Изяжте жаба или основите на управлението на времето
Как правилно и ефективно да прекарваме времето си? През последните години около този проблем се формира цяла индустрия – персонални тренировки, групови занимания, стотици книги. Нека се опитаме да разберем основните техники за управление на времето.
Гурутата в управлението на времето (например Стивън Кови) настояват, че най-подходящият сегмент за оперативно планиране е една седмица. И ето защо. Това е седмица, която ви позволява да не се затваряте в един ден и да видите бъдещето. Значителна част от случаите просто не могат да бъдат завършени през деня, а седмичното планиране ви позволява да планирате реда на тяхното изпълнение. Освен това често прехвърляме недовършеното в абстрактно (и безплатно) утре и ако е планирана цялата седмица, тогава това дисциплинира.
2. Ежедневни списъци със задачи
За някои те са важна помощ, а за други са просто депресиращи. Ти избираш. Но ако "планирате" деня, тогава започнете с онези действия, които са обвързани с определено време, например среща в 17 часа. След това отделете време за важни задачи - например във вторник трябва да се обадите на клиент Н. - да речем, в 11 часа; и преди срещата подгответе числата (в края на краищата те определено ще поискат), очакваното време за завършване е час. Възможно е и необходимо е да се планира, но не всяка минута - винаги има външни обстоятелства, които не могат да бъдат отхвърлени: спешни заповеди от властите, технически проблеми, задръствания, все пак. В дневния план трябва да има пропуски във времето. И ако всичко върви добре, тогава ще завършите "петилетката за три години".
3. Захващайте се за работа
Експертите по управление на времето предлагат постоянно да отлагате задачите за „ядене“. Например, методът на жабата е подходящ за решаване на бързи, но неприятни проблеми - едно обаждане, разговор, броене и т.н. Изберете такава жаба и„яжте“ го още в началото на работния ден. През останалото време се освободете. Ако има много жаби, планирайте менюто си за седмица или месец.
Метод на швейцарско сирене: ако случаят е объркващ и редът на изпълнение може да е различен, „изяжте“ дупки от него. Започнете отвсякъде: първо напишете най-простата част от отчета, попълнете полетата на въпросника, които помните наизуст и т.н. Основното е да извършвате поне някакво полезно действие всеки ден (час / седмица / месец). В резултат на това кутията ще бъде „корозирала“ и в крайна сметка ще остане да я довършите с един замах.
Методът на слона се използва за големи и сериозни случаи. Те трябва да бъдат нарязани на пържоли - изпълними части, и постепенно готови. Основната разлика от „швейцарското сирене“ е, че нещата не се изпълняват в произволен ред, а систематично, в строга последователност.
4. Правете по-малко и получавайте повече
Правилото 20/80 или законът на Парето казва, че 20% от усилията дават 80% от резултата, а останалите 80% от усилията дават само 20% от резултата. Например 20% от клиентите генерират 80% от приходите. Правилото е ярко и запомнящо се, въпреки че на практика процентът усилия / резултат не е непременно точно такъв. Но вие също знаете от собствения си опит, че простите действия понякога водят до сериозен резултат и големи разходи на време и усилия могат да отидат на вятъра, че отнема не по-малко време за някои глупости, смилане на детайли, отколкото за основната, смислена част от работата. Извод: изберете ключови действия и в условията на липса на време - ограничете се само до тях.
Вера Сорокина По материали от Rabota.ru