Изчисляване на ефекта от подобряване на системата за управление на документи - Организация на работа с документи
Нека изчислим ефективността на подобряването на системата за управление на документи.
Таблица 9. Оценка на показателите за ефективност за използването на EDMS по фактора "Икономия на разходите за ресурси и материали"
Числен израз на показателя
Степента на използване на хартиените носители на информация се намалява с
Намаляване на разходите за консумативи за принтери и копирни машини при обработка на входящи и изходящи документи
Намаляване на разходите за съхранение на хартиени документи, чрез освобождаване на място в картотечните шкафове, намаляване на покупките на папки за документи, копир и др.
За OJSC Electrosvyaz с развит работен процес, когато значителна част от работния процес се преобразува в електронна форма, има реално и осезаемо намаляване на разходите за поддържане на работния процес.
По-важен фактор за намаляване на разходите на организацията в резултат на въвеждането на електронна система за управление на документи може да бъде спестяването на работното време на служителите на организацията.
Цялата работа на служителите на организацията на OJSC Electrosvyaz с документи може да бъде разделена на две части:
Творческа, продуктивна част;
Рутинна, непродуктивна част от работата.
Според статистиката: 7,5% от всички документи са загубени, 3,0% от останалите са създадени по погрешка. Специалистите прекарват 5-15% от времето си в четене на информация и до 50% в търсене.
Първоначални данни за изчисляване на възвръщаемостта на инвестицията с помощта на модела Търсене на документи:
- - Един "средностатистически" служител на Електросвязь извършва по 10 операции на ден за търсене на различни документи.
- - Търсенето на един документ отнема средно 2 минути.
- - В 10% от случаите служителят не намира необходимия документ.
Ако документът не е намерен веднага, се изразходват още 2 минути за повторното му търсене.
- Ако документът все пак бъде намерен, служителят преминава на друга работа.
Средната годишна заплата е 168 000 рубли. на година (14 000 рубли на месец)
(10 пъти/ден*2 мин..+10 пъти/ден*10%*2 мин.)*1/(8 часа+60 мин.) *33600 rub.
Общо спестяванията на година на служител ще бъдат 15 400 рубли.
Таблица 10. Оценка на показателите по фактора "Намаляване на непродуктивните разходи за работно време на служителите на организацията"
Числен израз на показателя
Време за регистрация на един документ
Изключване на случаите на многократна пререгистрация на документи в отделите на организацията
Изключване на случаи на многократно въвеждане и дублиране на документи в поделенията на организацията
Време за търсене на документи по известни атрибути
По-малко от 1 минута или 40% намаление на усилията за търсене
Време за търсене на документ с неизвестни атрибути
По-малко от 1 минута или 40% намаление на усилията за търсене
Време за извършване на контролни операции по документи и инструкции
По-малко от 1 минута или 40% намаление на усилията за търсене
Така приносът на този фактор за икономическия ефект е правопропорционален на броя на участниците в управлението на електронни документи на организацията.
Колкото повече служители на OJSC Electrosvyaz използват системата за електронно управление на документи в работата си, толкова по-мащабни и значими са резултатите от спестяванията.
- 1. регистрация и осчетоводяване на документи на хартиен носител
- 2. смесен работен процес
- 3. електронен документооборот
- 4. корпоративно електронно документооборот.
Фигура 3. Ефективност на електроникатадокументооборот
Колко бързо една организация е в състояние да обработва входяща и вътрешна информация зависи от:
- - колко е мобилен и динамичен;
- - с каква скорост се вземат управленските решения и колко бързо се изпълняват;
- - колко бързо организацията е в състояние да реагира на промените във външната среда.
Скоростта на обработка на информацията влияе върху ефективността на вземане на решения и определя конкурентоспособността на организацията.
Въвеждането на електронни системи за управление на документи в OJSC Electrosvyaz води до 25-30% намаляване на непродуктивното работно време на служителите на Electrosvyaz.
Освобождаването на резервите от работно време на служителите не означава, че организацията на OJSC Electrosvyaz трябва автоматично да следва намаляването на персонала. Едни и същи служители ще извършват значително по-голям обем работа - нараства интензификацията на труда.
Таблица 11. Намаляване на непродуктивните разходи за работно време на служителите на OJSC Electrosvyaz