Изпълнение на решения, Обработка на изходящи документи, Мониторинг на изпълнението,
Резолюцията относно изпълнението на входящия документ може да предвижда изпълнителят да предприеме каквото и да е действие или да бъде неутрален - например „вземете под внимание“. Ако резолюцията инструктира изпълнителя(ите) да подготви вътрешен или изходящ документ, тогава се извършва процесът на неговото изготвяне.
Този процес традиционно се състои от следните стъпки:
o подготовка на текста на проектодокумента;
o одобрение на проектодокумента;
o одобрение (подписване) на документа.
Системата ви позволява да създавате и съхранявате шаблони на документи. Ако е необходимо да се одобри документ, картата на проекта автоматично се изпраща по определен маршрут (последователен или паралелен) до служители, които трябва да заверят документа. Изпълнителят на проектодокумента може да анализира хода на неговото одобрение и подписване.
Длъжностните лица, на които е изпратен документът за одобрение, могат да го заверят, да изразят своите коментари и / или да ги въведат във файла на документа, ако е необходимо, фактът на одобрение / подпис може да бъде удостоверен с личен електронен или електронен цифров подпис (може да се използва и процедура за криптиране).
Документът, изготвен в електронен вид, трябва да бъде отпечатан и регистриран в EDS. Това става по начин, подобен на регистриране на всеки друг документ, но няма нужда от сканиране.
Повечето EDMS ви позволяват да ограничите потребителския достъп до информация на ниво сървър, модул (DB), документ и поле в документа. Осигурено е и регистриране на всички потребителски действия с документи (четене, редактиране и др.).
Системата, като правило, ви позволява да разграничите правата на потребителите да изпълняватопределени функции за обработка на документи: регистрация, редактиране, одобрение (подписване), одобрение, изпращане на документа към делото, отстраняване от контрол и др. с помощта на механизъм за регулиране изпълнението на функции в съответствие с правомощията на потребителите.
Обработка на изходящи документи
Работата с изходни или вътрешни документи обаче не се ограничава до тяхното разпространение. След довеждане на документа до знанието на длъжностни лица, институции или граждани, документът се изпраща в делата по номенклатурата и се придвижва (копира) в архива.
В повечето EDMS прехвърлянето на дела в архивно хранилище се извършва автоматично поради тясна интеграция със системата за автоматизиране на архивирането.
Контрол на изпълнението
EDMS предоставят ефективни средства за контрол на документооборота - от пряк контрол от страна на ръководителя на изпълнението на собствените му решения до контрол на статистическите параметри на документооборота на отделните отдели и институцията като цяло.
Общият контрол върху изпълнението на решенията се осъществява с помощта на функцията "Търсене" чрез избор на РК за различни детайли на решенията. В този случай изборът може да се извърши:
o за всеки картотечен шкаф и за всички картотечни шкафове едновременно;
o за определен период от време регистрация на Република Казахстан или налагане на решения;
o за решения, които са под контрол или премахнати от контрол;
o за решения, приключени навреме или не навреме. Съответствието може също да се наблюдава с помощта на
отчети, получени при работа с отчетните форми на автоматизираната система за управление на документи.
Сроковете за изпълнение на документа, определени в резолюцията, автоматично се съобщават на изпълнителите под формата на напомняния и се вземат предвид всистема. В допълнение към директния контрол, EDMS извършва и други видове контрол, използвайки отчети:
1.Информация за работния процес.Справката съдържа данни за обема на работния процес на структурното звено, има собствена картотека, по групи документи за посочения период от време. При генериране на отчет се вземат предвид документите, които се намират в текущата картотека;
2.Обобщение на изпълнението на контролните документи,съдържа информация за броя на изпълнените контролни документи, които са в процес на изпълнение. Такава информация се формира според документите на текущата картотека, т.е. те вземат предвид документи с резолюции на длъжностни лица. Обобщение на изпълнението на контролни документи може да бъде обобщено или за отговорни изпълнители. В същото време те могат да бъдат за документи с зададен интервал от дати на регистрация.
Отделен аспект на контрола е регистрирането на действията на потребителя с LCD. Системата, като правило, осигурява автоматично регистриране на всички промени, направени в LCD. За тази цел за всяка карта се водят протоколи за промени в основните и допълнителни раздели на Република Казахстан, както и протоколи за промени в резолюциите. В протоколите се записват дата и час, характер на извършените действия и име на потребителя.
Справочно-аналитична работа
Системата ви позволява бързо да получите отговори на въпроси кой, къде, на какъв етап на изпълнение е документът. По време на функционирането на системата се натрупва информационна база от документи на институцията. Системата осигурява търсене на документи в тази база данни чрез комбинация от всякакви подробности за Република Казахстан, както и търсене в текста на документа. Ако е необходимо, сложна заявка за търсене може да бъде запазена и използвана повторно. Избраните в резултат на търсенето документи могат да бъдатсъхранявайте в личните папки на потребителите или разпечатайте като списък.
Така че системата трябва като минимум да осигурява:
o единна регистрация на цялата входяща кореспонденция, включително жалби на граждани, с последващо представяне на документи за разглеждане от ръководството на организацията или нейните структурни подразделения;
o единна регистрация на цялата изходяща кореспонденция и вътрешни документи на институцията;
o проследяване на движението на документи (документен поток) в рамките на институцията, включително резолюции, доклади за изпълнение, одобрение (одобряване) на документи;
o изпращане (отписване) на документи по дела в съответствие с утвърдената от институцията номенклатура;
o контрол върху изпълнението на инструкциите и указанията на ръководството, проверка на правилността и навременността на изпълнение на документите;
o търсене на документи и получаване на статистически отчети за документооборота на институцията;