Електронни билети
Издателство БИНО. "БиНО: Бюджетни институции" № 5/2010 г
В момента все повече въздушни и железопътни превозвачи предлагат на своите пътници електронни аналози на хартиени билети (e-ticket). Закупуването на електронни билети за бизнес пътници става все по-често срещано за бюджетните организации. Тъй като електронният билет е сравнително ново явление, използването му в икономическите дейности на бюджетна институция заслужава специално внимание.
В тази статия ще говорим за това какво е електронен билет, как и къде можете да го закупите и как да отразите цената му в бюджетното счетоводство.
Какво е електронен билет
Електронният билет, подобно на хартиения, потвърждава сключването на договор за превоз между пътника и превозвача.
Най-просто казано, електронният билет е електронен запис на пътуване, който се съхранява в базата данни на превозвача. Тогава възниква съвсем логичен въпрос: как пътникът ще потвърди правото си да получи транспортни услуги? За да отговорим, нека се обърнем към структурата и съдържанието на електронния билет.
Структурата на електронния билет
– електронен полетен купон;
– електронен контролен талон;
– талон за електронна агенция;
Полетните, контролните и агентските купони са вътрешната информация на превозвача, която се съхранява в неговата база данни с електронни билети. А за пътник, пътуващ с електронен билет, въздушният превозвач е длъжен да издаде маршрут / разписка.
По този начин, говорейки за електронен билет, е важно да се разбере, че за пътниците въплъщението на електронен билет е маршрут / разписка.
Маршрутът/разписката съдържа следната информация за пътника:
- фамилия, име, бащино име, име, серия иномер на документа за самоличност - за вътрешен превоз;
- фамилия, друга информация, предвидена от международните стандарти - за международен транспорт.
В допълнение, маршрутът/разписката съдържа следната информация за полета:
– име и (или) код на превозвача, номер, дата и час на излитане на полета, име и (или) кодове на летища - точки на отпътуване и дестинация за всеки полет, тарифа, тарифен еквивалент (ако е приложимо), обща цена на транспорта;
- начин на плащане, такси (ако е приложимо), име и (или) код на класа на резервация, код на резервация, дата на издаване, име на агенцията превозвач, издала билета;
– безплатен допустим багаж (по преценка), уникален номер на електронен билет.
Заповед N 134 позволява, по преценка на въздушния превозвач, електронният билет да съдържа допълнителна информация за условията на превоз или характеристиките на обслужването на пътниците.
Съгласно параграф 2 от Заповед № 134, маршрут / разписка може да се издава както на формуляр за строг отчет, така и без използване на формуляр за строг отчет.
Ако маршрутът/разписката не е издадена на бланка за строга отчетност, тогава на пътника се издава допълнително или документ, потвърждаващ плащането на превоза, издаден на бланка за строга отчетност, или касова бележка.
Железопътен билет
Структурата на железопътния електронен билет е одобрена със Заповед N 102 и включва:
Контролният талон е част от електронен билет, която се съхранява в базата данни за електронни билети на превозвача.
На пътника се издава документ за пътуване. Документът за пътуване трябва да включва следната информация:
– дата и час на поръчката;
– отправна и крайна гара;
– дата и час на заминаване/пристигане на влака;
– име и (или) код на превозвача;
- знак за отделение (женско, мъжко или смесено, ако е приложимо);
– информация за пътника (три имена, серия и номер на паспорта);
– тарифа (билет, запазено място);
- общата цена на транспорта;
– начин на плащане, такси (ако има такива), дата на издаване, име на превозвача, който издава билета, код на резервация и др.
Подобно на маршрута / разписката, документът за пътуване може да бъде издаден със или без използване на формуляр за строга отчетност (параграф 2 от Наредба № 102). По същия начин, при издаване на документ за пътуване не на бланка за строга отчетност, на пътника се издава допълнително или документ, потвърждаващ плащането на превоза, издаден на бланка за строга отчетност, или касова бележка.
Ние допълваме разпоредбите на счетоводната политика
Бюджетната институция следва да преразгледа разпоредбите на счетоводната политика относно процедурата за потвърждаване на разходите за закупуване на електронен билет.
При необходимост счетоводната политика се допълва. Допълненията се правят със заповед или заповед на ръководителя на институцията и могат да бъдат направени в счетоводната политика по всяко време.
– маршрут/разписка, издадена върху пътнически билет, одобрен като формуляр за строга отчетност;
- чек или друг документ, удостоверяващ плащането на превоза, съставен по утвърден формуляр за строга отчетност.
Закупените в България електронни пътнически билети трябва да отговарят на изискванията, установени със Заповеди № 134 и 102.
Освен това Министерството на финансите на България не изключва възможността за косвено потвърждение на разходите за придобиване на електроненбилет. Това може да бъде разпечатка на маршрут/разписка или бордна карта, посочваща подробностите, които позволяват да се установи фактът на движението на служителя (име на пътника, маршрут, дата на пътуване) и цената на билета.
Ако билетът е закупен за пътуване в чужбина, тогава част от информацията в него може да бъде написана с латински букви. Но на територията на България деловодството в държавните органи, организации, предприятия и учреждения се води на български език като държавен език на Руската федерация.
Процедурата за превод на първични документи на български език може да бъде фиксирана в счетоводната политика на институцията. Например може да се напише, че преводът ред по ред на първични счетоводни документи може да се извърши от служител на институция, който има подходящо образование или сертификат за напреднало обучение в областта на владеенето на чужд език.
Актуално във връзка с въвеждането на електронен документооборот е да се отрази в счетоводната политика моментът на потвърждение на плащане и дебитиране на суми от командировано лице при плащане на билет от банкова карта през сайта на превозвача.
Ето фрагмент от счетоводната политика, отразена в раздела „Процедурата за сетълмент с отговорни лица“, и заповед за извършване на допълнения към счетоводната политика.
Заповед за промяна на счетоводната политика може да изглежда така.
Обществена институция
Поръчка
дата
N
Относно допълнение 5
към счетоводната политика
Във връзка с въвеждането на бездокументарна форма на пътнически билети за въздушен и железопътен транспорт, нареждам в параграф ___ от приложението към счетоводната политика „Процедура за разплащане с отговорни лица“ да се добавят следните параграфи:
„Когакогато служителят използва електронен самолетен и железопътен билет, разходите на служителя, свързани с пътуването до и от мястото на командировката, се възстановяват по следния ред.
Общата стойност на транспорта и начинът на плащане трябва да бъдат посочени задължително.
Плащането на електронен самолетен и железопътен билет трябва да бъде потвърдено със следните документи:
- документ, съставен на формуляр за строга отчетност, или чек от касов апарат - при плащане в брой;
– чрез проверка на касово оборудване (АТМ) – при плащане с платежна (банкова) карта на служител (чрез банкомати);
- разпечатка от личната сметка, потвърждаваща дебитирането на средства от сметката на служителя за плащане на билети - при плащане чрез уебсайта на превозвача с платежна (банкова) карта на служителя.
Възстановяване на разходи на служител за закупуване на електронен билет, платен с платежна (банкова) карта, на която той не е собственик, не се извършва.