Изложби, панаири - Събитиен маркетинг като начин за популяризиране на услугите
Особено място сред подобни акции заемат изложбите. Ето защо изглежда уместно да се отбележат няколко важни (от гледна точка на PR) характеристики на подготовката и провеждането на такова сложно действие като изложба. Изложбата заслужава такова внимание преди всичко, защото в нейната организация са използвани практически всички средства и методи на PR, изложбата като че ли ги поставя на фокус, интегрира ги в изключително интензивна форма.
При организирането на изложбата е важно да се включат медиите както на етапа на подготовка, така и още повече по време на събитието. Полезно е да се проведат поне две пресконференции: преди откриването (информация за целите и задачите на изложбата) и след края (резултати, оценки и бъдещи перспективи). Да, и по време на изложението е полезно да се направят една или две пресконференции по конкретни теми и проблеми. Така информацията за изложението ще „присъства“ в медиите по време на провеждането му, привличайки вниманието на населението, целевите и професионалните групи.
Често изложбите се провеждат с участието на спонсорски средства. По време на изложението е полезно да се провеждат специални екскурзии за обществеността, учениците, студентите, като се организира специална работа по тяхна покана.
В този случай изложбата ще получи допълнително звучене в общественото мнение. Поканите трябва да бъдат изпратени до лица и организации, на чието внимание организаторите на изложбата особено разчитат. Информационни писма, прессъобщения и други материали се изпращат до професионално и търговски заинтересовани организации и фирми, както и до медиите.
Постоянното привличане на общественото внимание е особено важно, ако има изложба-продажба (в края на изложбата или по време на нея). Следователно дори изложба, проведена с чисто комерсиална цел, предполагавъпреки това широк спектър от PR дейности.
При вземане на решение за участие в определена годишна изложба за първи път е необходимо да се проучат материалите от миналогодишната изложба: каталог на изложбата, рецензии в медиите.
Мнението на фирмата за участие в това изложение трябва да е категорично, трябва да знаете целите, които преследва, като участва в изложението, и резултатите, които компанията има право да очаква от него. [3, c. 760]
Списъкът с продукти, които компанията ще представи на изложението, трябва да съответства на темата на изложението, но служителите на щанда винаги трябва да разполагат с материали, отразяващи всички области на дейността на компанията.
За работа на изложби се избира персонал със следните качества:
способност за общуване с хора;
Ø познаване на продуктите на компанията, нейната история, дейности;
W желание за общуване с хора;
W атрактивен външен вид.
В този случай качествата са подредени в последователност от най-значимото към най-малко значимото.
Напоследък все повече компании придават твърде голямо значение на „дългите крака и големите очи“, забравяйки, че просто красивият външен вид без правилно познаване на темата само отвлича вниманието от експонатите, изложени на щанда. За служителя на щанда е много по-важно това, което се нарича чар: приятен външен вид, желание за общуване, без да се уморява; повтаряйте почти едно и също нещо 500 пъти на ден, сякаш се казва за първи път и само на този човек; способността да виждате и разбирате събеседника.
Преди началото на изложението е необходимо да се проведе инструктаж на бъдещите посетители на щанда. Желателно е по време на изложението на щанда постоянно да присъства специалист, отговарящ за провеждането на изложенията. След това всички коментари и пожеланияработата на щанда може да се вземе предвид при подготовката за следващото изложение.
Особено внимание трябва да се обърне на работата със служители на щанда, които работят директно с посетителите на изложените щандове или обекти. Тази работа ще се изисква независимо дали ще бъдат специалисти на компанията клиент или фирмата, специализирана в изложби. Все пак клиентът - организаторът на изложението ще трябва да приведе тези хора напълно в крак с времето, така че работата им по време на изложението да не понижи нивото му, да не навреди на интересите на компанията.
Особен проблем е издаването на каталога на изложбата. Този материал е важен не само по време на изпълнението му. Сам по себе си той е много ценен при организирането на PR като сувенир, раздаване, илюстрация и допълнение към други материали. Следователно много зависи от неговото качество (снимкови материали, текст, печат).
Често провеждането на изложби е свързано с транспортирането на нейните материали, сред които може да има предмети със значителна стойност. Ето защо е препоръчително да отидете на разходите за различни видове застраховки, когато провеждате изложби. В българската практика застраховането на изложби (както и на всякакви скъпи публични събития, зрелища като цяло) за съжаление практически не се използва, докато застраховката в чужбина е задължително условие за организиране на изложба.
Специална грижа на организаторите е разгръщането на изложбата и нейното закриване (съкращаване на експозицията, почистване на помещенията). Следователно в договора за наем това е специален предмет на разпределение на задълженията между наемателя и наемодателя.
Предвид интензивния и времеемък мултидисциплинарен характер на подготовката и провеждането на изложбата, нейната организация трябва да бъде внимателно планирана. В този случай е полезно да се използва техника за мрежово планиране, която позволяваясно организира цялата необходима работа в зависимост от тяхната последователност и продължителност.