Изкуството да пишеш бизнес писмо
И лингвистите, и хората, чиято работа е пряко свързана с бизнес кореспонденцията, са единодушни, че в България не знаят как се пишат бизнес писма – от бележка през мотивационно писмо до автобиография. Вячеслав Давиденко, вицепрезидент на управляващото дружество Renaissance Capital, е съгласен със заключенията на експертите на 110%. „Факт е, че в нашето общество обикновено не е обичайно да се използва бизнес писмо като инструмент“, казва той.
Разбирането за това как трябва да изглежда бизнес писането обаче е напълно различно за лингвистите и бизнесмените. Лингвистите например смятат, че съвременният делови български език губи всичките си най-добри качества, изложен на агресивното влияние на западната писменост. Мениджърите, напротив, го наричат естествен процес на замяна на неудобното с удобно.
За Алексей Олифер западният навик струва успешна ваканция. Свикнал да се обръща към американския си шеф просто с „Антъни“, в писмо до потенциален работодател от български произход той се обръща към него „фриволно“: „Скъпи Николай!“ „Какъв Никола е той за теб? - обидени в HR отдела. „Николай Георгиевич не харесва това. Нямаше повече контакти и мениджърът дълго време мисли на кого да се обиди.
Езиковедите смятат за сериозен проблем имитирането на западните стандарти в правилата на етикета и формулите на бизнес писмата. Те дори организират кампании в защита на бащиното име. След като анализираха материалите на днешните вестници, лингвистите установиха, че комбинацията от пълно име и фамилия днес представлява 72% от употребите, споменаването само на едно фамилия е 22,2%, а делът на първото име и бащино име остава 5,8%. „Официалното обръщение по име днес се диктува от западни компании, които идват на българския пазар, —казва Мария Колтунова, кандидат на психологическите науки, експерт по документални и бизнес комуникации. „Но знаците на етикета са осветени от традицията, която не възниква от нулата.“ Обръщането по бащино име е знак на уважение и начин за допълнително разграничаване. Западният стандарт обаче бързо се налага в бизнес средите. „Аз съм привърженик на американския стил на обръщение“, казва Давиденко. „Опитвам се да се обръщам към вас, но по име: така е по-демократично.
Президентът на Magram Market Research Марина Малихина смята, че западният стил на обръщение се вкоренява у нас неслучайно. Българският бизнес е много млад и обръщението по име и отчество понякога изглежда доста смешно. Това не е въпрос на култура, а въпрос на възраст, смята тя.
Чужбината няма да помогне
Бизнес писмената реч отразява разликата в поведенческите национални стереотипи. Например средният американец е донякъде надценен, а средният българин, напротив, е подценен. Следователно един американец може да напише ласкави характеристики в автобиографията си от пет страници, което ще бъде странно за нас. Тези различия трябва да се имат предвид, но не и да се ръководят от тях, смята Колтунова.
Учи, учи и учи
Според Вячеслав Давиденко липсата на ясни стандарти и еднородност е нещо, с което той постоянно се сблъсква в ежедневната си кореспонденция. Днес бизнес кореспонденцията е доста пъстро явление от гледна точка на речевата култура.
Между другото, липсата на общ формат за писане на бизнес писма се отразява по интересен начин в писмата, изпратени по електронна поща. „Имал съм опит, когато сериозни бизнес писма са били бъркани със спам“, казва Олифер. „Но веднага щом такива писма придобиха строга стандартна форма, по примера на хартиените,проблемите свършиха."
Не само Нина Ермилова стана жертва на късогледството на своите сънародници: консултантските компании, предлагащи обучение по бизнес умения за писане, се оплакват, че подобни обучения са напълно непопулярни. А в българските университети за делово писмо се отделя, според Колтунова, не повече от 20 часа - вече не е разрешено. „По някаква причина смятаме, че способността за бизнес кореспонденция не трябва да се преподава по същия начин, както например управлението“, казва Колтунова. — И това въпреки факта, че всеки мениджър е професионален комуникатор. Владеенето на устна и писмена делова реч за него е професионална дейност, а не любителска.
Правилата за писане на бизнес писма са доста прости, но не всеки ги спазва.
точност. Колкото и да е странно, това едно от основните изисквания най-често не се изпълнява. За коректността на документа пречат както жаргонизмите, така и професионализмите, които масово попадат в езика на търговската кореспонденция. Думи като „търговска надценка“ или „неотчетени“ нямат законово фиксирано значение и могат да създадат проблем в конфликтна ситуация. Не толкова отдавна, изготвяйки становище по нов закон за застраховането на моторните превозни средства, Колтунова откри, че в документа са объркани понятията „технически“ и „експлоатационни характеристики“. Оттук и редица възможности за двойно и тройно тълкуване.
Сбитост.„Много хора излагат на три страници това, което може да се напише в три изречения“, казва адвокат Дмитрий Шустов. „Напълно нормално явление.“
Сигурност. Това изискване според Колтунова се постига с две качества на текста: аргументираност и грамотност. Сред най-силните аргументи са фактите: примери, препратки към документи, разпоредби,актове, образци на материали, сертификати.