потребителят въвежда своите данни в нейните полета. В същото време той трябва първо да опише тези полета според изискванията на Access: да зададе имена на полетата, да посочи техния тип и свойства (което ще ви позволи да контролирате съхранението, обработката и показването на данни за полета). Полетата се наименуват при спазване на следните изисквания: името трябва да съдържа не повече от 64 знака; точка (.), удивителен знак (!), апостроф (‘), квадратни скоби ([]) и ASCII контролни знаци от 0 до 31 не са разрешени.
В полетата на базата данни могат да се въвеждат следните видове данни.
Текст. Този тип поле съдържа текст или комбинация от текст и числови стойности. Дължината на текста не трябва да надвишава 255 знака.
Поле MEMO.Дълъг текст (до 65535) знака.
Числени.Числови данни, използвани в математически изчисления, с изключение на парични изчисления. Размери на числовите полета - 1, 2, 4, 8, 12 байта.
Дата/Час.Стойности за дата и час. Дати от 100 до 9999 ггодина.
Валута.Парични стойности. Максималната им точност е 15 цифри вляво от десетичната запетая и 4 цифри вдясно от нея.
Брояч.Уникални последователни номера със стъпка 1, вмъкнати автоматично при вмъкване на запис в базата данни.
Булев.Полета, които могат да имат само една от двойка стойности, като Да/Не, Вярно/Невярно или Вкл./Изкл.
Поле на OLE обект. Обекти от други приложения, които могат да бъдат свързани или вградени в таблица на Access.
Наборът от валидни свойства за дадено поле зависи от това какъв тип данни ще се съхраняват в полето. Нека обясним възможните свойства на полетата.
Размер на полето.Указва максималната дължина на текстово или числово поле. За числово поле често използваните стойности са:
ü байтове - цели числа от 0 до 255 (полето заема 1 байт);
ü цяло число–цели числа от -32768 до 32767 (2 байта);
ü дълго цяло число-цели числа от -2 147 483 648 до 2 147 483 647 (4 байта).
Прилагат се други стойности: единично плаващо, двойно плаващо, реално.
Формат на полето.Определя как текстът, числата, датите и часовете се показват на екрана и при печат.
Брой десетични знаци.Позволява ви да посочите броя десетични знаци за числа.
Маска за въвеждане. Указва маска за въвеждане, която улеснява въвеждането на данни в поле.
Подпис.Дефинира текста, показван в етикетите на полета в таблици, заявки, формуляри, отчети.
Стойност по подразбиране.Позволява ви да посочите стойност, която автоматично се въвежда в полето, когато се създава нов запис.
Условие за стойност.Дефинира набор от стойности, които могат да бъдат въведени в поле на таблица.
Съобщение за грешка.Позволява ви да посочите текста на съобщението, което се показва на екрана, когато се въведе невалидна стойност.
Задължително поле.Показва дали полето изисква въвеждане на стойност.
Празни редове.Определя дали празните редове (" ") са разрешени в текстовото поле.
Индексирано поле. Позволява ви да създадете индекс за поле, което ускорява търсенето и сортирането в таблица.
Unicode компресия за това поле.Указва дали се използва Unicode кодиране.
Изрази в Access
Изразите се използват в много операции на Access (например при дефиниране на условия в заявки).Изразе комбинация от стойности и оператори, която дава определен резултат. Например следният израз ви позволява да покажете в заявката сумата от стойностите на полетата „Сума на поръчката“ и „Цена за доставка“:
Литерали, константи, функции и идентификатори се използват като стойности в изрази.
Литерал- действителна стойност като число, текстов низ, дата (например 100, "Минск", #1-Jan-99#).
Константатае непроменяща се стойност (например Да, Не, Вярно, Невярно и Нула).
Функцияе малка програма, която винаги връща стойност (число или символен низ), която е резултат от изчисления или други операции. Функцията се извиква с нейното име, последвано от нейните аргументи в скоби. Има и функции без аргументи, като Date(). Access дефинира много видове функции: статистически, математически, дата/час, текстови, финансови и други.
Оператор- операция върху стойности. В изразите се използват четири вида оператори: аритметични оператори, оператори за сравнение, логически оператори, текстови оператори.
Аритметика: + (събиране), - (изваждане), * (умножение), / (деление), % (процент), ^ (степенно степенуване) и др.
Оператори за сравнение: = (равно на), > (по-голямо от), = (по-голямо или равно на), (не е равно на).
Логически оператори: И (логическо умножение), ИЛИ (логическо събиране), НЕ (логическо отрицание).
Текстов оператор: & (сливане на низови стойности).
Потребителят има възможност да създава изрази с помощта на инструмента за създаване на изрази или като ги въвежда на клавиатурата. Конструкторът на изрази е наличен винаги, когато трябва да въведете израз.
В горната част на прозореца на конструктора на изрази е полето за израз. Под него има бутони с често използвани оператори. По-долу има раздел за създаване на изразни елементи. Процесът на създаване на израз се свежда до последователен избор в секцията на необходимите стойности - константи, функции, идентификатори - и вмъкването им в полето за израз. В същото време, с помощта на бутоните, необходимите оператори се вмъкват между стойностите по пътя. Литералите, присъстващи в израза, се въвеждат на клавиатурата.