Изготвяме и одобряваме графика на ваканциите
Източник: Business Human Resources Magazine
Графикът на отпуските е един от задължителните местни документи във всяка организация, чието наличие често се проверява от инспекторите по труда. И сега, когато календарната година е почти към своя край, можете постепенно да започнете работа по нейното съставяне. Ето защо е време да напомним на работодателите как се съставя графикът на отпуските, кой го одобрява, дали е необходимо да се запознаят служителите на организацията с него, дали всички трябва да бъдат включени там, дали могат да се правят промени в него и как.
Графикът на ваканциите, както вече беше споменато, трябва да бъде във всяка организация. Съгласночл. 123 от Кодекса на труда на Руската федерация графикът на ваканциите е документ, който определя процедурата за предоставяне на ваканции и е задължителен както за работодателя, така и за служителите. Графикът трябва да се изготвя ежегодно две седмици преди началото на календарната година.
Желания на служителите при съставяне на график
Преди да започнете да изготвяте график, който се обработва от служители по персонала, от служителите на всички структурни подразделения на организацията се изисква информация за планираните дати на ваканция за календарната година. Събирането на такава информация обикновено се извършва от ръководителите на структурни подразделения. Въз основа на информацията, получена от началниците, служителят по персонала, като взема предвид разпоредбите на действащото трудово законодателство, спецификата на дейността на организацията и желанията на служителите, изготвя обобщен график.
Форма и правила за попълване на графика
В колона 1 на унифицирания формуляр се посочва наименованието на структурното звено съгласно щатното разписание.
В колона 2 - длъжността (специалност, професия) на служителя също според таблицата с персонала.
В графиката3 - трите имена на служителя.
В колона 4 - персонално число.
В колона 5 - броят на календарните дни ваканция, дължима на служителя.
В колона 6 - планираната дата на ваканция.
В момента на одобрение на графика тези колони трябва да бъдат попълнени. В колоната „Номер на документа“ се посочва неговият пореден номер в съответствие с номерацията, приета от организацията за такива документи, а в колоната „Дата на съставяне“ - датата на съставяне. Графикът се подписва от ръководителя на службата за персонал и се утвърждава от ръководителя на организацията. Въпреки това, счл. 123 от Кодекса на труда на Руската федерация одобрението на графика за ваканции се извършва, като се вземе предвид становището на избрания орган на първичната синдикална организация и ако в организацията има синдикат, работодателят трябва да изпрати проекта на графика на избрания орган на първичната синдикална организация. Този орган не по-късно от пет работни дни от датата на получаване на проекта на графика за ваканции изпраща на работодателя писмено мотивирано становище по проекта.
Ако мотивираното становище на синдиката не съдържа съгласие с графика на отпуските или съдържа предложения за подобряването му, работодателят може да се съгласи с него или е длъжен да проведе допълнителни консултации със синдиката в тридневен срок от получаване на становището, за да се постигне взаимно приемливо решение. Ако не се постигне съгласие, се съставя протокол за разногласия, след което работодателят има право да утвърди графика на отпуските, който синдикатът може да обжалва пред съответната държавна инспекция по труда или пред съда или да образува процедура по колективен трудов спор.
При постъпване на жалба (заявление) от избрания орган на първичната синдикална организация Държавната инспекция по труда е длъжна да извърши проверка в едномесечен срок от датата на получаване на жалбата (заявлението) и, аконарушения, издава заповед на работодателя за отмяна на графика за отпуск, задължителен за изпълнение (чл. 372 от Кодекса на труда на Руската федерация ).
В сметката за становището на избрания синдикален орган относно графика на отпуските се прави маркировка и се посочват датата и номерът на такъв документ (протокол).
Моля, обърнете внимание: тъй като графикът на отпуските трябва да бъде одобрен не по-късно от две седмици преди началото на календарната година, трябва да започнете да изготвяте графика малко по-рано, като същевременно вземете предвид времето, което трябва да бъде съгласувано със синдиката.
Дали одобреният график за отпуски да бъде представен на вниманието на служителите не е установено от закона, но ние смятаме, че това трябва да се направи. Освен това трябва да се предостави или в самия график на ваканциите, или в листа за запознаване, колона за маркиране на служителите за тяхното запознаване с графика. Но тази процедура не освобождава работодателя от задължението да уведоми служителя срещу подпис за началния час на ваканцията две седмици преди началото на ваканцията. Пример за попълване на график за отпуск е даден на страница 43.
Също така отбелязваме, че при изготвянето на график за ваканции е необходимо да се вземат предвид разпоредбитечл. 122 от Кодекса на труда на Руската федерация, според който платеният отпуск трябва да се предоставя на служителя ежегодно. В същото време правото на ползване на отпуск за първата година работа възниква за служителя след шест месеца непрекъсната работа при този работодател. По споразумение на страните на служител може да бъде предоставен платен отпуск преди изтичането на шест месеца. Отпускът за втората и следващите години на работа може да се предостави по всяко време на работната година в съответствие с реда за предоставяне на платени годишни отпуски, установен от работодателя.
