Характеристики на отчитането на компютърното оборудване в институциите
Свързани статии
В съответствие с Инструкция № 157n компютърното оборудване се отчита като част от дълготрайните активи на държавни (общински) институции по балансова сметка 10104 „Машини и оборудване“. Това се обяснява с факта, че животът на това оборудване е повече от 12 месеца.
Заедно или по отделно
Действащото законодателство не предоставя насоки относно това дали части от персонален компютър (монитор и системен блок) трябва да се считат за отделни дълготрайни активи или само като единичен комплекс.
Прилагат се обаче следните разпоредби.
1. Клауза 41 от Инструкция № 157n дава три възможности за определяне на елемент от дълготрайни активи:
• предмет с всички приспособления и принадлежности (няма дефиниции на термините „устройство” и „аксесоар”);
• отделен конструктивно изолиран елемент, предназначен да изпълнява определени независими функции;
• комплекс от структурно съчленени обекти.
Както можете да видите, набор от системен блок и монитор не може да се характеризира с първите две понятия (те са сравними както по размер, така и по цена; това не е един елемент).
В Инструкция № 157n няма декодиране на структурно артикулиран обект. Може да се приеме, че тук имаме предвид „механично свързани“, тоест по такъв начин, че когато се приложи сила към един от шарнирните обекти, всички обекти веднага ще се преместят. Няма пряка механична връзка между монитора и системния модул.
2. Съгласно параграф 41 от Инструкция № 157n, комплекс от структурно съчленени обекти трябва да има следните характеристики:
• части от комплекса са с общо оборудване;
• частикомплексът има общо управление;
• части от комплекса са монтирани на обща основа;
• поради обща основа и общо управление части от комплекса не могат да работят отделно.
Очевидно комплект, състоящ се от системен модул и монитор, не отговаря на нито един от тези четири критерия. Клавиатурата и мишката, които могат да се считат за устройства за системния блок, не са устройства за монитора, тоест не са често срещани. Системният модул не управлява монитора, мониторът не управлява системния модул и не е осигурен трети общ контролен център. Тъй като няма обща основа. Системният модул работи, когато мониторът е изключен, а мониторът работи, когато системният модул е изключен.
По този начин, в съответствие с изискванията на параграф 41 от Инструкция № 157n, няма причина да се комбинират части от персонален компютър в един обект.
В указания № 65n няма пряко изискване закупените монитори и системни модули да бъдат отразени съгласно член 340 от KOSGU. Установено е обаче, че разходите за закупуване на резервни части и (или) компоненти за машини, оборудване, офис оборудване, компютърно оборудване, телекомуникационни системи и локални компютърни мрежи, системи за предаване и показване на информация, информационна сигурност, информационни и изчислителни системи, комуникационни съоръжения подлежат на счетоводно отчитане съгласно този член на KOSGU.
Устройства за показване на информация (т.е. монитори), външни устройства за съхранение (които включват флаш карти, външни твърди дискове, външни DVD устройства, SSD устройства), устройства за въвеждане-изход на информация (т.е. скенери, принтери) OKOF се считат за независими дълготрайни активи.
По отношение на принтерите трябва да се отбележи, че тъй като те са почти винагисе използват в институции като част от локална мрежа и на тях се показва информация от различни компютри, няма причина да се включва принтер в едно конкретно компютърно работно място.
Освен това има голям клас принтери, които изобщо не изискват връзка със системния модул, но могат да бъдат свързани към локалната мрежа директно чрез кабелен или безжичен метод.
Решението за счетоводната процедура за системни единици и монитори и други компоненти като отделни дълготрайни активи или като част от един комплекс трябва да се вземе от институцията независимо на нивото на нейната счетоводна политика (освен ако няма преки инструкции в териториалните или ведомствени счетоводни стандарти).
Счетоводни опции
Налични са следните счетоводни опции.
1. Персоналните компютри се отчитат в следния ред:
• системен блок в единна композиция с мишка, клавиатура, високоговорители;
• монитор, принтер, скенер, външен модем и други външни устройства всяко поотделно.
2. Персоналните компютри се отчитат като една работна станция като част от:
• мишка, клавиатура, високоговорители;
В този случай принтер, скенер, външен модем и други външни устройства се вземат предвид като отделни дълготрайни активи.
3. Персоналните компютри се отчитат като единно автоматизирано работно място като част от:
• мишка, клавиатура, високоговорители;
• други външни устройства.
Препоръчително е счетоводните политики на институцията да определят ключови термини и да описват съответното счетоводно третиране.
Компонентите на персоналния компютър могат да бъдат класифицирани като:
• самостоятелни позиции на ДМА;
• компоненти на автоматизирани работни станции (АРМ);
1. Компонентиперсонални компютри, свързани с независими дълготрайни активи:
• са придобити за сметка на чл.310 от КОСГУ;
• се извеждат от експлоатация в съответствие с нормите на параграф 51 от Инструкция № 157n, който предвижда приемането на решение относно процедурата за унищожаване на изведения от експлоатация обект.
