Фереро България, ЗАД (DocsVision (SED
Технология: SED| изпълнители - 558 обекта - 5612 бр | системи - 618 доставчици - 310 |
| изпълнители - 298 обекта - 2555 бр | системи - 160 доставчици - 87 |
| изпълнители - 236 обекта - 2283 бр | системи - 282 доставчици - 171 |
Съдържание
Изчерпателно решение, което съчетава възможностите на Docsvision, SAP R3 и ABBYY Recognition Server.
Относно Фереро
Предпоставки за разработване на проекта
Систематичното увеличаване на интензивността на операциите в транспортната логистика, разширяването на списъка на транспортните компании - логистични партньори, както и необходимостта от бързо предоставяне на документи при поискване бяха предпоставка за автоматизиране на процеса на отчитане на връщането на товарителни документи. Целите на този проект бяха да опрости процеса на архивиране на документи, да намали продължителното време за обработка на заявки за информация и копия на документи, както и да минимизира грешките при ръчно въвеждане и обработка на данни. Целият транспорт на стоки до директни клиенти и дистрибутори от склада на Ferrero се извършва от партньорски логистични компании. Общата схема на взаимодействие е показана на фиг. 1.
Фиг. 1 Схема за изпращане на стоки до клиенти и дистрибутори от склада на Ferrero
Схемата за обработка на логистични документи преди разработване на решение изглеждаше така:
Ръководството на компанията взе решение за необходимостта от автоматизиране на рутинните процеси, свързани с обработката и съхранението на праткатадокументи. Беше необходимо да се оптимизира работата с основните видове документи, получени от клиента: товарителница, товарителница и печатни форми на документи, получени от клиенти. Беше необходимо да се разработи решение, което да опрости работата и да улесни процеса на взаимодействие между заинтересованите отдели (отдел за планиране на транспорта, група за складова администрация, счетоводен отдел и оператори на архив), както и да гарантира решаването на следните задачи:
- създаване на електронен архив на документация;
- автоматизация на въвеждане и обработка на пакети от документи;
- възможност за бързо генериране на отчети (както в офиса, така и в производството);
- възможност за незабавно предоставяне на копия на документи при поискване.
Избор на платформа за разработване на решение
От 2012 г. решението „Споразумение за договори“, базирано на платформата Docsvision, успешно работи в московския офис и в сладкарската фабрика Ferrero във Владимирска област, която включва 150 служители на московския и регионалните офиси. Затова беше решено да се реализира етапът на проекта за автоматизиране на работата с логистични документи на платформата Docsvision.
Уникалността на дизайнерското решение
Цялостно решение за Ferrero разработиха специалисти от ArtIT Consulting с участието на Syntellect; и двете компании са партньори на DocsVision.
Уникална характеристика на проекта беше интегрирането на три системи: Docsvision, SAP R3 и ABBYY Recognition Server. Това даде възможност да се автоматизира максимално процесът на въвеждане и обработка на пакет документи за изпращане, както и по-нататъшното им изпращане до създадения електронен архив.
Какво е направено като част от решението:
- ОрганизиранЕлектронен архив
- Приложена баркод система за идентифициране на документи
- Използвана е системата ABBYY Recognition Server за разпознаване на баркодове и подготовка на документи за експортиране в електронен архив
- Инсталирани скенери за поток
Как е изграден процесът
Процесът започва с регистриране на факта на изпращане на стоки в счетоводната система SAP R / 3, след което известие за нов документ с определени атрибути се предава на DocsVision с помощта на стандартни интеграционни скриптове. Запис на нов документ в архива на DocsVision очаква получаването на първичната документация.
При получаване на подписани оригинални документи от транспортната компания, по време на обработката им от служител на архива, се активират механизми за интеграция между системите ABBYY и Docsvision.
ABBYY Recognition Server решава проблема с правилното идентифициране на хартиени документи и автоматичното им конвертиране в електронен вид. На този етап също е възможно да се генерират изключения и да се уведоми потребителят за необходимостта от повторно въвеждане на данни или вземане на решение въз основа на резултатите от разпознаването.
След като файлът бъде разпознат и идентифициран правилно, се установява съответствие между документа и записа в архива на Docsvision EDMS.
След това се прикачва електронно копие на файла и се правят съответни бележки върху получаването на документите на клиента за тази доставка.
Автоматизираният участък от процеса беше критичен по отношение на усилия и време.
Фиг. 2. Схема на взаимодействие на системите в рамките на решението.
Резултати от внедряването
Положителните резултати от прилагането на това решение вече са забележимина етап пилотна експлоатация. Основните и очаквани резултати включват автоматизация и значително увеличаване на скоростта на обработка на документи, ускоряване на времето за генериране на отчети и предоставяне на данни при поискване. Освен това качествено е подобрена комуникацията между отделите на компанията.
Годишният обем документи, преминаващи през системата, е около 10 000 общи документи и 60 000 комплекта първични товарителни документи. Според изчисленията на компаниите за разработка спестяването на времеви ресурси за операции с тези документи поради внедряването на решението е до 4000 часа годишно.
Времето за внедряване на този етап от автоматизацията на бизнес процесите във Ferrero беше около 4 месеца.
Вадим Тамбовцев, ръководител на проекта, компания ArtIT:
„В резултат на внедряването, извършено от специалисти на ArtIT, не само контролът и ясното разбиране на случващото се с първичната документация се увеличиха, но и животът на обикновените служители (отдел по логистика, складови и архивни работници) също беше опростен и влиянието на човешкия фактор при извършването на редица операции е намаляло.“
Артьом Гвоздев, мениджър приложения, Фереро България:
„Основният критерий за избор на платформа за този проект беше лекота на използване, гъвкавост при решаване на текущи проблеми, както и оценка на резултатите от крайната полза от използването й. Системата DocsVision вече се е утвърдила като добра платформа за автоматизиране на управлението на корпоративни документи в големи / средни компании, а също така успешно се справи със специфична задача във Ferrero.