Инструкция на Централната банка на Русия от N 1116-U - Относно процедурата за въвеждане на подробности за документи на хартиен носител в
С промени и допълнения от:
Информация за промените:
Тази директива установява реда за въвеждане в автоматизираните системи на Банката на България на данните за документите на хартиен носител, въз основа на които се отразяват транзакциите в съответните счетоводни сметки, на данните от Наредбите за определяне на лимита на кредит в рамките на деня и кредит овърнайт (наричани по-долу документи), и определя мерки за осигуряване на информационна сигурност при прилагането на тази процедура.
Настоящата директива се прилага:
а) до всички институции, организации и поделения, включени в системата на Банката на България и включени в Справочник BIC България (наричан по-долу BIC);
Информация за промените:
б) за следните видове документи:
- документи за сетълмент, получени от UBR от кредитни институции (клонове);
- документи за сетълмент, получени от UBR от клиенти, които не са кредитни институции;
- Документи за сетълмент, получени от RUR от други RUR;
- Документи за сетълмент, генерирани директно от UBR, включително тези, свързани с техните собствени операции;
- документи, които са средство за извършване на сетълменти между UBR с пощенски и телеграфни методи за изпращане на плащания;
- UBR касови документи;
- мемориални ордери UBR;
- Инструкции за определяне на лимити за кредит в рамките на деня и кредит за овърнайт.
Въвеждането на данните за документите се извършва с цел:
- внедряване на автоматизирана обработка на документи;
- формиране на изходни форми, издадени в резултат на автоматизирана обработка на документи;
- отразяване на извършени операции по съответните сметки на счетоводството.
1. Въвеждане на детайлидокументи се извършва по технологията "двоен вход".
Технологията на „двойно въвеждане“ включва операцията за въвеждане на подробности за документите (първично въвеждане), която се извършва от служител, изпълняващ функциите на оператор за въвеждане (оператор за въвеждане), и операцията за контрол на правилността на въвеждане на подробности за документа (контролно въвеждане), която се извършва от служител, изпълняващ функциите на контролер за въвеждане (контролер за въвеждане).
Процесът на "двойно въвеждане" на данните за документа се счита за завършен, ако документът, изготвен в резултат на първичното и контролното въвеждане на данни, е подписан от кодовете за удостоверяване (наричани по-долу CA) на оператора по въвеждане и контролера по въвеждане.
2. Първичното въвеждане и контролното въвеждане на данните на документите се извършват от един екземпляр на документа, съставен в съответствие с изискванията на нормативните актове на Банката на България. Не се допуска използването на повече от едно копие на документа при технологията „двойно въвеждане“.
3. Допуска се съвместяване на функциите по получаване на документи от клиенти и първоначалното въвеждане на данните за тези документи на едно работно място.
5. Не се допуска поставянето на автоматизирано работно място за контролно въвеждане на детайли на документи в операционните зали на UBR.
6. Операторът за въвеждане и контролерът за въвеждане трябва да имат уникални лични ключове за генериране на кодове за удостоверяване.
7. Въвеждането на данните за документите и проверката на правилността на тяхното въвеждане трябва да се извършва от различни служители. Комбинирането на функциите на входен оператор и входен контролер от един служител при обработка на едни и същи документи не е разрешено.
8. На основната входна работна станция операторът за въвеждане изпълнява следните операции:
8.1. въвеждане на цифрови детайли на документи;
8.2. въвеждане на текстови детайли на документи;
8.3. визуална проверка на въведенотоцифрови и текстови детайли на документи с цифрови и текстови детайли на документи на хартиен носител;
8.4. подписване на документи, съставени в резултат на първоначално въвеждане на данни с кода за автентикация на оператора по въвеждане.
9. На работната станция за управление на входа, контролерът на входа изпълнява следните операции:
9.1. проверка на коректността на кода за удостоверяване на оператора за въвеждане;
9.2. въвеждане на цифрови детайли на документи;
9.3. автоматизирана проверка на цифровите данни на документи, въведени от оператора по въвеждане и контролера по въвеждане;
9.4. визуална проверка на текстовите детайли на документи, въведени от оператора за въвеждане, с текстовите детайли на документи на хартиен носител;
9.5. подписване на документи с кода за удостоверяване на входния контролер в случай на положителен резултат от проверката;
9.6. прехвърляне на документи, съставени в резултат на първоначално и контролно въвеждане на реквизити, с кодовете за автентикация на вписващия оператор и вписващия контрольор към автоматизираната система за последващи операции.
10. Ако резултатът от съгласуването е отрицателен, в присъствието на администратора по сигурността на информацията се извършва анализ на възникналата ситуация и се извършват следните действия:
10.1. коригиране на грешки от входния контролер, ако са допуснати по негова вина;
10.2. връщане на документи, съставени в резултат на първоначалното въвеждане на данни, и документи на хартиен носител на оператора по въвеждане за коригиране на допуснатите от него грешки.
11. Ако операторът по въвеждане или контролерът по въвеждане открие корекции, петна и / или изтривания на детайлите на документите на хартиен носител, това незабавно се докладва на ръководството на UBR и ръководството на звеното за сигурност и защита на информацията на UBR за вземане на решение за провеждане на официаленразследване.
12. Отговорност за правилното въвеждане на данните за документа носи операторът по въвеждане, а за резултата от контрола на входа и навременното прехвърляне към автоматизираната система - контрольорът по въвеждане. Тази отговорност се установява с административния документ на UBR.
13. Институцията на Банката на България разработва наредба за взаимодействието на нейните структурни поделения относно организацията на работа, използваща технологията на "двойно въвеждане" на документни данни.
Регламентът следва по-специално да отразява процедурата за предаване на документи на хартиен носител:
- от служителя, който генерира и/или получава документи от клиенти до оператора за въвеждане;
- от оператора за въвеждане към контролера за въвеждане;
- от контрольора по входа, към служителя, извършващ подшиването на осчетоводени документи през работния ден.
Прехвърлянето на документи от един служител на друг трябва да се извършва срещу разписка в дневника. В този случай трябва да се запише броя на прехвърлените документи, тяхната обща сума, час и дата на прехвърляне. Ако е необходимо, в дневника може да бъде включена допълнителна информация. Формата на дневника и мястото на неговото съхранение се определят от UBR.
Процедурата за взаимодействие, установена от ръководителя на UBR, не трябва да нарушава правилата за извършване на операции и отразяването им в счетоводството, регламентирани от нормативните документи на Банката на България.
- документи, използвани при извършване на вътрешнорегионални и междурегионални електронни разплащания - от момента на подписването му;
- други документи, посочени в буква б) от преамбюла на тази инструкция - от 1 май 2003 г.;
- документите, посочени в буква б) от преамбюла на тази инструкция, подробностите за които ще бъдат въведени в новатаавтоматизирани системи - от момента на въвеждане в експлоатация на тези системи, но не по-късно от 1 май 2003 г.
Председател на Централната банка на България