Електронен документооборот

Софтуерният модул "Управление на електронни документи" е предназначен за решаване на задачи, чийто обем и сложност нарастват с нарастването на броя на самите документи: търсене на информация, поддържането й в актуален вид, осигуряване на конфиденциалност и безопасност на документите и др.

Папките се използват за организиране на съхранението на документи. Всеки тип документ (заповеди, писма, протоколи и др.) има свой жизнен цикъл в системата, който автоматично променя състоянието на документа, докато потребителите работят с него.

Всеки документ може да има неограничен брой версии в системата, като версиите на един и същи документ могат да бъдат в различни формати.

Модулът използва възможностите на файловото хранилище за организиране на работа с големи по обем документи, както и за създаване на дълготраен електронен архив от документи.

Въвеждане и конвертиране на документи

За да улесни въвеждането на информация от различни носители, системата предоставя услуги за въвеждане на документи. Услугите предоставят групово въвеждане на документи от скенери, от многофункционални устройства („изпращачи“), от папки на файлови системи, от факсове, от имейл кутии и др.

Услугите за въвеждане на документи включват такива специални услуги за интегриране с оборудване и заснемане на изображения на документи като: услуга за въвеждане на факс; услуга за въвеждане на електронна поща; входна услуга от файловата система; услуга за извличане на баркод; услуга за конвертиране в многостраничен TIFF файл.

Услугите за въвеждане на документи осъществяват и първична обработка на документи: например разделяне на потока от страници по различни критерии - наличие и вид на баркод, бял лист, брой страници и др.

По-нататъшната обработка на документи, въведени в системата, може да се извърши от услуги за конвертиране на документи,които превеждат документи в други формати (по-специално във формати PDF и HTML) и извличат необходимата информация от тях.

Организация на съхранението на електронни документи

Услугите за съхранение на файлове на системата ви позволяват да съхранявате документи в електронен вид както в базата данни на SQL сървъра, така и във файлови хранилища, което практически неограничено разширява наличното пространство за съхранение на документи и осигурява стрийминг достъп.

Възможности за търсене в електронни документи

Системата предоставя различни възможности за бързо търсене на документи в електронен вид. Търсенето може да се извърши по дадените данни на картата на документа, както и по съдържанието на документа, като се вземат предвид всички граматични форми на думите на базата на морфологичен анализ (търсене в пълен текст).

Възможно е извършване на специализирано търсене на електронни документи по предварително зададени параметри за търсене, допълнителни търсения по често използвани критерии, безплатни търсения, критериите за които се задават от потребителя на системата, както и възможност за задаване на документи, свързани с него по смисъл или логика и преминаване от един свързан документ към друг, включително собствени свързани документи.

За търсене на документи чрез хартиен аналог се използва технологията за бърза идентификация на документи, която, използвайки маркирането на хартиени аналози на документи с уникален баркод, позволява на потребителите, използващи в бъдеще скенер за баркод, да намерят електронен документ в системата бързо и точно. В същото време баркодът ви позволява да идентифицирате уникално документите и да елиминирате грешки, причинени от несъответствия между електронни и хартиени документи.

Системата предоставя и вариант на така нареченото глобално търсене, спри което резултатът от търсенето може да бъде всеки системен обект (документи, папки, задачи, задачи). Тази опция е полезна, когато потребителят не знае кой обект се търси и трябва да използва всички източници на информация в системата, за да получи необходимите данни. Търсенето показва на потребителя всички обекти на системата, които съдържат търсената фраза в картата и/или в текста на обекта (в зависимост от параметрите на търсенето).

В същото време се поддържа механизмът за уместност на търсенето в пълен текст, който проверява съответствието на резултатите от търсенето с оригиналната заявка. Резултатите от тази проверка се показват като рейтинг на намерените обекти, според който потребителят може да извърши допълнително сортиране, за да улесни търсенето.

Освен това е въведено бързо търсене, което ви позволява да търсите документи, задачи, задачи, папки по критериите за търсене Текст и Карта, като се вземат предвид най-новите настройки в общия прозорец за търсене.

Системата позволява използването на всякакви програми за създаване и редактиране на електронни документи (Microsoft Word, Microsoft Excel, Microsoft Project, Microsoft Visio, AutoCAD, CorelDraw и др.).

За бързото създаване на еднотипни електронни документи се използват шаблони, които определят първоначалното съдържание на документа, например шаблоните "Входящо писмо", "Фактура за плащане", "Поръчка" и др. В този случай попълнените полета в картата на документа могат автоматично да бъдат заменени в текста на документа. В допълнение, работата с документи в електронна форма е възможна с помощта на дизайнера на документи и съветниците за действие. Конструкторът на документи ви позволява да създавате стандартни документи (заповеди, бележки, справки, договори) на базата на вече готови макети. Генерирането на документ въз основа на оформление обикновено еизвършва се с помощта на съветници за действие. Помощниците за действие ви позволяват да автоматизирате няколко подобни последователни действия (при въвеждане на данни в процеса на попълване на документ, изпращане на документ за одобрение), като използвате интуитивен интерфейс.

