Изисквания към помещенията на архива (архива) Заповед на министъра на отбраната на България от 31-08-2005 г. 200 об.-мин.
Изисквания за архивни помещения (архивно хранилище)
175. В съответствие с обема и състава на съхраняваните дела архивът се обособява със самостоятелни сгради (или част от сграда), специално изградени и оборудвани или пригодени за съхраняване на документи.
Изграждането на специални архивни сгради може да се извършва както по типови проекти на държавни архивни сгради, така и по индивидуални проекти, съгласувани със заинтересовани организации.
176. Архивните сгради се премахват:
от промишлени предприятия, които замърсяват въздуха с прах и агресивни газове (хлор, серен диоксид, азотни оксиди), на разстояния, определени от санитарните стандарти;
от обекти и конструкции, които са опасни от гледна точка на пожар, в съответствие с изискванията на строителните норми и правила.
При определяне на пригодността на района за изграждане на архивни сгради се взема предвид заключението на местната санитарно-епидемиологична станция.
177. За осигуряване на оптимални условия за съхраняване на документи и работа с тях в архива са оборудвани следните помещения:
хранилища за съхранение на документи;
помещения за приемане, временно съхраняване и подготовка на документи за архивиране;
помещения за работа на научни работници (читалня);
работни помещения за персонала на архива.
Работните помещения за служителите и помещенията за работа на изследователи (читалня) трябва да бъдат изолирани от складовите помещения за съхранение на документи.
В централните архиви освен това трябва да има помещения:
за съхранение на научно-справочния апарат и счетоводни документи;
за разполагане на справочно-информационен фонд, научна справочна библиотека и методичен кабинет;
за микрофилмиране ифотокопиране на документи (лаборатория за микрофотокопиране на документи);
за реставрация, дезинфекция и подвързване;
за разполагане на изчислителна и копирна техника;
спомагателно предназначение (гардеробна, приемна и др.).
178. Архивите трябва да бъдат извадени от лабораторни, производствени, складови и битови помещения, свързани със съхранението или използването на хранителни продукти или химикали, и да нямат общи вентилационни канали с тях.
179. Архивните фондове трябва да са противопожарни, гарантирани срещу наводняване и да имат авариен изход.
В помещенията на архива не трябва да има газопроводи, вода, канализация и други магистрални тръбопроводи. Разрешено е окабеляване на тръби с неосновен характер, при условие че са изолирани в специални защитни устройства, които изключват проникването на емисии от тях в архива. Забранява се използването на сутеренни, полусутеренни и други помещения, които не отговарят на изискванията за съхранение на документи за архивно съхранение.
Сградите на архивите и помещенията на архивите са оборудвани с охранителна и противопожарна сигнализация.
180. Входните врати на архивите да са тапицирани с желязо и да имат здрави брави. След приключване на работата вратите на архивите се заключват и запечатват.
Процедурата за запечатване и отваряне на архиви, както и други помещения, където временно се съхраняват документи (читалня, изложбени зали, лаборатории и др.), И допускането на архивни служители в архива се установява от ръководителя на архива.
На прозорците са монтирани метални решетки, през които е възможно проникване отвън.
За евакуация на лични дела, документи и имущество през прозорците се окачват част от решетките на тях.примки. Решетките винаги трябва да са заключени и запечатани с метална пломба на етикета. Достъпът за отваряне на брави трябва да бъде както отвън, така и отвътре. Прозорците, оборудвани с отварящи се решетки, са номерирани. Към ключовете на ключалките на такива прозорци са прикрепени етикети, указващи номерата на прозорците.
181. Помещенията на архива (архивохранилището) преди поставянето на документи в него се приемат от комисия, която се назначава в централните архиви от началниците на архивите, в окръжните и военноморските архиви - от началниците на щабовете, в чието подчинение се намират тези архиви.
Комисията проверява изправността на техническото оборудване на помещенията и състоянието на температурно-влажностния режим в архивите, въз основа на което се съставя акт. Актът се утвърждава от ръководителя, назначил комисията. Проверката на състоянието на архивните помещения (архивното хранилище) се извършва в бъдеще по искане на ръководителя на архива (архивното хранилище), но най-малко веднъж на всеки 5 години.