Excel за напреднали 9 полезни трика
В допълнение към многото основни трикове за работа с тази програма, които вероятно вече знаете, е полезно да научите някои "напреднали" трикове, които ще ви издигнат над всички останали. Така че, ако искате да впечатлите шефовете си и да смажете конкурентите си, тези 8 трудни функции на Excel ще ви бъдат полезни.
1. Функция VLOOKUP
Тази функция ви позволява бързо да намерите стойността, от която се нуждаете, в таблицата. Например, трябва да разберем крайния резултат на Бет, пишем: =VLOOKUP("Бет",A2:E6,5,0), където Бет е името на ученика, A2:E6 е диапазонът на таблицата, 5 е номерът на колоната, а 0 означава, че не търсим точно съвпадение на стойността.
Функцията е много удобна, но трябва да знаете някои характеристики на нейното използване. Първо, VLOOKUP търси само отляво надясно, така че ако трябва да търсите в различен ред, ще трябва да промените сортирането на целия лист. Освен това, ако изберете таблица, която е твърде голяма, търсенето може да отнеме много време.
2. Функция ИНДЕКС
Отразява стойността или препратката към клетка в пресечната точка на определен ред и колона в избрания диапазон от клетки. Например, за да видим кой е четвъртият най-добре платен топ мениджър на Уолстрийт, въвеждаме: =INDEX(A3:A11, 4).
3. Функция MATCH
Функцията MATCH търси определен елемент в диапазон (диапазонът е две или повече клетки от работен лист. Клетките от диапазона могат да бъдат съседни или несъседни) клетки и отразява относителната позиция на този елемент в диапазона.
Поотделно, INDEX и MATCH не са много полезни. Но заедно те могат да заменят функцията VLOOKUP.
Например, за да разберем кой е главният изпълнителен директор на Wells Fargo в голяма таблица, пишем =INDEX(A3:A11,MATCH("Wells Fargo",B3:B11,0). Използване на функцията VLOOKUPне го правете, защото търси само отляво надясно. А комбинацията от последните две ви позволява да правите това с лекота.
Да приемем, че решите да изчислите колко пари харчите всеки ден и да ги следите в продължение на седем седмици. За всяка седмица сте създали отделен лист, в който въвеждате разходите за алкохол, храна и други дреболии по дни.
Сега в раздела TOTAL (TOTAL) трябва да видим колко и в кой ден сте похарчили за този период. Въвеждаме =SUM('Week1:Week7'!B2) и формулата сумира всички стойности в клетка B2 във всички раздели. Сега, след като попълнихме всички клетки, разбрахме кой ден от седмицата сме прекарали най-много и в резултат на това премахнахме всичките си разходи за тези 7 седмици.
Една от най-удобните функции в арсенала на Excel, а също и една от най-лесните, е знакът $. Той казва на програмата да не коригира автоматично формулата, когато се копира в нова клетка, както обикновено прави Excel.
В същото време знакът $ преди "A" не позволява на програмата да промени формулата хоризонтално, а преди "1" - вертикално. Ако напишете "$A$1", тогава стойността на копираната клетка ще бъде същата във всяка посока. Много удобна техника, когато трябва да работите с големи бази данни.
Ако искате да съберете всички стойности от различни клетки в една, можете да използвате функцията CONCATENATE. Но защо да въвеждате толкова много букви, когато можете да ги замените с &.
За да създадете масив или матрица, ще ви трябват няколко операции, но те са по-сложни, отколкото в случая с обикновените формули, тъй като за показване на резултата са необходими не една, а няколко клетки.
Например, нека умножим две матрици. За да направите това, използвайте функцията MULTI(Array 1, Array 2). Най-важното е, че не забравяйте да затворите формулата със скоби. Сега натиснете клавишна комбинацияCtrl+Shift+Enter и Excel ще покаже резултата от умножението като матрица. Същото важи и за други функции за масиви - вместо просто да натиснете Enter, използвайте Ctrl+Shift+Enter, за да получите резултата.
8. Избор на параметър
Без тази функция на Excel легиони от анализатори, консултанти и прогнозисти биха имали трудности. Попитайте всеки в консултантската или търговската индустрия и той ще ви каже колко полезна може да бъде тази функция на Excel.
9. Пивотни таблици
Ако трябва да извършите макро анализ и да видите голямата картина, а имате под ръка само безкрайни колони от числа, тогава обобщената таблица ще бъде чудесен начин да оптимизирате и ускорите работата си. За да направите това, изберете "Pivot Table" от менюто "Insert". Като въведете желаните диапазони, ще получите данни под формата на таблица, която е лесна за четене. Можете лесно да променяте настройките за показване на данни с помощта на PivotTable Designer, да сравнявате и анализирате получените числа и т.н.
PivotTable е чудесен начин да превърнете огромно количество безполезна информация в работещи данни за рекордно кратко време.