Изяжте жаба или ето начини да приоритизирате нещата

Препоръчани онлайн курсове

Препоръчителни материали

По правило шестте „П“ помагат да се избегне хаосът на работното място, каква е непреходната стойност на съветите на Айзенхауер и защо да се научите бързо да „ядете жабата“, каза за HR-tv.ru Анна Палехова , ръководител на отдела за набиране на персонал в агенция за подбор на персонал.

Правило на шестте Rs

Правилното управление на времето е въпрос, който вълнува мнозина. Освен това е универсален проблем. Никой не е виждал такива, но казват, че организираните хора винаги планират своите дела. Но също така знаем от собствения си пример, че ако с нарастващия брой задачи не планираме и не приоритизираме, тогава повечето от задачите няма да бъдат изпълнени навреме, докато други ще бъдат отложени. Добре познатата фраза за снежна топка е повече от подходяща тук, тъй като такива срокове със сигурност ще засегнат не само работата, но и всички видове взаимоотношения. Следователно приоритизирането и планирането като цяло е необходимо условие за успех в бизнеса и се постига чрез самообразование (ако не са ви учили в детството, разбира се), а не черта на характера или способност, присъща само на някои хора.

Защо толкова често чуваме, че знаем как да приоритизираме

Айзенхауер и Трейси

В курсовете за управление на времето те преподават правило, наречено Матрицата на задачите на Айзенхауер, след което списъкът със задачи трябва да бъде разделен на 4 групи:

2. Важни и неспешни.

3. Спешно, но не важно.

4. Не е спешно и не е важно.

Направете план за близкото бъдеще: за деня и за предпочитане за седмицата. Не отлагайте спешни и важни неща, а планирайте точно определено време през днешния ден.

Планирайте решаването на подобни проблеми за периода, когато очакватече има по-малко спешни и важни дела от обикновено. Това може да бъде време преди и след празниците, когато много клиенти са на почивка или имате сезонни периоди на спокойствие в текущата си работа.

Друг голям въпрос е какво да класифицираме като маловажно?

По правило това са случайни случаи. Например четене на книга, която е интересна за вашата дейност, но не е много важна за текущата работа. С четенето, което сега не е толкова фундаментално важно, вие отнемате време от, колкото и да е странно, вършене на спешни и важни неща. Всичко е като семеен живот.

Има и добре познат принцип от Брайън Трейси, наречен „Изяжте жабата“. Изводът е, че задача, която ви се струва неприятна, трудна и изискваща морални усилия, е по-добре да се направи веднага, без забавяне.

Отлагането всъщност е отлагане на неприятни и неразбираеми задачи (разбийте се на разбираеми подзадачи!) за неопределено „по-късно“: „Ще помисля за това утре“, каза Скарлет О'Хара. И утре ще бъде следващият утре и т.н.

Спешна задача от ръководството. Как да бъда?

В този случай резултатът от решението става отговорност на вашия мениджър. Ако не можете да попитате (шефът е твърде зает, за да се задълбочи във вашата ситуация), тогава ще трябва да решите сами какво да направите първо, въз основа на възможните последствия. Но не забравяйте, че шефът пак ще ви поиска целия планиран обем от задачи и тази малка количка.

Ефективни помощници в планирането на деня

Спомням си един стар анекдот за мичман, който казва, че трябва да помниш всичко, а който е глупав, прави като мен - записвай.

Поглъщащите време

Капани под формата на разсейване дебнат всички. Дори когатоприоритетите са определени и вие ясно сте решили да следвате плана, трябва да запомните, че има изкушения да се разсейвате на всяка стъпка.

Колегите ще се обадят на чай и коварно ще ви привлекат към разговор на абстрактна тема, ще ви изпратят тест за определяне на способността ви да се концентрирате или промоция за отстъпки в любимия ви магазин тук и сега - всичко това е ядене на време. Не се страхувайте от тях. Трябва да се отпуснете. Понякога е полезно да превключите, да разтоварите мозъка за няколко минути, след което да се концентрирате. Това е особено важно при изпълнение на рутинни задачи. Уверете се обаче, че този вид разсейване не отнема повече от времето, което сте определили предварително за почивка. Тоест, казано по-просто, когато планирате време за изпълнение на задачи, не забравяйте да планирате време за почивка. За собственото ви добро настроение е по-добре да имате определен график и да се придържате към него, да планирате нещата и да ги изпълнявате навреме, отколкото да се отдръпвате и да си измисляте извинения. Като приятен бонус - развива се сила на волята.

Ако въпреки това не е било възможно да изпълните задачата в определеното време (разбира се, поради обективна причина), тогава анализирайте коя част ви е отнела повече от очакваното време и я преместете в друго конкретно време, като вземете предвид новите знания за времето, в което сте изпълнили такива задачи.

За ваше собствено удовлетворение е много полезно да задраскате нещата или да поставите отметка пред завършените и по този начин да се похвалите. Но, както в предишния параграф, трябва да сте кристално честни със себе си. В противен случай много скоро няма да видите удовлетворението на другите.

Има проблем с баланса

Струва си да запомните баланса на живота и факта, че когато планирате време, е задължително да оставите част от времето за неработни дейности, за да се ангажирате със здравето, развитието и семейството. Но не и в работатавреме, разбира се.

Закон за принудителната ефективност

Никога не стига времето за всичко, но въпреки това винаги стига за най-важното. Затова, на първо място, направете това, което най-съществено ще повлияе на постигането на желания резултат и вашите цели.