Грешки в бизнес планирането
Всички знаят българската поговорка: „Учете се от грешките“. Но защо това „проучване“ непременно трябва да се свързва само със собствените грешки? Не е ли по-добре да се учим от грешките на другите? Разбира се, че е по-добре, но откъде да вземете тези чужди грешки, от които можете да се поучите.
Малко вероятно е инспекторите с готовност да разкрият собствените си „тайни“, за да идентифицират типични грешки, чийто списък представлява вид служебна тайна.
Едва ли одиторите, много от които са били одитори, лесно ще се разделят с натрупаната през годините информация.Напоследък у нас се разви доста мощна мрежа от одиторски фирми и частни одитори, много от които са натрупали голям брой типични грешки, както свои, така и чужди. Одиторите обаче не са толкова активни в разпространяването на информация за грешки, от които данъкоплатците трябва да се поучат. Оттук и онзи информационен вакуум, който частично ще се опитаме да запълним.
Типични грешки в бизнес планирането
Анализът на недостатъците при изпълнението на бизнес проекти ви позволява да идентифицирате типичните грешки и ясно да демонстрирате предимствата на професионалното управление.
Всеки проект, независимо дали е ново развитие или реорганизация на предприятие, изисква систематична работа за постигане на максимални резултати при спазване на установените срокове, фиксирани разходи и определени изисквания за качество.
Не винаги обаче е възможно да се постигнат желаните резултати. Каква е причината? В недостатъците в работата и допуснатите грешки, които могат да доведат до фалит на фирмата.
Нека да разгледаме някои типични ситуации.
Недостатъчен анализ на съществуващото състояние и обосновка на изискванията към проекта не сави позволяват да разкриете всички проблеми, ясно да идентифицирате нуждите от промяна на състоянието на системата и да подготвите необходимата информация за вземане на решение.
Целите на проекта не са ясно дефинирани. Целите могат да бъдат назовани много бързо, но рядко са разумно дефинирани и документирани. Трябва да проверите:
• На какви данни се основава поставянето на цели?
• Какъв е хоризонтът на планиране на целите?
• Каква ще е ползата от постигането на целта?
• Какви срокове и разходи трябва да бъдат определени?
Вместо обективно търсене се дава предпочитание на любимия вариант.
За всяка цел като правило има много алтернативни решения за постигането й, но като правило се избира само една алтернатива.
Ето защо е важно да разберете:
• Възможни ли са други алтернативни решения?
• Какви критерии се използват за оценка и избор на алтернативи?
• Как се идентифицират и оценяват рисковете от алтернативите?
• Какво се случва с нулевата алтернатива: "Не променяйте нищо"?
Целенасочено подбраните и напълно документирани алтернативи правят възможно намирането на рационално и вероятно дори по-добро решение и осигуряват рентабилен курс на действие.
Отговорността в проекта не е ясно и последователно разпределена.
Проектите не се изпълняват „мимоходом“, те изискват установяване на лична отговорност както за проекта като цяло, така и за отделните му части.
Трябва да се дефинира ясно:
• Кои квалифицирани хора докладват на ръководителя на проекта и как?
• Кой дава частични задания с частични резултати и кой ги предава за по-нататъшно изпълнение?
• Кой решава относно разходите, времето и разходите?
• Кой и под каква форма се отчита пред ръководството?
Екипът за планиране и управление на проекта не разполага с достатъчно квалифициран персонал.
При определени срокове и ограничени разходи работната сила по проекта е слабо място както от качествена, така и от количествена гледна точка. Следователно, когато формирате екип по проекта, трябва да определите:
• На какво основание е избран човек;! за проекта (професионални познания, способност за работа в екип, лидерски умения и др.)?
• Работата по проект допълнителна тежест (наказание) ли е или професионална възможност (чест)?
• Може ли отговорникът по проекта да откаже услугите на некомпетентни участници?
Да пренебрегнете проблемите или да се опитате да ги разрешите, като „седите мирно“? Изпълнението на даден проект се характеризира, наред с други неща, с факта, че отклоненията и промените са очаквано явление, с което може и трябва да се работи. Следователно трябва да знаете:
• Как да определим необходимостта от промени в поставянето на цели? Какви са допустимите отклонения в хода на работа?
• Какви промени засягат резултатите, сроковете и разходите?
• Как се отчита промяната?
Познаването и прилагането на промяната предполага недвусмислена предварително определена система за документиране и записване на текущия напредък. Получените документи за решение трябва да съдържат алтернативни решения, представящи неизбежните промени в цените. Отговорните лица трябва да вземат решения и да действат, за да предотвратят по-нататъшни "щети".
Подценявайте риска и се примирете със съдбата. Всеки проект съдържа риск по отношение на резултатите, времето, разходите и т.н. Ето защо е важно да се отговори на въпросите:
• Как се идентифицира, дефинира и оценява рискът?
• Каквоможе ли да се направи, за да се намали?
• Как трябва да се прилагат вноските в резервния фонд, ако възникне рисково събитие?