В допълнение към създаването на документ чрез системата, потребителят може да въведе в системата готов документ от произволен файл на операционната система, както и директно от скенера, използвайки функцията за импортиране на документи или имейл.

Интеграцията с Microsoft Word, Microsoft Excel, Microsoft Project, както и с безплатния офис пакет OpenOffice.org ви позволява да изпратите документ за одобрение директно от приложението, да работите с неговата карта, да видите историята на работа с документ и свързаните с него документи, да вмъкнете баркод и да сравните версиите на документа.

Жизнен цикъл и версии на електронен документ

Всеки документ в системата може да има неограничен брой версии. Това ви позволява да поддържате история на промените в съдържанието на документа (например в процес на одобрение) и да избегнете работа с остаряла информация. В същото време версиите на един и същ документ могат да бъдат представени от файлове с различни формати, което улеснява търсенето, съхранението и достъпа до документа и значително подобрява удобството на потребителите. Например, версиите, които възникват по време на процеса на разработване и одобрение, могат да се съхраняват в лесен за редактиране DOC формат, докато окончателната договорена версия може да се съхранява в неизменен PDF формат.

Версията на електронен документ отразява уместността на неговото съдържание. Всяка версия може да бъде в едно от състоянията: в разработка, активна, остаряла. Специален стил се използва за визуално представяне на състоянието на версията.шрифт.

За всеки тип документ (писма, заповеди и др.) системата предоставя собствен жизнен цикъл, който задава етапите на жизнения цикъл и правилата за преминаване между тях. Преходът между етапите може да се извърши автоматично.

Гарантиране на поверителността на електронните документи

Една от най-важните функционални задачи на системата за управление на електронни документи и взаимодействие е защитата на информацията от неоторизиран достъп.

Поверителността на документите, съхранявани в системата, се осигурява от следните функции:

За да се предотврати директен достъп до текстовете на документите, заобикаляйки средата на системния софтуер, са внедрени специални средства за защита както на файловите хранилища, така и на хранилищата на SQL сървъра.

Електронен подпис

Системата поддържа два вида ES: одобряващи и одобряващи. Одобряването на електронния подпис означава, че потребителят, който е подписал документа, го е прочел (одобрил). Одобрителният подпис може да бъде положен от ограничен кръг лица в рамките на даденото правомощие и означава окончателното одобрение на документа. Подпис от всякакъв вид, поставен върху версия на документ, го предпазва от последващи промени.

Организация на колективна работа с електронни документи

Когато голям брой потребители работят едновременно в едно информационно пространство на системата, възниква проблемът с едновременното редактиране на един документ от няколко потребители. За да разреши този проблем, системата предоставя специален заключващ механизъм, благодарение на който потребителите могат едновременно да редактират различни версии на документ и карта, както и да създават нови версии, включително в различни формати. Междувременно останалотопотребителите могат да преглеждат редактируеми версии и карта с документи.

Автоматично създадените сенчести копия на документи ви позволяват да се върнете към случайно изтрито или неправилно променено съдържание на документа.

Системата има възможност да получава известия за издаване на документ, ако при опит за отваряне на този документ този документ вече е бил заключен от друг потребител. Това ви позволява бързо да се върнете към документа веднага след като друг потребител го пусне.

Системата също така ви позволява да работите с отделни документи офлайн (например вземете файл от системата „със себе си“, работете с него и след това върнете файла в системата).

Има опции за експортиране на документ от системата и импортиране на документ в системата, както и възможност за блокиране на експортирания документ до връщането му в системата.

Възможен е и експорт на документи не само в оригинален формат, но и в ZIP архив, в PDF, както и в специално разработен формат за отворен структуриран електронен документ (ESD). ESD документът съдържа всички атрибути на картата и електронни подписи, т.е. запазва правното значение на документа и може да се използва за взаимодействие с трети страни.

Ефективност на работата с електронни документи

Така системата поддържа пълния набор от възможности за работа с електронни документи, като осигурява повишаване на ефективността на организацията чрез:

  • бързо въвеждане на информация в системата;
  • бързо търсене на необходимата информация;
  • бързо сравнение на хартиени и електронни документи по баркод;
  • надеждно съхранение на документи, вкл. в различни формати;
  • спазване на режимаконфиденциалност на достъпа до документи;
  • подкрепа за гъвкави жизнени цикли и уместността на състоянието на документите;
  • предотвратяване на загуба на документи;
  • натрупване на корпоративни знания;
  • прилагане на електронен подпис;
  • поддръжка на електронен документооборот между различни организации.

  • електронно управление на документи
  • Електронен архив
  • Управление на бизнес процеси
  • офис
  • управление на договори
  • управление на срещата
  • управление на взаимоотношенията с клиенти
  • призиви на граждани и организации
  • географски разпределена работа
  • персонализирани инструменти за разработка
  • услуги за взаимодействие и EDS
  • услуги за съхранение на файлове
  • Услуги за въвеждане на документи
  • услуги за маркиране и идентификация
  • интеграция със свързани системи
  • мобилен и уеб достъп

предложения, които позволяват на Pba Consult да бъде едно гише за вашите информационни нужди.