2. Компоненти на персонални компютри, свързани с компонентите на работната станция:
• използват се за комплектоване на работни станции;
• са придобити за сметка на чл.340 от КОСГУ;
• инвентарната карта на работната станция съдържа пълен списък на компонентите с посочване на технически характеристики и серийни номера;
• на всеки компонент се поставя инвентарният номер на съответната работна станция;
• в случай, че придобитият компонент се отписва за замяна на отказалия компонент на АРМ, стойността на отписаната част се отнася към разходите;
• в случай, че даден компонент бъде отписан за замяна на обслужваем компонент на автоматизирано работно място (за модернизиране на автоматизирано работно място), цената на изведения от експлоатация компонент се приписва на увеличението на цената на автоматизираното работно място, отстранената обслужваща част се взема предвид по пазарна цена, балансовата стойност на автоматизираното работно място се намалява с цената на отстранения обслужваем компонент;
• в случай, че даден компонент е отписан за преоборудване на автоматизирано работно място (инсталиране на компонент, който преди това не е бил включен в автоматизираното работно място), стойността на изведената от експлоатация част се приписва на увеличението на цената на автоматизираното работно място;
• в случай, че се закупува комплект компоненти и аксесоари за комплектоване на нова работна станция, придобиването на компоненти се извършва за сметка на чл.340 от КОСГУ, закупените компоненти се отписват като инвестиции в дълготрайни активи;
• при обмен на компоненти, сходни по функционалност между различни работни станции, фактът на подмяната се отразява в инвентарните картисъответните работни станции чрез промяна на данните за състава на компонентите на работната станция, без да се променя балансовата й стойност.
3. Компоненти за персонални компютри, свързани с аксесоари:
• може да се включва както в състава на работни станции, така и като самостоятелен обект на компютърна техника;
• разходите за придобиването им се осчетоводяват по реда на чл.340 от КОСГУ;
• инвентарната карта на работната станция (самостоятелен обект) съдържа пълен списък на аксесоарите с обозначение на технически характеристики и серийни номера;
• на всеки аксесоар се поставя инвентарният номер на съответното работно място (самостоятелен обект);
• в случай, че придобитият аксесоар се отписва за замяна на отказалия аксесоар на съответната работна станция (самостоятелен обект), стойността на отписания аксесоар се отнася към разходите;
• в случай, че принадлежност, която не е съществувала преди, е включена в AWP (независим обект), стойността на изведеното от експлоатация принадлежност се приписва на увеличението на цената на съответния AWP (независим обект);
• в случай, че се закупува комплект компоненти и принадлежности за комплектоване на нова работна станция, закупуването на принадлежности се извършва за сметка на чл.340 от КОСГУ, закупените принадлежности се отписват за инвестиции в дълготрайни активи;
• при размяна на сходни по функционалност аксесоари между различни работни станции (самостоятелни обекти), фактът на замяната се отразява в инвентарните карти на съответните обекти чрез промяна на данните за състава на компонентите на обекта, без да се променя балансовата му стойност.
Предимства и недостатъци
Всеки вариант на класификацията на компонентите на персоналния компютър - като независими обекти или като съставни части -също толкова приемливи, тъй като в законодателството няма директни инструкции по този въпрос. Всеки вариант има своите плюсове и минуси:
Отделен дълготраен актив
Компонент, аксесоар
Отписването трябва да се извърши в съответствие с изискванията на параграф 51 от Инструкция № 157n
Специални изисквания за отписване
съгласно федералния закон
Отписването може да изисква одобрение
в упълномощения орган за управление на собствеността или при разпоредителя (главния разпоредител) с бюджетни средства
По правило не се изисква специално одобрение за отписване.
На териториално или ведомствено ниво могат да се установят допълнителни изисквания за осчетоводяване и отписване
По правило на териториално или ведомствено ниво не се установяват допълнителни изисквания за отчитане и отписване.
По-строг контрол се осигурява чрез индивидуално отчитане на запасите (на цена над 3000 рубли) или отчитане на задбалансова сметка 21
Контролът върху компонентите и принадлежностите по правило се извършва чрез вписвания в инвентарните карти на инвентарните обекти, в които те са включени.
Ако през предходните години институцията е използвала различна счетоводна процедура за компютърно оборудване, тогава през текущата година е необходимо да се определи как да се водят записи на обекти от предишни години на получаване.
Ако по-рано отделното счетоводство на компонентите беше осигурено като независими дълготрайни активи, а от новата година - като част от автоматизираното работно място:
Вариант 2. Компонентите на компютърната техника, записани до една година в счетоводството като самостоятелни позиции на дълготрайните активи, продължават да се отразяват в годината, както преди.
2. Ако отчитането на компонентите е било предоставено преди товакомпютърна техника като част от работната станция, а от нова година - отделно счетоводно отчитане на компонентите като самостоятелни дълготрайни активи:
Вариант 2. Компонентите на компютърното оборудване, които са били осчетоводявани до една година като част от работната станция, продължават да се отчитат през същата година, както преди.
Препоръчва се да се водят записи на компютърното оборудване по единен начин, т.е. при промяна на счетоводната политика, прехвърлете придобитото по-рано оборудване към нова счетоводна процедура.