Всички рискови случаи подлежат на документиране и единна парична оценка. Формираният резервен фонд (рисков фонд) трябва да се управлява само от отговорното лице по проекта.
Понякога импровизацията се оценява по-високо от системната организация. Не всички събития в един проект могат да бъдат планирани. Невъзможно е да си представим съществуването на индивидуална концепция за реагиране на всяко отклонение. Важно е да се определи:
• Трябва ли собственикът на проекта да спре да докладва редовно и да има повече доверие в участниците в проекта?
• Трябва ли ръководителят на проекта да се ограничи до спешни действия и да разчита на дарбата си за импровизация и на отношенията с клиента и с началниците? Повечето от дейностите по изпълнението на проекта могат да бъдат планирани и следователно систематично организирани.
Повтаряне на грешки от стари проекти и липса на желание за учене. Колкото и нов и уникален да е всеки проект, неговата реализация е много зависима от трансфера на професионални знания и анализа на реализираните стари проекти. Не трябва да има съмнение относно отговора на въпросите:
• Има ли смисъл да се анализират стари проекти?
• Възможно ли е да се научите да "бъдете мениджър"?
• Мениджърите на проекти стават ли отговорни за проекта за цял живот?
Данните за работния план (разходи, срокове, разходи и т.н.) за нови проекти могат да бъдат получени само чрез преглед на завършени проекти. Техники и методи за управление на бизнес проекти могат и трябва да бъдат научени и научени.
Няколко примера как да не пишете бизнес план
Бизнес планът трябва да обхваща не само положителните аспекти на вашиябизнес, но и съществуващи проблеми. Не е необходимо да се уточнява кой ще изпраща писма, ще прави чай или ще поддържа коридорите чисти. Но този, на когото се изпраща бизнес планът, трябва да почувства, че ефективното изпълнение на тези задължения е осигурено.
Трите бизнес плана, които наскоро бяха изпратени за преглед, илюстрират как една идея може да доминира над всички останали при писането на бизнес план. Авторите се опитаха да докажат уникалността на своя проект, но никой не обърна внимание на въпросите за планиране, управление, организация на компанията, маркетинг и печалба. В резултат на това плановете бяха отменени.
Недостатъците на тези плановеса описани по-долу.
Този случай е класически пример за ентусиазма на специалиста към техническия прогрес, когато не се вземат предвид търговските съображения.
Нека обобщим основните грешки, допуснати при изготвянето на този бизнес план.
Не са описани нито схемата за развитие на този бизнес, нито прогнозата за печалба. Отминаха дните, когато бордовете на директорите бяха готови да дават големи суми пари на изследователите за "чиста наука".
Кандидатите за заем не предоставиха пазарен анализ за бъдещия продукт, така че в бизнес плана нямаше нищо финансово привлекателно.
Споменаха се изключителни учени, но нищо не се каза за тези, които ще се занимават с организацията на производството, управлението, каква ще бъде структурата на предприятието.
Вторият бизнес план беше по-търговски обоснован. Той обаче е същият. Като първия, не успя. Този план се основаваше на биологична технология, в която малко хора имат дори основни познания. При представянето на съдържанието са въведени много нови термини, чиято прекомерна употреба не е типична.само за много научни и технологични описания. Всички професионалисти: инженери и търговци, месари и пекари използват думи със специално значение. Понякога тези думи са краткото име на нова идея, но целта на повечето от тях е да впечатлят обществеността. Силно технически термини или специални фрази не трябва да се появяват в бизнес плана или тяхното значение трябва да бъде обяснено. Задачата на бизнес планиращия не е да изненада читателя на този документ, а да му даде ясна картина на ситуацията.
За представителите на бизнеса дадените примери могат да послужат като добър пример за грешки на други хора,как не трябва да се пише бизнес план.
Често се казва, че грешките възникват, защото не е толкова лесно да се намерят хора с опит и умения в управлението. В САЩ по правило бизнес плановете се оценяват най-вече по начина, по който е представено управлението в тях. На този раздел се придава по-голяма тежест от всеки друг фактор, дори от описанието на самия продукт. Американците изискват управлението да е „балансирано“. Това се разбира като рационално разпределение на функциите между различните нива на управление. Бизнесът понякога се нарича "управляван пазар" или, обратно, "управляван продукт". Това са технически термини, но отразяват реалната картина. Всяка управленска единица трябва да решава проблеми, да си взаимодейства тясно и да може да влияе върху конкретни решения.
Този подход се нарича балансирано управление. Включете балансирана схема за управление във вашия бизнес план и убедете банкера или друг партньор, че този баланс действително съществува във вашата фирма.
Организационенплан. В този разделбизнес-плантрябвада посочи формата на собственост на създаденотопредприятия - ще бъде ли Как да избегнемгрешкипри наемане. Как да преминете успешно интервю или тест.
1. Принципи и техникасъставяне набизнес-план. Сред въпросите, коитотрябвазадължително да включитевбизнес-плани да разгледате подробно в него, може да се откроят