Нюанси на пълнене
Сред въпросите, които могат да възникнат при попълване на график за отпуск, имаследното. Какви празници трябва да бъдат включени в графика? Какво да направите, ако служителят не е използвал ваканция за предходната календарна година?
Така че, в допълнение към годишния платен отпуск, законодателството предвижда допълнителни отпуски за лица, заети на работа с вредни и (или) опасни условия на труд, лица, чиято работа е от специален характер, работници с ненормиран работен ден, лица, работещи в районите на Далечния север и еквивалентни райони, както и в други случаи, предвидени от Кодекса на труда и други федерални закони (Член 116 от Кодекса на труда на Руската федерация ).
В допълнение, по семейни причини и други основателни причини, на служител, по негово писмено заявление, може да бъде предоставен отпуск без заплащане (чл. 128 от Кодекса на труда на Руската федерация ).
Допълнителен отпуск се предоставя и на тези, които съчетават работа с обучение (учебен отпуск) (чл. 173 - 176 от Кодекса на труда на Руската федерация ).
Отговаряме на първия въпрос. В колона 5 „Брой календарни дни“ от графика за ваканции се посочва общият брой календарни дни платен годишен отпуск, който се състои от основни и допълнителни празници. Тъй като ползването на отпуск без заплащане или учебен отпуск е право, а не задължение на служителя, те също не се отразяват в графика. Такива празници се предоставят само въз основа на два документа - заявлението на служителя (удостоверение-обаждане по време на учебен отпуск) и заповедта на работодателя.
Информация за броя на дните допълнителен отпуск, които се предоставят на служителя, е посочена в колона 10 „Забележка“.
Ако служителят не е използвал част от отпуска през предходната година, неизползваните календарни дни от отпуска се включват в общия брой календарни дни. Ако по споразумение между работодателя и служителяваканцията е разделена на части, в колона 5 се посочва броят на календарните дни във всяка част, а в колона 6 се посочват началните (или началните и крайните) дати на всяка част от ваканцията.
Работодателят трябва да помни, че е забранено да не предоставя годишен платен отпуск в продължение на две последователни години, както и да не предоставя годишен платен отпуск на служители под 18-годишна възраст и на лица, наети на работа с вредни и (или) опасни условия на труд (част 4 от член 124 от Кодекса на труда на Руската федерация ).
Поради факта, че графикът за отпуските се изготвя преди началото на календарната година и е валиден през цялата година, възниква въпросът за служителите, които ще бъдат наети през тази година: как трябва да бъдат включени в графика за отпуски и трябва ли да се направи?
Тъй като няма задължение за включване на нови служители в графика за отпуск, работодателят взема решение сам. В този случай можете да съставите допълнителни графици за ваканции или да предоставите ваканция само въз основа на заявлението на служителя. По-добре е да се предпише конкретна процедура в местния акт на организацията.
Подобно е положението и с външните хонорари. Работодателят може да ги включи в графика за отпуски или да не ги включи, което е по-подходящо, тъй като съгласночл. 286 от Кодекса на труда на Руската федерация годишните платени отпуски за работниците на непълно работно време се предоставят едновременно с отпуска за основната им работа. За да направите това, служителят на непълно работно време подава заявление за отпуск и прилага към него копие от заповедта за предоставяне на отпуск или извлечение от графика за отпуск на основното място на работа.
В същото време, ако на работа на непълно работно време продължителността на годишния платен отпуск на служителя е по-малка, отколкото на основното място на работа, тогава работодателят, по искане на служителя, му предоставя отпуск без спестяванезаплата за съответната продължителност.
Промени в графика на отпуските
Въпреки факта, че графикът на отпуските е одобрен от работодателя и е задължителен за служителите и работодателя през годината, през този период той може да се промени поради определени обстоятелства, например болест, отпуск по майчинство на служителя. Освен това платеният годишен отпуск трябва да бъде удължен или пренасрочен за друг период в случаите, установениЧл. 124 от Кодекса на труда на Руската федерация и може да бъде пренасрочен за друг период по споразумение между служителя и работодателя.
Ако служителят не е бил платен навреме за времето на годишния платен отпуск или служителят е бил предупреден за началото на този отпуск по-късно от две седмици преди началото му, тогава работодателят, по писмено заявление на служителя, е длъжен да отложи годишния платен отпуск за друг период, договорен със служителя (част 2 от член 124 от Кодекса на труда на Руската федерация ).
По този начин промените в графика на ваканцията могат да бъдат свързани главно с датите на предоставяне на ваканцията или нейната продължителност. В тези случаи колони от 1 до 6 остават същите, а в колони от 8 до 10 се правят промени.
Например, ако в графика на ваканцията не е посочена конкретна дата за излизане в отпуск, а само месец, служителят пише изявление, посочвайки конкретната дата, подробностите за която са отразени в колона 10, а в колона 7 те пишат конкретната начална дата на ваканцията. Останалите колони не са попълнени.